Съдържание:
- Какво е политика и процедура?
- Какво да включите в политика и процедура
- Как да форматирам политика и процедура
- Най-добрият шрифт за използване за политика и процедура
- Форматиране, използвано в горния пример за политика и процедура
- Съвети относно политиката и процедурата
- Плюсовете на използването на политика и процедура
- Недостатъците на използването на политика и процедура
Това е ръководство за това как да напишете политика и процедура за вашето работно място.
Дейвид Ливърмор
Какво е политика и процедура?
И така, какво е политика и процедура? Просто казано, това са инструкции стъпка по стъпка как да направите нещо във вашата организация. Това може да е нещо общо като това, което се очаква от всички служители, или може да бъде как да изпълните конкретна работна задача. Така или иначе, политиката и процедурата могат да съберат тези мисли на хартия, за да може всеки да ги види и следва.
Тази статия ще обхване следното:
- Какво да включите в политика и процедура
- Как да форматирате политика и процедура.
- Пример за такъв
- Съвети
- Плюсовете и минусите на използването на политика и процедура.
Какво да включите в политика и процедура
По-долу е посочено какво е необходимо във всяка политика и процедура.
- Header - Това трябва да включва името на вашата организация, отдела и т.н. Това ще идентифицира за кого е предназначена процедурата.
- Заглавие - Заглавие на процедурата. Опитайте се да не правите това твърде дълго. Улеснете запомнянето и позоваването.
- Номер на процедурата - Това е и за лесна справка. Това позволява процедурите да бъдат в определен ред в книга, подшивка, онлайн база данни и др. Не само трябва да са в числов ред, но трябва да има равно разстояние между номера на процедурата (т.е. 100, 105, 110 и т.н.).
- Дата на влизане в сила - датата, на която процедурата е влязла в сила за първи път. Може да е важно при опит за установяване на времева линия за определена работна задача.
- Ревизирана дата - Ако в даден момент са направени промени в процедурата, тогава тази дата трябва да бъде променена на датата, на която процедурата е била ревизирана. Това държи всички в крак с текущите промени.
- Дата на преглед - Ако процедурата е била прегледана, за да се види дали трябва да се направят някакви промени, тогава тази дата трябва да се промени. Няма значение дали не са направени промени, тази дата трябва да се промени, за да се посочи кога е била прегледана за последен път.
- Упълномощен от - Име на лицето, което е разрешило освобождаването на полицата и процедурата. Това би бил ръководител на отдел или ръководител.
- Политика - Това трябва да се включи в това кой, какво, кога, къде, защо и как. Тази част обаче трябва да е кратка. Най-много това трябва да бъде преглед на това защо политиката е в сила.
- Директива - Ако трябва да се направи нещо или ако има общо указание, което лицето трябва да следва, това трябва да бъде в директивата. Не включвайте това, освен ако няма нещо критично, което трябва да бъде забелязано веднага.
- Процедура - Това ще бъде по-голямата част от вашата политика и процедура. Той предоставя подробни стъпки за това как да се постигне това, което политиката диктува.
- Номер на страницата - На всяка страница трябва да има номер на страница.
- Заглавки на страниците - Заглавките на страниците трябва да включват заглавието и номера на процедурата на политиката и процедурата.
- Инициали - Това трябва да са инициалите на последния човек, който е прегледал политиката и процедурата. Той трябва да включва и датата на последния преглед.
- Примери - Те ще бъдат на отделни страници, които няма да имат заглавка, номера на страници и т.н. Това са примери за това, което се описва при важни стъпки в процедурата.
Как да форматирам политика и процедура
Има няколко основни правила, когато става въпрос за писане на политика и процедура:
- Шрифт - Шрифтът трябва да бъде често използван и признат, но не се счита за непрофесионален. Comic Sans, например, е непрофесионален шрифт.
- Размер на шрифта - най-много не трябва да използвате голям размер на шрифта по време на процедурата. Винаги трябва да е последователно в зависимост от процедурата.
- Цветове - Цветовете всъщност не са необходими. Процедурата трябва да бъде на бял фон с черен шрифт. В примерите обаче могат да се използват цветове.
- Разстояние - Процедурната част трябва да бъде разпределена по подходящ начин за лесно четене. Ако няма интервали между стъпките, тогава текстът ще се изпълни заедно, когато някой прочете правилата.
- Маржове - Те трябва да се правят според стандарта на вашата организация за други документи. Това прави потребителите по-склонни да четат и използват процедурата.
По-долу са препоръчителните изисквания за стилизиране за всяка от категориите, изброени по-горе.
- Заглавна част - Заглавната част винаги трябва да е в центъра, получер, с всички главни букви и в самия връх на политиката. Той също така трябва да има шрифт с най-голям размер в сравнение с останалата част от политиката и процедурата.
- Заглавие и номер на процедурата - И двете трябва да са на един ред, тъй като и двете се използват за справка в политиката и процедурата. Те могат да бъдат със същия размер или малко по-малки от заглавката, но също трябва да са получер и с всички главни букви. Заглавието трябва да е най-вляво, а номерът на процедурата - вдясно.
- Дата на влизане в сила, ревизирана и прегледана - виждал съм това по различни начини. Понякога те са в собствената си колона, докато друг път съм ги виждал в техния собствен ред. Това е лично предпочитание, но те винаги трябва да са под заглавието и да имат малък размер шрифт. Подобно на предишните категории, те трябва да бъдат получер и с главни букви.
- Упълномощено от - Това може да е последният ред в горната част на политиката и процедурата. Това трябва да е получер, с главни букви и в най-лявата страна на документа.
- Политика - Трябва да има нещо, което да показва, че политиката започва от този момент. Обикновено можете да направите думата „политика“ с всички главни букви и получер шрифт, докато самата политика е обяснена не с получер шрифт или с главни букви. Ще искате да обосновете и текста в документа.
- Директива - Това е нещо, което обикновено искате да изпъкнете, така че ще бъде получер и с всички главни букви. Обосновете абзаца, така че да изглежда добре за политиката и процедурата.
- Процедура - Това е най-трудното за обяснение, защото е толкова подробно ориентирано. По принцип ще искате да разделите стъпките си възможно най-много. Не искате абзаци с информация, а лесен за следване текст. Така че разбийте колкото можете, като използвате различни видове списъци с различни вдлъбнатини. Например A.1.ia, всеки с различен отстъп от този преди него. Когато обаче преминете към "B", той трябва да е със същия отстъп като "A" преди него. Примерът по-долу ще покаже реален пример за това.
- Номер на страницата - трябва да бъде центриран в долния колонтитул на документа. Или направете номера за всяка страница, или покажете текущата страница и общия брой страници (т.е. Страница 1 от 2). На първата страница не трябва да има номер на страницата.
- Заглавки на страниците - Заглавката на всяка следваща страница след първата трябва да изглежда по същия начин, както е при заглавието и номерът на процедурата е на първата страница.
- Инициали - В самия край на всяка процедура лицето, което преглежда / преразглежда процедурата, трябва да включва своите инициали и датата, на която последно я е прегледал / преразгледал.
- Примери - Те са отделни от процедурата, която се пише. Те могат да включват скрийншотове от програма, таблици за преглед и т.н. В съответния момент от процедурата трябва да се посочи примерът (т.е. пример А). Тогава в горния десен ъгъл на всеки пример трябва да има препратка към какъв пример е това.
Най-добрият шрифт за използване за политика и процедура
Има четири шрифта, които препоръчвам:
- Arial - Този шрифт се счита за индустриален стандарт за повечето документи. Много компютри по подразбиране са този шрифт и е лесен за четене. Никога не можете да сгрешите с този шрифт.
- Times New Roman - Друг индустриален стандарт. Той се използва и като шрифт по подразбиране за някои компютърни програми. Някои хора смятат това за стар стил, който първото поколение компютърни потребители разпознава.
- Calibri - За по-мек подход можете да използвате този шрифт. Лесно е за очите и изглажда вида на документа. Тъй като политиката и процедурата могат да бъдат скучни за четене и писане, това може да е един от най-добрите шрифтове за използване.
- Джорджия - Това е рядко използван шрифт, но такъв, който може да ви изскочи. Смятам, че това е нещо средно между Arial и Times New Roman.
Не бих използвал предната част, която е твърде трудна за четене или изглежда непрофесионално. Никой няма да приема политиката и процедурата сериозно, ако се използва непрофесионален шрифт.
На снимката по-долу са показани и четирите шрифта в действие.
Примери за споменатите по-горе шрифтове.
Дейвид Ливърмор
Пример за политика и процедура.
Дейвид Ливърмор
Форматиране, използвано в горния пример за политика и процедура
Категория | Формат |
---|---|
Хедър |
14 точки, получер, център |
Заглавие |
14 точки, получер |
Номер на процедурата |
14 точки, получер |
Дати |
12 pt., Получер, център |
Упълномощен от |
12 pt., Получер, център |
Политика |
12 пт., „Политика“ е получер, обоснован |
Директива |
12 точки, получер, обоснован |
Процедура |
12 pt., Обосновано |
Номер на страницата |
10 pt., Център |
Заглавка на страницата |
12 точки., Получер |
Инициали |
12 точки. |
Съвети относно политиката и процедурата
Ето няколко общи съвета, които трябва да следвате по отношение на политиката и процедурата.
- Често преглеждайте процедурите. Това, че пишете процедура, не означава, че е направена. Периодично трябва да се връщате и да преглеждате процедурата си за промени. Някои препоръчват да ги преглеждам на всеки няколко години, но аз обичам да ги преглеждам всяка година, ако е възможно. Освен това, когато нещо се промени в организацията, което засяга дадена процедура, политиката и процедурата трябва да бъдат променени веднага.
- Нека процедурата бъде прегледана, преди да бъде предоставена. Нека няколко души прегледат процедурата, за да проверят дали има смисъл. Включете в този процес нови служители, както и опитни. Те могат да предоставят информация, за която може би не сте се сетили. Ако имате редовен комитет, който преглежда процедурите, това е още по-добре.
- Нека всички потвърдят, че са прегледали процедурата, след като бъде пусната. След като приключа с написването или преразглеждането на процедура, изпращам всичко на целия си персонал. Те се подписват и датират, когато го преглеждат. Също така изпращам имейл на персонал, за да съветвам за промените, направени в политиката и процедурата. По този начин имам документация, че съм уведомил всички. В големите организации това трябва да се извършва от ръководители на ниво екип или секция.
- Разработете съдържание. Ако в крайна сметка разработите много правила и процедури, разработете съдържание, за да улесните намирането на конкретна политика.
- Дайте възможност за малко мърдане в една процедура. Не бива да се очаква от персонала да спазва политиката и процедурата. Тя трябва да служи като ориентир за приключване на работата. Докато не са допуснати грешки и не са нарушени закони, тогава може да се позволи известна свобода при спазване на процедура.
- Поддържайте процедурата възможно най-кратка. Не включвайте всеки сценарий или ситуация, които могат да възникнат. Ако нещо се случва веднъж годишно, защо да се разработва процедура по него? Това най-добре може да бъде връчено в бележка или имейл.
- Уверете се, че не нарушавате никакви правила или закони в дадена процедура. В големи организации може да се наложи да потвърдите, че не създавате вреда на работодателя или служителя при разработването на процедура. Ако е необходимо, включете правното основание, поради което е разработена политика и процедура в частта от процедурата с политиката.
- Потърси го в Гугъл. Преди да започнете да пишете политика, потърсете онлайн, за да видите дали друга организация е написала подобна политика. Не плагиатствайте процедурата. Вместо това просто го прочетете и създайте своя въз основа на идеите на този, когото намерите.
Плюсовете на използването на политика и процедура
По-долу са плюсовете при разработването на политика и процедура:
- Позволява униформен начин за извършване на нещата. Без да има създадена политика и процедура, това може да позволи на хората да правят нещата така, както искат. Те могат да правят грешни стъпки или да причиняват грешки в процеса. Политиката и процедурата решават този проблем.
- Той елиминира постоянното задаване на въпроси от персонала. Като ръководител постоянно получавам въпроси от персонала си. След като нашата политика и процедура са напълно актуализирани, мога просто да ги насоча към процедурата, за да отговорят на техните въпроси. Понякога обаче са необходими разяснения относно процедурата.
- Политиката и процедурата налагат отговорност на служителите. Ако се направи правилно, използването на политика и процедура може да приведе персонала ви към определен стандарт. Някой не може да каже, че не е знаел за нещо или няма за какво да се позове. С политиката и процедурата той информира персонала какво се очаква от тях.
- Страхотно за обучение на нови служители. Когато получа нов служител, прекарвам първите ден-два в тясно сътрудничество с тях. Показвам им основната част от работата, но след това се отдалечавам. Единственото нещо, с което ги оставям, е политика и процедура. Тъй като те имат въпроси, аз ги насочвам към тази процедура. Те научават за работата и къде да отидат, ако имат въпроси. Плюс това ме освобождава да си върша работата.
- Може да си поставя цели. Най-страхотното при писането на служебни задължения е, че това може да постави цели за вашия персонал. Процедурата може да очертае какво трябва да се направи и кога трябва да легне един по един. Персоналът може да третира това като цел за себе си в усилията си за повишаване, печелене на повишения и т.н.
Недостатъците на използването на политика и процедура
По-долу са посочени минусите при разработването на политика и процедура:
- Задушава креативността. Персоналът се чувства така, сякаш няма свобода при вземането на решения. Те няма да мислят извън кутията или да намират нови, креативни решения на проблем, ако смятат, че винаги трябва да следват определена процедура. Винаги казвам на персонала си, че процедурите са предназначени да бъдат насоки, а не строги правила. Докато постигнете целта успешно, как няма значение.
- Изисква постоянно актуализиране, което може да отнеме много време. Всеки път, когато нещо се промени, някой трябва да се върне към дадена политика, за да я преразгледа. Когато възникнат нови работни задължения, някой трябва да напише процедурата как да го направи. Това е много трудоемък процес. Всяка седмица се занимавам с актуализиране, преглед или планиране как да актуализирам политика и процедура.
- Това може да забави растежа на организацията. Много служители се връщат към фразата, че нещо винаги се е правило по този начин, така че защо да го променяте? Това не е същото като да спреш някого да бъде креативен. Вместо това политиката и процедурата могат да задържат промяната в организацията, ако някой има документ, в който се посочва, че нещо винаги е било направено по определен начин.
- Служителите могат да интерпретират стъпка в процедурата по много начини. Някой може да прочете стъпка по един начин, докато друг може да прочете стъпка по друг начин, когато авторът на процедурата е можел да означава нещо съвсем различно. Думите на лист хартия са отворени за тълкуване. Така че, когато се разработи процедура, особено продължителна, трябва да има някаква устна комуникация за нея.
- Те са скучни за писане. Понякога прекарвам няколко дни подред в писане и преразглеждане на процедурата. Това може да бъде много дълъг и продължителен процес, така че не е най-вълнуващото нещо в моята работа. Проблемът с това, че е скучно, е, че сте по-склонни да правите грешки, поради което много хора да проверяват правилата след всякакви ревизии е важно.
© 2014 Дейвид Ливърмор