Съдържание:
- Съвети за презентации от началото до края
- Започване на пътуването
- 1. Започнете с контур
- 2. Поставете първите неща на първо място
- 3. Преминете от голяма снимка към подробности
- 4. Следвайте заключенията с опори
- 5. Добре е да започнете от средата
- Пътуване със стил
- 6. Използвайте обикновен английски
- 7. Бъдете кратки и директни
- 8. Не злоупотребявайте с Power Point
- 9. Уверете се, че форматирането ви работи добре
- 10. Направете White Space ваш приятел
- Пристигане до дестинацията
- 11. Пишете за вашата аудитория
- 12. Обвържете всичко заедно със обобщение
- 13. Постигнете целта си
- Наслади се на пътуването
- Приветствам вашите въпроси и коментари.
Мислете за докладите и презентациите като за пътуване - за вас и вашата аудитория.
Pixabay (модифициран от Катрин Джордано)
В бизнеса често ни приканват да напишем доклад или бележка или да изнесем презентация. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да бъдете по-ефективен комуникатор.
Нека помислим за тази задача като за пътуване. Има неща, които трябва да направите в началото на пътуването, неща, които трябва да направите, за да направите пътуването по-лесно и приятно и неща, които трябва да направите в края на пътуването.
Съвети за презентации от началото до края
- Започнете с контур
- Поставете първите неща на първо място
- Преминете от голяма снимка към подробности
- Следвайте заключенията с поддръжка
- Добре е да започнете от средата
- Използвайте обикновен английски
- Бъдете кратки и директни
- Не злоупотребявайте с Power Point
- Уверете се, че форматирането ви работи добре
- Направете White Space ваш приятел
- Пишете за вашата аудитория
- Обвържете всичко заедно със обобщение
- Постигнете целта си
Започнете добре с планирането и организацията.
Pixabay (модифициран от Катрин Джордано)
Започване на пътуването
Преди да предприемете пътуване, може да искате да съберете информация - например да проучите възможностите за транспорт и квартира и да получите брошури за дестинацията. По същия начин първият етап за изготвяне на бизнес отчет или презентация е събирането и организирането на информацията за фактите и данните, които искате да включите.
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да започнете.
1. Започнете с контур
Избройте всички точки, които искате да отбележите във вашия доклад, бележка или презентация. Групирайте ги в тематични области. Решете кои точки са вашите заключения и кои са вашите подкрепящи доказателства.
Това е вашата пътна карта. Начертайте си маршрута - как ще стигнете от самото начало до заключението. Може да намерите по-добър маршрут, докато вървите, така че не се колебайте да правите промени, докато напредвате.
2. Поставете първите неща на първо място
Ако планирате пътуване, има някои неща, които първо трябва да знаете, преди да продължите. Например, не бихте решили какво облекло да опаковате, преди да сте решили вашата дестинация.
По същия начин в доклад вашите точки трябва да бъдат представени в правилния им ред. Не започвайте да обсъждате даден въпрос, преди да сте въвели цялата информация, необходима на вашата аудитория, за да разбере тази точка.
Ако ще използвате технически термин, с който аудиторията ви може да не е запозната, трябва да го определите, преди да го въведете в доклада или презентацията.
3. Преминете от голяма снимка към подробности
Ако бяхте на пътешествие, щяхте да започнете с междудържавната, след това да се придвижите до държавните пътища и накрая да пристигнете по улиците на града или черни пътища.
Когато пишете доклад, искате да започнете с общата картина - основните проблеми, най-важните моменти. Оттам нататък ще преминете към детайлите и по-малко важните точки.
4. Следвайте заключенията с опори
Ето къде ще ви бъде полезен вашият контур.
Всеки параграф трябва да започва със заключение. След това ще предоставите доказателствата, които подкрепят това заключение. Всяко заключение трябва да има две или три подкрепящи твърдения.
Ако имате дълъг списък с подкрепящи изявления, трябва да преосмислите контурите си. Може би се опитвате да сглобите две или три различни заключения в едно заключение. Опитайте се да прегрупирате точките си в две или дори три заглавия, вместо да ги поставяте под едно заглавие.
5. Добре е да започнете от средата
Когато пътувате, не можете да започнете в средата на пътуването. За щастие, когато пишете, е добре да започнете от средата.
Понякога имаме блок за писатели. Просто не можем да намерим правилния начин да започнем. Когато това се случи, погледнете контурите си. Намерете частта, която ви е най-удобна. Напишете тази част. След като свършите това, останалото често ще тече лесно.
Можете да пренаредите частите на отчета или презентацията по-късно, за да получите правилния поток.
Отидете първокласни. Винаги пишете със стил.
Pixabay (модифициран от Катрин Джордано)
Пътуване със стил
По време на пътуване винаги е приятно да пътувате със стил - ако можете да си го позволите.
За щастие не струва допълнително да пишете със стил. Винаги трябва да пишете със стил, защото начина, по който пишете или говорите, може да бъде толкова важен, колкото това, което казвате.
Ето няколко съвета за писане и представяне със стил.
6. Използвайте обикновен английски
Забравете шумните думи и жаргона. Може да се опитвате да звучите като вътрешен човек или да впечатлите аудиторията си, но в крайна сметка може да звучите надуто.
Използвайте обикновен език, който всеки може да разбере. Вземете разговорния тон, доколкото е възможно. Този съвет не е само за презентации, но и за писмени доклади и бележки.
7. Бъдете кратки и директни
Не го усложнявай. Дайте заключението и подкрепящите изявления и след това продължете. Не се повтаряйте. Не подлагайте презентацията. Не го претоварвайте с трикове.
Ако използвате диаграми или таблици, ограничете количеството информация за всяка от тях до най-важното.
- Опитайте се да имате само една до три колони в диаграма - пет трябва да са максимумът. Винаги можете да предоставите останалите данни в друга диаграма или таблица.
- Читателят или зрителят трябва да могат да вземат графиката или таблицата с един поглед. Можете да предоставите подробни таблици в приложението към вашия отчет или в отделна раздавка.
8. Не злоупотребявайте с Power Point
Само защото софтуерът Power Point се предлага с много камбани, не означава, че трябва да използвате всички тях в една презентация. Не искате да заслепявате аудиторията си; искате да ги информирате.
Дръжте слайдовете минимални. Понякога е достатъчна една дума или кратко изречение. Целта на слайда е да действа като реплика за темата, която искате да направите, и да фокусира вниманието на аудиторията върху темата.
- Не искате хората да четат слайдовете ви, докато говорите.
- Освен това, когато на слайд има много текст, текстът става твърде малък, за да могат да го видят хората в задната част на стаята.
Ако са необходими два или три слайда, за да завършите точката, която искате да направите, повторете заглавката на всеки слайд. Повтарянето на заглавката позволява на публиката да разбере, че все още правите същото. Например, да кажем, че искам да докладвам списък с данни за продажбите за дванадесет основни пазара. Моят заглавие е „Цифри на продажбите“ и бих повторил този заглавие за всеки слайд, като на всеки слайд са изброени само три или четири пазара.
9. Уверете се, че форматирането ви работи добре
Не позволявайте на слайдовете да изглеждат „твърде заети“. Ако искате да използвате снимки или специални ефекти, намалете ги до минимум.
Вземете решение за схема за форматиране и бъдете последователни в целия си доклад или презентация. Последният ви преглед трябва да включва проверка на формата.
- Използвайте само един шрифт. Ако променяте размера на шрифта, бъдете последователни. Например заглавката може да е с по-голям шрифт. Ако е така, проверете дали сте използвали еднакъв размер шрифт за всяка заглавка.
- Използвате ли отстъпи или точки? Ако е така, проверете дали този формат се използва по еднакъв начин и че броят на отстъпените пространства е еднакъв.
- Използвате ли специални ефекти в PowerPoint? Ако е така, изберете само един специален ефект и го използвайте последователно. Например, изявленията за поддръжка могат да летят, но не и заглавия или заключения.
Ако използвате контурен формат, не преминавайте две нива. Ако го направите, вашият текст ще бъде толкова вдясно, че ще изглежда така, сякаш ще падне от страницата.
10. Направете White Space ваш приятел
Плътните страници с текст не са удобни за четене. Белите пространства са като малките зони за почивка отстрани на магистралата.
Дръжте абзаците си кратки. Дръжте графиките си кратки. Използвайте тирета, за да изведете подкрепящите твърдения от заключенията.
Трябва да насочите аудиторията си към дестинацията.
Pixabay (модифициран от Катрин Джордано)
Пристигане до дестинацията
Почти сте там - Само още няколко спирки и пътуването ви е завършено.
Ето няколко съвета за „щастливо кацане“.
11. Пишете за вашата аудитория
Писахте ли за вашата публика? Обмислихте ли това, което те вече знаят и какво искат да знаят? Справяли ли сте се с някакви погрешни възприятия, които биха могли да имат? Разказвате ли им информация, която ще се радват да чуят, или ще искат да ви опровергаят?
Прегледайте текста си с оглед на тези въпроси и направете промени, ако е необходимо. Искате да предвидите въпроси и възражения и да отговорите на тях в хода на доклада или по време на презентацията.
12. Обвържете всичко заедно със обобщение
Резюмето не е място за повторение на данните, показани в основната част на доклада или презентацията. Това е място за преразказ на историята. Мястото е да свържете всичко заедно.
В писмена презентация резюмето обикновено предхожда текста. В презентация тя ще дойде в края. Това е обобщение.
Избягвайте да използвате цифри в резюмето. Вместо това докладвайте значението зад цифрите. Ударете най-важните моменти и обсъдете последиците от информацията, която сте предоставили.
Не е необходимо да представяте фактите в същия ред, който сте използвали за доклада. Това е преосмисляне, а не сумиране. Споменете фактите в реда, който най-добре разказва историята. Елиминирайте тангенциалната или маловажна информация.
Използвайте резюмето, за да обясните противоречията в данните. Ако не можете да обясните противоречия в данните, не сте готови да подадете своя отчет или да представите презентацията. Работете с данните, докато намерите отговорите.
13. Постигнете целта си
Къде искате да отидат вашите читатели и слушатели? Вашата цел ли е да застъпвате начин на действие? Искате ли вашата аудитория да стигне до определено заключение?
Може да сте задали целта си, преди да започнете да пишете, но понякога целта не е ясна, докато не сте работили с данните. Когато завършите първата си чернова, прегледайте работата си и редактирайте, за да сте сигурни, че постигате целта си.
Помислете за себе си, като хващате аудиторията си за ръка и ги водите стъпка по стъпка там, където искате да отидете. Когато стигнете до окончателните си заключения или препоръки, искате аудиторията ви да кимва да, да, да. Докарали сте ги точно там, където искате да бъдат.
Разказвате история, а не изхвърляте куп данни. Публиката трябва да може да види как всички части от историята се съчетават. Подобно на сюжета на историята, всяка информация води до края.
Докато представяте всеки нов факт, покажете как той се вписва заедно с другите дадени по-рано факти.
Време е да отпразнуваме страхотна работа.
Pixabay (модифициран от Катрин Джордано)
Наслади се на пътуването
Ако сте следвали горните съвети, ще се чувствате уверени, когато изпращате своя отчет или бележка или когато изнасяте презентацията си. Също толкова важно е, че вашата публика ще бъде доволна.
Така че сега можете да имате този май-тай на плажа. Вие сте го спечелили.
© 2016 Катрин Джордано
Приветствам вашите въпроси и коментари.
Катрин Джордано (автор) от Орландо Флорида на 12 септември 2016 г.:
Благодаря ти Лари Ранкин. Радвам се, че ти харесва.
Лари Ранкин от Оклахома на 12 септември 2016 г.:
Прекрасен анализ на процеса.
Катрин Джордано (автор) от Орландо Флорида на 25 август 2016 г.:
teahes12345 Толкова е страхотно да имаш учител да ми казва, че есето ми за писане на по-добри доклади и презентации (особено Power Point) е полезно. Частта, която най-много ми харесва, е тази, която разглежда репортаж или презентация като пътешествие, а писателят / водещият - ръководство, водещо публиката до заключението.
Диана Мендес на 25 август 2016 г.:
Намерих вашите съвети за Powerpoint отлични. Това е информацията, която дадох на учениците за презентации и помага да се посочат акцентите. Вашата статия дава на читателите ценна информация, която ще доведе до успех.
Катрин Джордано (автор) от Орландо Флорида на 21 август 2016 г.:
AudreyHowitt: Thamks, че ме уведоми, че харесвате уменията, които преподавах в тази статия.
Катрин Джордано (автор) от Орландо Флорида на 21 август 2016 г.:
heidithorne: Благодаря ви много, че показахте благодарността си. Радвам се, че намерихте един от моите съвети за полезен.
Одри Хауит от Калифорния на 21 август 2016 г.:
Каква информативна статия - има голямо умение за ефективни бизнес презентации -
Хайди Торн от района на Чикаго на 21 август 2016 г.:
Няколко чудесни съвета за слайдове в PowerPoint и празно пространство. Споделяне тук на HP!
Катрин Джордано (автор) от Орландо Флорида на 21 август 2016 г.:
ChitrangadaSharan: Благодаря ви за коментара. Изглежда, че вече сте знаели по-голямата част от това, но се надявам да сте взели съвет или два. Както казвате, писането на добри доклади и презентации е важно бизнес умение.
Chitrangada Sharan от Ню Делхи, Индия на 21 август 2016 г.:
Бизнес презентацията е умение, което много професионалисти притежават, докато други го научават чрез опит.
Много добре обяснихте точка по точка как да пишете по-добри доклади и презентации. Наистина впечатляващо.
Сигурен съм, че ще помогне на много загрижени професионалисти.
Благодаря за споделянето!
Катрин Джордано (автор) от Орландо Флорида на 21 август 2016 г.:
FlourishAnyway: Съгласен съм. Прекалено натоварените презентации на PowerPoint са по-досадни, отколкото информативни. Задачата на лектора е да попълни подробностите. Текстът в PowerPoint е само за да фокусира вниманието на зрителя върху темата. Картините трябва да се използват само ако добавят нещо към презентацията, а не само заради наличието на снимки. Благодаря за вашия коментар.
FlourishAnyway от САЩ на 21 август 2016 г.:
Чудесни съвети тук за бизнес доклади и презентации. Един от моите питомци е сладък слайд на PowerPoint, който е толкова зает, че вниманието на публиката е насочено към четене, а не към слушане. Няма причина за високоговорителя наистина.