Съдържание:
- Какво е информация?
- 1.1 Обяснете целта на съхранението и извличането на необходимата информация
- 1.2 Опишете различни информационни системи и техните основни характеристики
- 1.3 Обяснете целта на законовите и организационни изисквания за сигурността и поверителността на информацията
- 1.4 Обяснете целта на потвърждаването на информацията, която трябва да се съхранява и извлича
- 1.5 Опишете начини за проверка на информацията за точност
- 1.6 Обяснете целта на проверката на информацията за точност
- 1.7 Обяснете целта на предоставянето на информация в съгласуван формат и срокове
- 1.8 Опишете видовете информация, които могат да бъдат изтрити
- Опишете проблемите, които могат да възникнат при информационните системи и как да се справите с тях, когато е необходимо
- Успех с вашите проучвания
- Въпроси и отговори
Научете за целта и процедурите, свързани със съхранението и извличането на информация в бизнес администрацията.
Снимка от Саймън Абрамс на Unsplash
Тази статия е за кандидати, работещи за тяхната NVQ Ниво 2 или 3 Диплома по бизнес и администрация. Това е единица от ниво 2 с общо 3 кредита. Това устройство се занимава със съхранението и извличането на информация за бизнес или организация, следвайки изискванията за сигурност и поверителност. Обхващам първата част от резултата от обучението, която ще помогне на човек да разбере процесите и процедурите за съхранение и извличане на информация.
Ще обсъдим накратко:
- Целта на съхранението и извличането на необходимата информация.
- Различни видове информационни системи и техните характеристики.
- Целта на правните и организационни изисквания за сигурност и поверителност на информацията.
- Целта на потвърждаването на информацията, която трябва да се съхранява и извлича.
- Начини за проверка на информацията за точност и защо.
- Как да предоставите информация в уговорен формат и времеви мащаб.
- Видовете информация, които могат да бъдат изтрити.
- Проблеми, които могат да възникнат при информационните системи и как да се справим с тях.
Тази статия е ресурс за тези, които работят за своите NVQ Ниво 2 или 3 дипломи за бизнес и администрация.
pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/
Какво е информация?
Информацията може да се определи като факти, предоставени от някого или научени за някого или нещо или факти, събрани чрез изследвания или други средства. Може да се определи и като съобщение, което се предава по някакъв начин. Информацията може да се записва и предава и е много важна, защото помага за резултатите и решенията. Тя трябва да бъде точна и своевременно подготвена. То трябва да бъде конкретно и да се придържа към необходимостта или целта (да бъде уместно), да има смисъл и смисъл, което ще помогне да се постигне разбиране.
Информацията може да бъде физическа или електронна и трябва да се управлява ефективно. Управлението на информацията е отговорност на организацията, когато тя се събира, управлява, съхранява, споделя, съхранява, извлича и доставя.
1.1 Обяснете целта на съхранението и извличането на необходимата информация
Съхранението на информация е процес, при който информацията се депозира или съхранява в склад (шкафове, твърд диск, памет и т.н.), а извличането на информация е процесът на получаване на съхранените информационни ресурси, съответстващи на нуждите.
Основната цел на съхраняването на всякаква информация е за лесно извличане в бъдеще, когато е необходимо. Това също е част от бизнес практиката на компанията. Съхраняването на документи трябва да се извършва по подходяща процедура, за да бъде по-лесно да се намери. В зависимост от вида на информацията, информацията може да се съхранява в огнеупорни шкафове за хартиени копия или твърди дискове или други електронни устройства за съхранение на меки копия.
В зависимост от естеството на компанията или организацията или бизнеса ще трябва да се съхраняват различни видове информация. Това могат да бъдат тайни, свързани с компанията, силно поверителни файлове, свързани с компанията или служители или клиенти / клиенти. Така че файловете трябва да се съхраняват при спазване на всички процедури за поверителност и да се защитават съгласно закона за защита на данните, тъй като това са информация, необходима за осигуряване на качествена услуга, а също и за безпроблемното функциониране на компанията.
Целта на извличането на информация е да се осигури качествена услуга за правилния човек в точното време, с цялата необходима информация в ръка. Само ако данните се съхраняват по процедурен начин, те могат лесно да бъдат извлечени. Информацията може да бъде извлечена за маркетингови цели, за комуникация, за целите на мониторинга, за проучвания и други изследвания, които дадена организация или бизнес може да проведе. Информацията също ще бъде извличана в ситуации, когато може да се наложи да се споделя информация с партньорски компании и с полицията или вътрешните приходи.
Съхранението и извличането на данни играе основна роля за подобряване на работата на компанията и това може да се случи както офлайн, така и онлайн и в различни формати.
1.2 Опишете различни информационни системи и техните основни характеристики
Информационните системи представляват събиране на хардуерна и софтуерна мрежа, данни и процедури, които хората и организациите използват за съхранение и извличане на информация. Той се грижи за събиране на данни, създаване на данни, обработка на данни, разпространение на данни и извличане на данни. Помага за подобряване на ефективността и ефективността на организацията.
По-ранната информационна система имаше само три типа.
- Система за обработка на транзакции: Тази система отговаря за обработката на ежедневни бизнес транзакции. Видовете транзакции варират при различните организации. Помага за поддържане, добавяне, промяна и премахване на данни. Някои примери са поставяне на поръчки, фактуриране, проверка на депозити, системи за изплащане на заплати, системи за резервации, контрол на запасите и т.н.
- Информационна система за управление: Тази система помага при изпълнението на задачите, необходими за решаване на проблеми и вземане на решения. Това са системи на ниво управление и помагат за безпроблемното функциониране на организацията. Той помага при генерирането на отчети, необходими за изпълнение и мониторинг на нивата на производителност и нивата на ефективност, данни за счетоводство и други транзакции. Някои примери са системи за управление на продажбите, бюджетиране, персонал, контрол на запасите и т.н. Тази информация трябва да бъде много точна и подходяща.
- Системи за подкрепа на решения: Тази система помага при вземането на дългосрочни решения и се използва за подпомагане на мениджърите. Тази система използва вътрешни и външни ресурси и се използва за анализ на съществуваща информация и проектиране на ефектите. Те помагат за обобщени отчети, прогнози, графики и др. Някои примери са логистични системи, модели на разпространени листове и т.н.
Наскоро бяха добавени няколко други информационни системи и те са
- Изпълнителна информационна система: Тази система помага за информационния поток, отчитане и анализ на данни за организацията. Използва се от ръководители и висши мениджъри, за да предскаже бъдещето на компанията и тази система представя данни както от външни, така и от вътрешни ресурси. Помага за обобщени отчети и прогнози.
- Хранилище за данни: Тази система помага за съхранение на информация по електронен път, а също така помага за анализ, извличане, споделяне и управление на данни.
- Автоматизация на офиса: Тази система е компютърна информационна система и помага да се създава, модифицира и събира информация в цифров формат. Те са разработени за повишаване на ефективността на офис служителите, административните асистенти, мениджърите, професионалистите, секретарите и всеки, който използва компютър за съхранение и извличане на информация и данни.
1.3 Обяснете целта на законовите и организационни изисквания за сигурността и поверителността на информацията
Всяка информация, съхранявана в организация, трябва да следва процедурите за сигурност и поверителност. Информационната сигурност и поверителността е процесът, при който данните се пазят от неоторизиран достъп, разкриване, унищожаване, използване или модификация. Прилага се както за физически, така и за електронни данни. Всички организации съхраняват голямо количество поверителна информация за своите служители, клиенти, статут на компанията, продукти, проучвания, финанси и др. Така че, докато боравите с тази информация, трябва да се внимава да се следват процедурите за сигурност и поверителност, защото ако информацията попадне в грешни ръце може да доведе до сериозни негативни последици. Това също ще повлияе на етиката и работата на организацията и ще доведе до предприемане на правни действия.
Също така, докато предавате информация на други организации или лица, трябва да се спазват процедурите за поверителност и защита на данните. Поверителна информация, като дата на раждане, данни за кредитни и дебитни карти, религия, етническа принадлежност, финансово състояние и т.н., може да се предава само на хора, които имат правомощия или за които собственикът е дал съгласие, а също така трябва да спазва законите за поверителност и регламенти.
Важно е да се уверите, че запазените данни са точни и актуални.
Public Domain, чрез Pixabay
1.4 Обяснете целта на потвърждаването на информацията, която трябва да се съхранява и извлича
Организации, фирми и компании съхраняват голямо количество информация, но съхраняването на грешна информация няма полза. Така че, преди да съхранявате информация, трябва да бъдете внимателни на етапа, когато данните се събират или събират. Трябва да се внимава да се гарантира, че данните са верни и актуални. Това се отнася и за извличане на данни. Както беше обсъдено по-рано, извличането на данни е с определена цел и няма нужда от извличане на данни, които са остарели. Така че системите трябва да се поддържат актуализирани през цялото време, като периодично се проверява за остарели записи за определен период от време.
По този начин целта на потвърждаването на информацията, която трябва да се съхранява или извлича, е да се избегне неточна информация, да се избегне грешна информация, да се предотвратят грешки и също така да се избегнат ненужни разходи и проблеми, които могат да възникнат в резултат на грешна информация. Грешната информация може да доведе до сериозни резултати. Например остарял адрес на клиент може да доведе до изпращане на съобщения до клиента в ръцете на грешен или опасен човек, което може да има катастрофални последици за компанията и клиента
1.5 Опишете начини за проверка на информацията за точност
Информацията винаги трябва да се проверява за точност, защото неточната информация може да доведе до сериозни резултати. Информацията може да има отношение към всичко по отношение на дадена организация. Що се отнася до клиентите, това може да бъде техният адрес, телефонен номер или неизплатени плащания, когато става въпрос за служители, това могат да бъдат техните оценки, заплати, отново техният адрес и телефонни номера, а за бизнеса това могат да бъдат финансите на бизнеса, печалби, данни за служители и клиенти и различна друга информация.
Могат да се задават сигнали за информация за клиенти и служители, за да се гарантира, че те се свързват, за да поддържат системата актуализирана. Използването на добър софтуер за целите на базата данни ще ви помогне да поддържате информацията точно. Външните и вътрешните одити са друг начин за актуализиране на информацията.
1.6 Обяснете целта на проверката на информацията за точност
Всички фирми и организации трябва да проверят дали информацията, която са съхранявали, е точна. Например парите, които влизат и излизат, трябва да бъдат правилно записани, в противен случай ще изглежда така, сякаш компанията не е реализирала голяма печалба и това може да повлияе на цените на акциите на компанията, да засегне служителите, тъй като компанията може да не е в състояние ще плащат на служителите и ще трябва да намалят персонала, заемодателите няма да се съгласят да отпускат пари и т.н.
Неправилната информация може да има сериозни отрицателни ефекти и да повлияе на финансовото състояние и ценностите на компанията. Точността на информацията ще помогне на ръководителите да планират бъдещето и да поставят цели. Те също така ще могат да планират предварително недостатъците.
1.7 Обяснете целта на предоставянето на информация в съгласуван формат и срокове
Информацията при поискване трябва да бъде в договорения формат и трябва да бъде представена или предоставена в уговорените срокове. Всяка организация ще има стандартен бизнес формат за всички документи, с които се занимава. Също така, когато се работи с други компании, ще има договорени формати, за които трябва да бъде представена информация. Ако информацията не е предоставена в договорения формат, ще е необходимо преформатиране, което ще използва допълнително време и ще доведе до лоша репутация на организацията.
Много подобно на това, информацията, ако не е предоставена в правилния формат, може да отнеме време за преформатиране, като по този начин пречи на бизнеса да спазва сроковете. Ако информацията не е предоставена в уговорените срокове и пристигне след крайния срок, няма да се използва информацията след това, тъй като времето вече е изтекло или няма да има време за тълкуване на информацията, ако е била необходима за това. Това няма да помогне за гладкото протичане на организацията. Така че като част от политиките и процедурите на организациите, информацията трябва да бъде предоставена навреме в договорения формат.
1.8 Опишете видовете информация, които могат да бъдат изтрити
Една компания може да продължи да събира / събира информация, докато бизнесът върви. Например, ако дадена компания има записи на клиенти или клиенти, през цялото време ще идват нови клиенти и базата данни ще има все повече и повече информация с нарастването на компанията и в крайна сметка ще има стари, неизползвани данни, неподходящи данни, навън -датирани данни и т.н., които ще заемат само нежелано място за съхранение. Всяка компания ще има политика, която указва колко дълго трябва да се съхраняват данните в тяхната база данни или колко дълго трябва да се съхраняват физически файлове в офисните шкафове. След това време нежеланата информация може да бъде изтрита и нежеланите физически файлове могат да бъдат унищожени, следвайки процедурите за сигурност и поверителност. Изтриването (електронни файлове) и раздробяването (физически файлове) са процесите, използвани за изтриване на информация.Трябва да има периодичен преглед на записаната информация и да има автоматизирани системи, които да означават записите за преглед и след това да се изтриват, когато е уместно.
Когато данните се споделят между компании или организации партньори, трябва да се направят споразумения за това колко дълго данните ще се съхраняват в тяхната база данни и след това се изтриват след този период от време. Цялата остаряла и неточна информация трябва да бъде сигурно изтрита, за да се избегнат грешки и вредни ефекти.
Опишете проблемите, които могат да възникнат при информационните системи и как да се справите с тях, когато е необходимо
Информационните системи са важните активи за организацията. Има много проблеми, които могат да създадат проблеми с информационните системи. Електронната информация може да бъде атакувана от вируси или от хакери. Информацията за физическия файл може да бъде повредена поради пожар или наводнение. Поверителността може да бъде нарушена от хора, които нямат правомощия за достъп до информация. Липсата на комуникация също може да доведе до злоупотреба или грешно съхранение на информация.
Компютърният вирус може да зарази програми и цялата информация в компютъра или мрежата. За да се предотвратят вирусни атаки и от хакери, трябва да се използва подходящ защитен (антивирусен) софтуер и защитни стени, а системите трябва да бъдат постоянно наблюдавани. Обменът на информация трябва да се избягва възможно най-много по интернет и ако е необходимо, трябва да се спазват защитени имейли и процедури за комуникация. Имейлите от неизвестни, подозрителни или ненадеждни източници трябва да бъдат изтрити. Прикачени имейл файлове, които са подозрителни, никога не трябва да се отварят. Трябва да се внимава, докато изтегляте файлове от интернет, изтегляйте само от надеждни източници. Поддържайте актуализиран антивирусен софтуер, така че да разпознава и да се справя с нови вируси.
Информацията също трябва да бъде защитена с парола, така че грешни / неавторитетни хора да нямат достъп до тази информация. В случаите, когато трябва да се копират данни на външни преносими устройства, най-добре е да се криптират данните. Трябва да се внимава да не се споделя информация с хора, които нямат правомощия за достъп до информация. Винаги е най-добре да имате резервно копие на всички данни, така че в случай на проблеми със системите компанията ще има резервно копие, с което да работи и да не губи цялата ценна информация. В случай на физическа информация, най-добре е да ги съхранявате в огнеупорни шкафове и на безопасни места, които са по-малко податливи на природни бедствия.
Информацията трябва да бъде защитена от корупция и достъпът до нея трябва да бъде контролиран. Трябва да се внимава за защита на информацията срещу неразрешено извличане чрез въвеждане на оторизирани процедури за извличане.
Успех с вашите проучвания
Тази статия е написана с обща идея по отношение на съхранението и извличането на информация. Когато записвате заданието си, моля, подгответе отговорите, свързани с бизнеса или организацията, в която работите. Тази статия е изпратена тук, за да ви даде общ преглед на това, което ще се очаква от вас във вашите документи.
Успех и се надявам това да е полезно!
Въпроси и отговори
Въпрос: Как информацията се записва точно и съхранява сигурно в съответствие със системните изисквания?
Отговор: Моля, вижте този раздел в моята статия: 1.5 Опишете начини за проверка на информацията за точност.
Въпрос: Как бих обяснил как информацията се записва точно и се съхранява сигурно, в съответствие със системните изисквания?
Отговор: На вашия въпрос е отговорено в точки 1.3 и 1.6. Моля, вижте по-долу:
"1.3 Обяснете целта на правните и организационни изисквания за сигурността и поверителността на информацията
Всяка информация, съхранявана в организация, трябва да следва процедурите за сигурност и поверителност. Информационната сигурност и поверителността е процесът, при който данните се пазят от неоторизиран достъп, разкриване, унищожаване, използване или модификация. Прилага се както за физически, така и за електронни данни. Всички организации съхраняват голямо количество поверителна информация за своите служители, клиенти, статут на компанията, продукти, проучвания, финанси и др. Докато обработвате тази информация, трябва да се внимава да се следват процедурите за сигурност и поверителност, защото ако информацията попадне в грешни ръце, това може да доведе до сериозни, негативни последици. Това също ще повлияе на етиката и управлението на организацията и ще доведе до правни действия.
Докато предавате информация на други организации или лица, трябва да се спазват процедурите за поверителност и защита на данните. Поверителна информация, като дата на раждане, данни за кредитни и дебитни карти, религия, етническа принадлежност, финансово състояние и др., Може да се предава само на хора, които имат правомощия или за които собственикът е дал съгласие, и тя също трябва да следва закони и разпоредби за поверителност. "
"1.6 Обяснете целта на проверката на информацията за точност
Всички фирми и организации трябва да проверят дали информацията, която са съхранявали, е точна. Например парите, които влизат и излизат, трябва да бъдат правилно записани, в противен случай ще изглежда така, сякаш компанията не е реализирала голяма печалба. Това може да повлияе на цените на акциите на компанията и служителите, тъй като компанията може да не е в състояние да плаща на служителите и ще трябва да намали персонала, а кредиторите няма да се съгласят да отпускат пари и т.н.
Неправилната информация може да има сериозни отрицателни ефекти и да повлияе на финансовото състояние и ценностите на компанията. Точността на информацията ще помогне на ръководителите да планират бъдещето и да поставят цели. Те също така ще могат да планират предварително недостатъците. "
Въпрос: Защо една компания трябва да обвърже графика си за разработка на системата с времевия мащаб на необходимата им информация?
Отговор: Без график за разработка, свързан с времевия мащаб, компанията няма да може да направи план или да има представа как ще завърши проекта. Без значение какъв е размерът или обхватът на проекта, графикът винаги е ключова част от управлението на проекта. Това казва на компанията и екипа кога трябва да се извърши всяка дейност, какво вече е завършено и последователността, в която нещата трябва да бъдат завършени. По този начин визията, която компанията има за проекта, се трансформира в план, базиран на времето.