Съдържание:
- Представете си себе си като служител ...
- Представете си себе си като представител на човешките ресурси ...
- Какво е анализ на работата?
- Кога отдел „Човешки ресурси“ обикновено очаква да направи анализ на работата?
- Защо се правят анализи на работа?
- Защо има недостатъци при анализа на работата?
- Как се правят анализи на работа?
- 1. Участие на служителите
- 2. Бонусна система
- 3. Подробности за анализа на работата
- 4. Два подхода към анализа на работата
- 5. Методи за анализ на работата
- 6. Процесът от 6 стъпки за анализ на работата
- Демонстрация на O'NET - Анализ на работата
Типичната цел на анализа на работата е да поддържа текущия персонал, без да причинява претоварване с работа. Крайната цел на анализа на работата обаче е да се определи длъжностна характеристика. Необходима е длъжностна характеристика, за да наемете най-квалифицирания служител за определена длъжност. След като завършите анализ на работата, най-добре ще разберете от какви задачи и отговорности се нуждае една позиция.
Това може да помогне на ръководството да определи дали да наеме служител на пълен, непълен работен ден, договор или временен служител. Познаването на недостатъците на анализа на работата също ще помогне при извършването му. Ще бъдете въоръжени за битка, ако между служителите възникнат сблъсъци.
Тази статия ще разгледа историята на анализа на работата, различните перспективи на анализа на работата, официалната дефиниция на анализа на работата, кога е направен, защо е направен, недостатъците на това, как да се изпълни задачата (уникална и традиционни методи) и връзки за допълнителна информация.
Микеле Джоунс
Микеле Джоунс
Теорията за анализа на работата е създадена от двама психолози, Фредрик Тейлър и Лилиан Молер Гилбрет, в началото на 20-ти век (Muchinsky, 2012).
Представете си себе си като служител…
Ти си зает. Имате пълен график за деня. Винаги сте знаели, че вие и служителят записвате една и съща информация, така че вашите работни места се припокриват. Обаче знаете също, че ако сте заети, денят ви минава по-бързо, така че никога не сте го посочвали.
Изведнъж сте прекъснати. Извикани сте на среща и получавате инструкции как да завършите частта си от анализ на работата, което от това, което можете да разберете, е просто изискана дума за казване на това, което правите през деня.
Несигурната част от вас си мисли: „Защо те трябва да знаят какво правя по цял ден? Приключвам работата, нали? Опитват ли се да научат какво правя по цял ден, за да могат да прехвърлят задълженията си на другите? В средата ли са да ме пуснат? Може би не трябва да бъда напълно честен. Може би трябва да добавя още задължения към изискванията си за длъжност… ”
Представете си себе си като представител на човешките ресурси…
Съветът на директорите реши, че иска да извършите анализи на работата на всички служители в компанията. Знаете много начини да изпълните тази задача, но също така знаете, че има замесени клопки.
Понастоящем проблемите, с които се занимавате в областта на човешките ресурси, включват спорове между служители относно това кой кого ръководи, спорове между служители относно това кой е отговорен за кои задачи и спорове между служителите относно това кой е постигнал кое постижение.
С други думи, вие сте до врата, когато се карате между служителите. Разбира се, това е част от работата. Проблемът е, че тези спорове пряко засягат тази задача. Опитът да се разбере кой е „истинският“ ръководител, кой изпълнява коя задача и кой е постигнал кое постижение са елементи, които трябва да бъдат част от анализа на работата.
Едно от предимствата на анализа на работата е, че той може да ограничи политическите разправии, като изясни отношенията на отчитане и областите на отговорност, така че този проблем може да се реши по някакъв начин (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).
Така че, въпреки че има предимства и важни цели на анализа на работата, както служителите, така и анализаторите на работа могат да имат проблеми с това задание. Независимо дали сте служител или работен анализатор, опитайте се да визуализирате другата страна на монетата, за да видите какви трудности могат да възникнат.
Микеле Джоунс
Какво е анализ на работата?
Анализът на длъжността е процедурата, при която отдел „Човешки ресурси“ събира, документира и анализира информация за съдържанието и изискванията на длъжността. Той демонстрира ясната връзка между работните задачи и знанията, уменията и способностите, необходими за изпълнение на задачите (Служба за управление на персонала на САЩ, 2007 г.).
За да получи точен анализ, отдел „Човешки ресурси“ трябва да разчита на ръководителите и служителите, за да предостави завършен анализ на работата, организационната схема на ведомството и всякаква друга информация за всякакви промени в отдела, които са засегнали конкретната позиция.
Микеле Джоунс
Кога отдел „Човешки ресурси“ обикновено очаква да направи анализ на работата?
- Когато се появят сливания или придобивания
- Когато нови компании поемат старите
- Когато дадена компания прави оценка на изпълнението
- Когато се правят промени в компанията
Микеле Джоунс
Министерството на труда на Съединените щати създаде база данни с 20 000 описания на длъжностите въз основа на анализи на длъжности, направени от отделите за човешки ресурси. Базата данни се нарича O'NET. Безплатно е за търсене и съдържа Инструмент за изследване на кариерата, който помага на потребителите да научат за новите кариери. Разгледайте онлайн речника на професионалните заглавия (O'NET), създаден днес от Министерството на труда на САЩ, за да научите повече.
Микеле Джоунс
Защо се правят анализи на работа?
1. За да определите какво е необходимо, за да свършите успешно работата, като разберете:
- Как се върши работата
- Когато са необходими работните задачи
- Кой е засегнат от работата
- Какви качества са необходими, за да се изпълни работата
- Какви функции и задължения се изпълняват редовно
- Какви психически и физически изисквания се считат за необходими
2. Да преразпределите, премахнете, откриете или раздадете допълнителни отговорности и задължения
3. За създаване на длъжностна характеристика и документиране на атрибутите на длъжността
4. Да се подобрят процесите или процедурите
5. Да се развие по-добро представяне на служителите
6. Да управлява ефективно системи за обучение и промоция
7. Да помогне на служителите да увеличат максимално таланта си и да развият кариерата си
8. Да се намери най-доброто качество на служителите за всяка конкретна длъжност
9. Да се определи дали дадено лице с увреждания е в състояние да изпълнява задачите на дадена позиция със или без специално настаняване
10. Да подпомага правната защита по отношение на избора или елиминирането на попълването на длъжности на компанията; за повече информация относно това как анализът на работата е свързан със закона, вижте уебсайта на Комисията за равни възможности за заетост.
11. Правилно класифициране на работните места по отношение на подходящото им звание и диапазон на заплатите
Защо има недостатъци при анализа на работата?
- Всеки човек може да бъде третиран по различен начин, тъй като изпълнява различни задължения.
- Много работници не обичат да се адаптират към нова среда.
- Разрушителни нагласи могат да възникнат, ако хората се чувстват застрашени в работата си.
- Психичните квалификации могат да бъдат трудни за откриване, тъй като не могат да бъдат пряко наблюдавани.
- След приключване на анализа може да се определи, че някои позиции трябва да бъдат елиминирани.
- Личните пристрастия от страна на анализатора на работата могат да изкривят събраните данни.
- Ако хората се чувстват несигурни в сегашното си положение, те могат да изкривят истината относно това, което наистина правят за един ден.
- Анализът на работата отнема много време, тъй като се иска точна информация.
- Ако работниците не разбират какво е анализ на работата, те може да не участват по полезен начин.
- Попълването на анализ на работата може да бъде много трудно, ако работните места се сменят често.
- Координирането на цялостен анализ на работата отнема много работна ръка и сътрудничество.
- Шокираща история за неуспеха при попълването на анализ на работата
Тази история е пример за недостатък, свързан с анализа на работата. Наемането на кандидат, който не е квалифициран за дадена позиция, е резултат от неуспеха на тази компания да проведе успешен анализ на работата.
Микеле Джоунс
Как се правят анализи на работа?
Често отдел „Човешки ресурси“ измисля собствен начин за извършване на анализ на работата, за да създаде единни длъжностни характеристики, базирани на техните методи. Има обаче и други начини, по които могат да се правят анализи на работата.
Има много уникални и традиционни методи, които могат да бъдат приложени при извършване на анализи на работа, за да се улеснят служителите по време на тази процедура. Шест примера за начини за изпълнение на тази задача ще бъдат илюстрирани по-долу.
Микеле Джоунс
1. Участие на служителите
Нека всеки служител попълни анализ на работата. Всички служители трябва да попълнят анализ на работата. Ако има някакви въпроси или проблеми при попълването на анализ на работата, отдел „Човешки ресурси“ трябва да съдейства на всеки служител.
Това ще даде възможност на отдел „Човешки ресурси“ да види къде има претоварване или къде задълженията могат да бъдат изместени. Отделът може да анализира информацията, получена от служителите и надзорниците, и да определи дали трябва да се направят някакви промени.
Ако позицията на служител се счита за елиминирана, обикновено целта на компанията е да намери различна роля за тях и да ги преквалифицира, ако е необходимо. Добрата компания трябва да вярва, че талантливите хора ще посрещнат предизвикателството на нова роля и ще се радват на кариерно израстване с добавените отговорности, които са свързани с това.
Микеле Джоунс
2. Бонусна система
След приключване на анализ на всяка работа, компанията може да реши да се издаде бонус на тези, които са определени за допустими. Тази допустимост може да бъде определена от последната оценка на изпълнението на ръководителя и от времето, през което служителят е бил нает във фирмата. Процентната сума на бонуса трябва да бъде еднаква за всички допустими служители.
Зададен график за бонуси като този би мотивирал ръководителите и служителите да участват охотно и с удоволствие в анализ на работата. Може би биха го разглеждали по-скоро като възможност, отколкото като заплаха.
Заедно с бонус графика може да се създаде система за стимулиране, така че тези, които са пренебрегнати от бонуса, също да бъдат мотивирани. По принцип системата може да даде „надежда“ на работещите без бонуси. Те биха могли да научат защо не са получили бонус и какво биха могли да направят в бъдеще, за да подобрят представянето на своята позиция.
Микеле Джоунс
3. Подробности за анализа на работата
За да получат точен анализ на дадена позиция, може да се наложи служителите да водят дневник на своите дейности в продължение на няколко дни, за да наблюдават как прекарват времето си на работа. Анализът на работата също трябва да бъде одобрен от всеки ръководител.
Анализът трябва да съдържа:
- Името на отдела
- Обобщение на позицията на техните общи отговорности или основна цел
- Подробен отчет на всички задачи, които участват в изпълнението на тяхната позиция
- Оценка на средното време, прекарано в изпълнение на всяка задача, общо сто процента, подреждайки ги по важност
- Списък на служителите, чиято дейност тази позиция координира или контролира
- Списък, идентифициращ видовете включени надзорни отговорности, като възлагане на работа, наемане или оценка на изпълнението
Ръководителят трябва да опише накратко минималния опит, образование и всички лицензи, необходими за длъжността.
Микеле Джоунс
4. Два подхода към анализа на работата
Два популярни подхода за анализ на работата са ориентирани към задачи и работници. Методът, ориентиран към задачата, се концентрира върху задачите, свързани с изпълнението на работата. Методът, ориентиран към работника, се стреми да изследва човешките качества, необходими за успешното изпълнение на работата.
Тези характеристики обикновено се категоризират в четири раздела, наречени KSAO:
- Знание
- Умения
- Способности
- Други (личност, интереси и опит)
Микеле Джоунс
5. Методи за анализ на работата
Някои от начините за извършване на анализ на работата включват традиционни методи и уникални методи. Много отдели по човешки ресурси измислят свои собствени начини за извършване на анализи на работата. Те може да пожелаят да направят това поради начина, по който планират да използват своя анализ на работата.
Основната причина да се направи анализ на работата е да се изготви подходяща длъжностна характеристика. Много специалисти по човешки ресурси искат да направят всички свои длъжностни характеристики подобни. Те искат те да имат същия формат и да бъдат създадени по същия метод.
Уникални начини за извършване на анализ на работата |
---|
Работни мостри |
Фонов анализ |
Въпросници |
Наблюдения - както преки, така и непреки |
Интервюта със служители или ръководители |
Разследвания на критични инциденти |
Работни дневници |
Техниката на репертоарната мрежа |
Контролни списъци |
Йерархичен анализ на задачите |
Традиционни начини за извършване на анализ на работата |
---|
Лични интервюта |
Проучвания |
Оценки на работата |
Телефонни интервюта |
Процедурни и процесни прегледи |
Въпросник за анализ на позицията (PAQ) |
Интервюта за поведенчески събития |
Анализ на работата със скоростта на реалността (JASR) |
Работни листове за анализ на работата |
Микеле Джоунс
6. Процесът от 6 стъпки за анализ на работата
Много компании използват шестстепенен процес по отношение на извършването на анализ на работата. Обикновено тя е подредена по следния начин:
- Съберете данните и решете как най-добре да ги използвате. Това може да включва писане на длъжностни характеристики, определяне на стандарти за изпълнение или провеждане на допълнителни професионални проучвания.
- Избройте задачите и квалификацията, необходими за успешно изпълнение на работата. Прегледайте организационните схеми и обработете диаграмите.
- Определете критичните задачи или представителните работни места за основния анализ.
- Анализирайте работата, като събирате данни за работните дейности, условията на труд и способностите, необходими за изпълнение на работата. Оценете способностите, като определите кои компетенции са най-критични.
- Прегледайте заключенията с работника и неговия или нейния ръководител. След като бъдат потвърдени, елиминирайте задачи, които не са свързани с компетенции.
- Документирайте всички констатации и разработете точна длъжностна характеристика със спецификации на длъжността.
Микеле Джоунс
Може би най-трудното, но и най-важното нещо при извършването на анализ на работата е да се качат всички на борда. В тази статия бяха предоставени много опции, които да ви насочат как да постигнете това. Бележка, официална среща или индивидуално интервю може да са най-добри. Обясняването на участниците в анализа на работата причините, поради които той е завършен, може да им помогне да разберат решението на компанията.
Демонстрация на O'NET - Анализ на работата
Препратки
Fisher, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006). Управление на човешките ресурси (6-то издание). Бостън: Houghton Mifflin.
Muchinsky, PM (2012). Психологията, приложена към работата. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.
Служба за управление на персонала в САЩ. (2007). Наръчник за делегирани проучвателни операции: Ръководство за федералните агенции за проверка на офиси. Получено на 30 ноември 2013 г. от