Съдържание:
- 3: Разберете как да отчитате изпълнението спрямо бюджетите
- 3.1 Обяснете целта и предимствата на докладването на информация за изпълнението спрямо бюджета
- 3.3 Обяснете целта и предимствата на записването на информация, която ще помогне за бъдещата подготовка на бюджетите
Управлението на парите е много важна част от всеки бизнес и личен живот и помага да се контролира парите по по-ефективен и ефикасен начин. Бюджетите са финансови инструменти за бизнес, а отчетите за изпълнението са оценки за задачи или проекти в бизнес среда. Отчетите за изпълнението помагат за идентифициране или проследяване на различията в бюджетите; например къде са похарчени парите и откъде са генерирани доходи. Отчетите за изпълнението могат също да включват информация, различна от финанси; например изискване за ново оборудване, материални запаси, персонал и др.
3: Разберете как да отчитате изпълнението спрямо бюджетите
Тази статия отговаря на единицата NVQ Level 4 „Управление на бюджетите“ и има кредитна стойност „5“.
За да получите ясно разбиране за целта на бюджета, която е първата част към тази единица, моля, следвайте връзката по-долу
Управление на бюджетите - Разберете целта на бюджетите
За подробно разбиране на това как да управлявате бюджети, което е втората част към тази единица, моля, следвайте връзката по-долу
Управление на бюджетите - Разберете как да управлявате бюджети
3.1 Обяснете целта и предимствата на докладването на информация за изпълнението спрямо бюджета
За да се докладва информация за изпълнението спрямо бюджета, трябва да се следи дали прогнозните бюджети съвпадат с действителните постигнати резултати. Притежателят на бюджета или ръководителят на бюджета отговаря за внимателното наблюдение на всички тези факти и данни. Задължение на останалия участващ персонал е да предостави на мениджъра точна информация в зависимост от собственото ниво на отговорност. В замяна мениджърите трябва да предоставят обратна връзка за изпълнението, а също така да предоставят предложения и съвети за всички планирани действия или промени.
Отчитането на информация за изпълнението е процес, при който се събират всички данни от основите и се разработва информация за ефективността, която изяснява подробности за начина, по който се използват ресурсите и постигат целите.
Целта и ползите от отчитането на информация за изпълнението спрямо бюджета са:
- Той подобрява ефективността на финансовата отчетност
- Тя помага да се разгледат всички рискове или оценка бъдещи рискове и перспективи
- Той помага да се идентифицират и сравнят резултатите между текущата и изминалата финансова година и да се изготви прогноза за бъдещи бюджетни процедури.
- Помага за идентифициране на различия в бюджета и постигнатите резултати. Освен това помага за планиране и определяне на цели за бъдещите изпълнения. Различията, ако са благоприятни, показват добро представяне, докато отклоненията, които не са благоприятни, показват лошо представяне.
- Помага за намаляване на разходите и увеличаване на печалбата - основно контрол на разходите.
- Излишните пари от бюджета могат да се използват за разширяване или развитие на бизнеса. Отчетите за изпълнението играят добра роля тук.
- Помага при планирането на следващите стъпки, които трябва да бъдат предприети, за да бъде изпълнена дадена задача.
- Помага с попълването на прогнози за бъдещи потенциални проекти, необходимост от управленски действия или промени в политиките и процедурите
- Помага за идентифициране на грешки по всяко време на действителната задача или проект или нещо, свързано с бизнеса
- Помага при решаването дали бюджетът и разходите са разумни.
- Помага да се установи кой пред кого е отговорен и за какво и отразява финансовите планове
- Помага за коригиране на проблеми, които се нуждаят от действия и това може да се направи, преди проблемът да излезе извън контрол.
3.2 Обяснете как да проверите точността на бюджетните изчисления.
Точността при бюджетирането е много важно умение, когато става въпрос за управление на компания или организация. Промени в бюджета от прогнозирания могат да доведат до дефицити и да изложат компанията на риск. Ако човек е задълбочен през целия процес на бюджетиране, той вероятно ще разработи по-точен бюджет.
Как може да се провери точността на бюджетните изчисления? Нека разгледаме няколко метода за това!
- Винаги се уверете, че всеки отделен елемент от разходите и доходите, свързани с бизнеса, са включени в бюджета; например дори незначителни предмети като малки сметки, ежедневни малки разходи и т.н.
- Проверете дали сте добавили цялата информация, свързана с ежедневното протичане на бизнеса в процеса на бюджетиране; дори незначителните задачи и техните разходи
- Когато правите оценка на разходите, винаги правете реалистични предположения; това може да се постигне чрез задълбочено проучване на конкретната позиция в бюджета. Би трябвало да можете да обясните своето предположение заедно с логически разсъждения.
- Не вземайте решения за изчисленията сами; по-скоро вземете информация и идеи от всички участващи членове на организацията. По този начин е малко вероятно точността да се отклони.
- Винаги разполагайте с допълнителни средства за покриване на отклоненията, това ще помогне на бизнес функцията в рамките на разпределения бюджет, като по този начин се избегнат отклонения от точността
- Погледнете всеки ред в бюджетната позиция, като разходи за обучение, дарения, събития за набиране на средства, стационарни и т.н., и преценете с най-голямо внимание. Накратко, избройте ВСИЧКИ приходи и разходи.
- Категоризирайте елементите, така че да е по-лесно да проверявате всяка задача или цел за техните бюджетни детайли. Например разходи за обучение, разходи за заплата на персонала, разходи за ремонт, транспорт, правни, застраховки и др. Направете това както за доходите, така и за разходите.
- Добавете възможно най-много детайли, за да имате точна цифра.
- Направете оценка на общата сума, оценка на отделни елементи и ги съберете, за да получите общата сума; и двете трябва да се съчетаят; например, намерете междинни суми на категориите и сумирайте междинните суми; намерете общата сума на всички елементи. Общата сума трябва да се равнява на сумата от междинните суми.
- Имайте стандартен формат, в който ще изброите бюджетните си позиции и ще направите изчисленията. Изчислете сумите с помощта на формули, а също и ръчно. Винаги изчислявайте двойна / тройна проверка.
- Правете контролни списъци и използвайте помощ на другите, за да проверите точността на елементите, оценките и изчисленията.
- Запишете сумите / разходите за всеки отделен елемент
- Бъдете готови да отговорите на всякакви въпроси или съмнения, които могат да възникнат от документите за бюджета. Добавяйте бележки и коментари, когато е необходимо, тъй като това ще спести време за отговори на въпроси, ще направи бюджета по-ясен и прозрачен. Обърнете се към минали бюджетни и финансови отчети и направете сравнения.
- Вземете обратна връзка, преди да финализирате, не само от един човек, но привлечете достатъчен брой квалифицирани и опитни хора. Например хора от финансов отдел, счетоводители, екипа по проекта, директор, съвет и др.
3.3 Обяснете целта и предимствата на записването на информация, която ще помогне за бъдещата подготовка на бюджетите
Когато изготвяте бюджет за определена година, запишете цялата информация, която сте използвали за разработването на бюджета, включително бележки, коментари, изявления и документация, които ще помогнат за бъдещото бюджетиране на организацията или бизнеса.
Целта и ползите от това са:
- Той помага да се координира процесът на бюджетиране в различни функционални области и да се интегрират за целите на организацията. Знаете, че имате подготвени плановете и материалите за следващата финансова година, вместо да започнете нещата от нулата.
- Помага ви да научите и да избегнете грешки от това, което сте научили и преживели през последната година.
- Вие сте мотивирани и процесът става много по-лесен. Не разглеждате бюджета като забързана задача, а по-скоро го правите с мотивация. Подобрява удовлетвореността от работата.
- Помага за непрекъснато усъвършенстване, помага ви да избегнете грешки от миналото и да предприемете алтернативни мерки за постигане на по-добри резултати.
- Помага за подобряване на работата на отделите и организацията като цяло. Имате основите в ръка и знаете къде да търсите ресурси и как да ги харчите разумно.
- Разбирате по -добре мониторинга, контрола и прегледа на бюджетите. Можете също така да подобрите отчитането на ефективността и със сигурност можете да видите огромна разлика в бюджета и отчетите за изпълнението.
- Намалява несигурността в повечето области, намалява евентуалните конфликти и подобрява вземането на решения.
- Помага ви да останете фокусирани и да следите в каква посока върви бизнесът. Можете да се отпуснете и да прегледате резултатите и факторите, които допринасят или влияят за растежа на бизнеса
- Помага ви да се концентрирате върху бъдещето на бизнеса, а не само върху настоящите ситуации и представяния.
Надявам се, че информацията тук ви е била полезна и интересна. Моля, не се колебайте да отзивите и да споделите вашите мисли и опит.
Благодарим ви, че се отбихте. Всичко най-хубаво.
Livingsta.