Съдържание:
Джули ДеНин 2012
В ерата на Интернет изглежда, че писането на бележки е излязло от мода. Кой трябва да изпрати бележка, когато можете да пишете или да заснемете имейл? Но факт е, че все още има много причини да изпратите такава и ако искате да изглеждате професионално, има правила, които трябва да следвате. Ето как да го направите правилно.
Ситуации, които изискват бележка на хартиен носител
- Изпращане на документи по факс до организации, които изискват хартиени копия вместо имейл (медицински практики, държавни служби и др.)
- Изпращане на пакет, книга или документ, който изисква бележка, обясняваща действията за получателя
- Частно съобщение, което не е подходящо да се изпраща по имейл
- Масово доставяне на информация на работници, разпространявани в техните пощенски кутии (ако все още не е създадена система за електронна поща)
Имайте предвид, че дори да можете да изпращате информация по имейл, използването на неформален формат на бележка в имейла е професионален начин за комуникация.
Заглавието
Всички бележки започват с думата „бележка“ или „меморандум“. Ако използвате Microsoft Word, намерете шаблон, който отговаря на стила на вашия бизнес или организация. Много офиси използват заглавен файл, който е персонализиран за техния бизнес. След това искате да включите най-важната информация отгоре, за да е лесно за читателя.
- На кого е
- От кого е
- Датата
- Кой друг може да е получил бележката
- Темата
Джули ДеНин 2012
Тялото
Писането на тялото на бележка е доста просто. Кажете това, което трябва да кажете с възможно най-малко думи. Ако можете да използвате удебелени подзаглавия и списъци, продължете и го направете, тъй като това ще улесни читателя ви бързо да събере важната информация. Използвайте същите правила и граматика, както и ако пишете онлайн статия. Не използвайте жаргонни думи като „ще“ или „искам“. Избягвайте съкращения като „LOL“ или „TTL“. Те са твърде неформални дори за неформална бележка.
Използвайте проверката на правописа в програмата си Word и се уверете, че сте свободни от печатащи грешки и неудобни фрази. Изписване с главни букви на всички имена и места, но не с главни букви в заглавието (с изключение на първата дума).
В края на вашия документ се подпишете, както бихте направили писмо. Въпреки че поставяте информацията „от“ в заглавката, хубаво е да я подпишете. Тъй като повечето бележки се копират твърдо, оставете място за подписване. Ако го изпратите по имейл, това не е необходимо.
Джули ДеНин 2012
Различни видове бележки
- Директиви: Този тип инструктира вашите колеги за ново действие, което искате да последват.
- Отговори: Този тип обикновено се пише в резултат на промяна на елемент на действие. Ако вашата бележка за директиви съобщава за промяна в седмичното време на срещата, тогава бележката за отговор може да е от колега, който има конфликт.
- Отчети за пътуванията: Този тип дава обобщена информация за среща, командировка или друго начинание, което изисква служител да докладва обратно на ръководител или по-голяма група.
- Полеви отчети: Този тип обикновено е в отговор на проверка.
- Кредитни известия: Този тип е съвсем различен формат, тъй като обикновено описва финансова информация относно услуги или стоки. Вижте шаблоните на Microsoft Word за кредитни известия, за да видите формата.
Погрешна бележка!
Както винаги…
Имайте предвид, че всяка записана информация не може да бъде изтеглена. Уверете се, че внимавате във формулировките си, за да звучите професионално и фактически, дори ако това е неформална бележка. С практиката и вие ще станете експерт по писане на бележки!