Съдържание:
- Въведение в това звено
- 1.1 Идентифицирайте различни източници на информация за продукти и услуги за дадена организация.
- 1.2 Обяснете как да използвате различни източници на информация за продукти и услуги.
- 1.3 Опишете как да напишете спецификация за продукт или услуга.
- 1.4 Определете източници на продукти и услуги, които отговарят на очакванията за качество на организацията.
- 1.5 Обяснете целта на избора на продукти и услуги, които отговарят на изискванията за качество на дадена организация.
- 1.6 Опишете как да договаряте най-доброто съотношение цена-качество.
- 1.7 Обяснете целта за развитие и поддържане на добри взаимоотношения с доставчиците и начините за това.
- 1.8 Опишете веригата на доставки и как тя работи.
- 2.1 Опишете процедурите за поръчка и доставка на продукти и услуги за дадена организация.
- 2.2 Опишете нуждите и приоритетите за поръчка и доставка на продукти и услуги за дадена организация.
- 2.3 Обяснете целта на организационните политики за приемане на подаръци и гостоприемство.
- 3.1 Обяснете целта на мониторинга и оценката на процедурите за поръчка и доставка на продукти и услуги и начините за това.
- 3.2 Опишете действия, които могат да бъдат предприети за подобряване на ефективността при поръчките и доставките на продукти и услуги.
- 3.3 Опишете начини за получаване на по-добро съотношение цена-качество на предлаганите продукти и услуги.
- Защо е важно да изберете продукти и услуги, които представляват най-доброто съотношение цена-качество?
Спечелването на диплома от ниво 3 по бизнес и администрация изисква задълбочени познания за поръчване на продукти и услуги.
Въведение в това звено
Тази единица е незадължителна единица от ниво B от група B с 5 кредита, доста дълга единица. След завършване на тази единица, кандидатът ще може да идентифицира и използва различни продукти и услуги, да напише спецификации за продукти и услуги и да се увери, че продуктите и услугите отговарят на очакванията и стандартите на организацията или компанията.
Кандидатът трябва да може да обясни причината, поради която се избират продукти с добро качество, но с най-добро съотношение цена-качество. Те също така трябва да могат да обяснят как да договорят най-доброто съотношение цена-качество. Кандидатът трябва да знае как и защо да поддържа добри взаимоотношения с доставчиците и доставчиците на услуги, а също така да знае и да разбере какво представлява веригата на доставки и как работи.
В допълнение към тази статия има лично изявление, което обхваща по-голямата част от звеното!
1.1 Идентифицирайте различни източници на информация за продукти и услуги за дадена организация.
Компаниите винаги търсят информация за продуктите, които използват в различни източници и доставчици, за да могат да вземат добро решение относно това, което им е необходимо, за да направи бизнеса им ефективен. Те преглеждат разходите за продукти с различни компании; те разглеждат цената на отделните услуги и намират най-доброто съвпадение, т.е. продукта, който най-добре отговаря на тяхната организация по отношение на разходите и качеството. Информация за тях може да бъде събрана чрез каталози, уебсайтове, вестници, листовки или чрез звънене и посещение на компании.
1.2 Обяснете как да използвате различни източници на информация за продукти и услуги.
Информация за продукти и услуги е достъпна онлайн или в брошури, или може да бъде получена директно от компанията. Човек трябва да използва тази информация, за да идентифицира услугата или продукта, които най-добре отговарят на нуждите на компанията и служителите. Различните източници също помагат да се сравняват различни продукти и услуги, за да се избере правилния. Можем да поискаме от тях да ни изпратят мостри и каталози, за да разгледаме разходите и качеството. Също така за покупки на едро можем да поискаме оферти и да изберем най-добрата.
1.3 Опишете как да напишете спецификация за продукт или услуга.
Спецификацията е описание на артикулите, които искате да купите, и това, което доставчикът трябва да цитира и предостави.
Когато пишете спецификация за продукт:
- Насоките трябва да бъдат ясни и кратки.
- Той трябва да включва разходите, количеството и да уточни дали е за доставка или събиране.
- Също така трябва да включва ръководства или бележки за здравето и безопасността.
- Уверете се, че разбирате какво се изисква.
- Проучете внимателно пазара, като говорите с различни доставчици относно разходите и времевите мащаби
- Идентифицирайте възможните рискове, свързани с набавянето на продукти
- Имайте ясно разбиране за стоките и услугите от всеки доставчик
1.4 Определете източници на продукти и услуги, които отговарят на очакванията за качество на организацията.
Когато избирате продукти и услуги за организация, уверете се, че получавате оферти от различни доставчици на услуги и компании, така че да можете да сравните различните услуги и да изберете тази, която е рентабилна. Второто нещо, което трябва да имате предвид, е качеството. Сравнете различните услуги и посетете компаниите, за да видите какви услуги предоставят и да станете свидетели на качеството на услугите, преди да изберете какво да купите. Качеството означава много за една организация.
След като горното приключи, сравнете, за да изберете най-добрата услуга, която е едновременно рентабилна и с добро качество, и ги закупете.
1.5 Обяснете целта на избора на продукти и услуги, които отговарят на изискванията за качество на дадена организация.
Всяка организация мисли добре преди да закупи продукти. Те купуват само неща, които се изискват. За да имат успех в бизнеса си, те трябва да купуват продукти или услуги с ясно разбиране какви са изискванията на техните клиенти. Само ако организацията подбере продукти и услуги, които отговарят на очакванията за качество, те ще могат да предоставят най-доброто обслужване на своите клиенти.
Също така е от съществено значение за предимствата на служителите, работещи за организацията. За да бъде една организация успешна и ефективна, качеството трябва да се разпространи сред всички хора, отдели, дейности и функции.
1.6 Опишете как да договаряте най-доброто съотношение цена-качество.
Договарянето на най-доброто съотношение цена-качество е важно, за да останете на върха на бюджета си и да спестите от разходи. Преди да преговаряте, съберете колкото се може повече информация за продуктите или услугите, които искате да закупите и след това се уверете, че услугата или продуктът са качествени и полезни за организацията. Проверете един и същ продукт с различни компании; можете да направите това, като изследвате онлайн, проверявате брошури, звъните на компании или ги посещавате лично.
След като сте решили, потърсете искана цена и останете твърди на нея. Трябва да сте готови да си тръгнете, ако доставчикът не се съгласи. Те могат да се върнат при вас за преговори или друга компания може да ви осигури конкурентни цени.
1.7 Обяснете целта за развитие и поддържане на добри взаимоотношения с доставчиците и начините за това.
Поддържането на добри отношения с доставчиците е добра бизнес практика. Това е от полза както за организацията, която сте вие, така и за доставчика. Доставчиците могат да ви предоставят оферти и да бъдат гъвкави в правенето на бизнес, ако отношенията ви с тях са добри. Винаги се уверявайте, че уреждате всички сметки навреме, бъдете внимателни към търговските представители, правите поръчки доста по-рано, като давате достатъчно време на доставчика да ви го достави навреме, вместо да го правите в последния момент и накрая бъдете много предпазливи за повредени или липсващи стоки. Трябва да се справя внимателно.
1.8 Опишете веригата на доставки и как тя работи.
Според Wikipedia и други определения в мрежата,
Във веригата на доставки се извършват различни дейности, като трансформация на продукт от природен ресурс или суровини в краен или завършен продукт, който ще бъде доставен на клиента или клиента. Веригата на доставки се състои от всички участващи страни като производствен екип, компанията, доставчика, организацията, на която е доставена, и клиентите, които я закупуват. Това са основно производителите, доставчиците или търговците на едро, търговците на дребно и потребителите.
Накратко, верига на доставки пренася продукт от доставчик до потребител и всеки индивид, участващ във веригата, допринася за веригата на доставки.
2.1 Опишете процедурите за поръчка и доставка на продукти и услуги за дадена организация.
Поръчването и доставката на продукти и услуги за дадена организация е много важна задача, тъй като включва грижа за клиентите. Продуктите могат да включват основни неща като офис консумативи като печатни материали, стационарни материали, ИТ оборудване и т.н., които могат да струват много пари. Услугите могат да включват всяка услуга, взета от друга организация или доставчик. Например нашата организация приема услуги от NHS и домовете за грижи.
Когато поръчва услуги и продукти, отговорното лице трябва да поръча достатъчно количество, така че те да не свършат на склад и да повлияят на функционирането на организацията. Например, ако свършим пликове, печатни материали и т.н., това може да повлияе на организацията по различни начини.
При поръчка на продукти трябва да се спазват следните процедури:
- Когато поръчвате офис консумативи, посочете ясните и точни подробности за продуктите, включително кода на продукта, където е възможно.
- Размерът, цветът и всякакви други подробности трябва да бъдат посочени
- Уверете се, че сте получили формуляра за поръчка, упълномощен от офис мениджъра
- Поръчката може да се направи чрез формуляр за поръчка или чрез каталози в системата, а в нашия офис това се прави на SRM.
- Когато стационарната поръчка за доставка е доставена, тя трябва да бъде щателно проверена по отделни елементи, за да се гарантира, че всички заявени доставки в заявката за поръчка са били доставени правилно и в правилното поръчано количество.
- Поръчката за заявка се подписва от лицето, което проверява доставките, за да покаже, че доставената поръчка е съгласна.
- Всеки артикул, за който така или иначе е установено, че не е правилен или повреден, трябва да бъде върнат възможно най-скоро и заменен от доставчика, за да се избегнат ненужни забавяния.
2.2 Опишете нуждите и приоритетите за поръчка и доставка на продукти и услуги за дадена организация.
Когато поръчвате продукти и услуги за организация, проверете дали те наистина са от съществено значение за организацията и как тя ще спомогне за безпроблемното функциониране на организацията, какви са плюсовете и минусите, на кого са необходими и какви ще бъдат другите предимства на използването на тези продукти и услуги. Също така дайте приоритет на продуктите според техните нужди и поръчайте само най-важните, тъй като поръчването на всичко поискано може да доведе до проблем по-късно през финансовата година в бюджета.
2.3 Обяснете целта на организационните политики за приемане на подаръци и гостоприемство.
За организацията е важно да има писмена политика, която да регулира отношенията между компанията, нейния персонал и външната среда. Всяка организация има политика относно приемането на подаръци. В нашата компания приемането на подаръци или гостоприемство без разрешение или разкриване не е приемливо . Това изяснява стандартите за организацията и казва на служителите какво се очаква от тях и защитава компанията или организацията. Приемането на подаръци може да породи подозрение за неправилно поведение.
Според Политиката за подаръци и гостоприемство,
3.1 Обяснете целта на мониторинга и оценката на процедурите за поръчка и доставка на продукти и услуги и начините за това.
Мониторингът и оценката на процедурите за възлагане на обществени поръчки е неразделна част от управлението на организацията. По време на процеса на възлагане на участие се ангажира високо ниво на внимание и концентрация. Всяка поръчка трябва да се следи и оценява, за да се избегне загуба за организацията.
Мониторинг: В този процес продуктите се преглеждат непрекъснато. Поръчките се наблюдават, за да се види дали са изпълнени до необходимото време и дали целта е изпълнена, което включва бюджет и други нужди. Чрез наблюдение човек може да предприеме необходимите действия, ако възникнат проблеми и да предотврати лоши практики.
Оценка: Товасе прави, за да се анализира напредъкът към вече установени цели и цели. Във всички организации продуктите и услугите трябва да се оценяват на месечна, тримесечна или годишна база в зависимост от техния капацитет или възможности. Помага да се следи дали целите и плановете са изпълнени, като по този начин се проправя път за бъдещи планове.
Те могат да бъдат изпълнени от
- Разработете контролен списък, за да видите дали процедурите за възлагане се спазват. Подгответе контролния списък с дискусия между членовете на екипа и членовете на организацията, както е свързано с всички, а не само с вас
- Ако има някакви притеснения, това може да бъде идентифицирано, като следвате диаграма или графика. Областите на риска могат да бъдат идентифицирани и решенията могат да се търсят от опитни хора.
- Трябва да проследявате и проследявате всяка поръчка през целия процес на възлагане.
- Също така винаги определяйте дали използваният метод за възлагане е подходящ за стоките или услугите, които се придобиват.
- Документирайте всички поръчки и транзакции.
3.2 Опишете действия, които могат да бъдат предприети за подобряване на ефективността при поръчките и доставките на продукти и услуги.
Ефективността при поръчване и доставка на продукти и услуги може да се подобри, като се направи следното:
- Поръчайте чрез системата, предоставена от компанията, за да избегнете всякакви проблеми.
- Изберете най-ефективната и качествена компания
- Винаги пазете списък с артикули, които трябва да поръчате, ако поръчката се извършва периодично, например веднъж месечно, така че да не пропускате нито един артикул.
- Ако не получите поръчка навреме, консултирайте се с доставчика, за да видите каква е причината.
- Уверете се, че сте избрали правилните артикули с правилни кодове и количество и винаги проверявайте дали поръчките над прагова граница са одобрени от мениджъра.
- След като поръчката бъде доставена, проверете фактурата и фактурата е получена и я изпратете до централния екип за плащания, така че доставчикът да бъде платен навреме.
3.3 Опишете начини за получаване на по-добро съотношение цена-качество на предлаганите продукти и услуги.
Всички обществени поръчки на стоки и услуги трябва да се основават на съотношението цена-качество. Съотношението цена-качество не е свързано с постигане на най-ниската първоначална цена, а в качеството и разходите за качествена услуга
По-добро съотношение цена-качество от поръчките може да се постигне по много начини:
- Получаване на повишено ниво или качество на услугата на същата цена.
- Избягване на излишни покупки, тъй като това губи пари.
- Гарантиране, че нуждите на потребителите са задоволени качествено.
- Винаги можете да работите заедно с други отдели и да правите поръчки на едро, тъй като може да има по-добри отстъпки при покупка на едро.
- Връзката между вас и доставчика трябва да бъде добра, за да има рентабилен бизнес.
Защо е важно да изберете продукти и услуги, които представляват най-доброто съотношение цена-качество?
Когато избирате продукти и услуги, е важно да изберете тези, които представляват най-доброто съотношение цена-качество по всяко време. Това е важно, защото:
- Той има точен баланс между цена и качество и тези услуги са най-надеждни.
- Най-доброто съотношение цена-качество оставя доволни както доставчика, така и клиента, тъй като балансът изключва разногласията.
- Помага за изграждане на взаимоотношения клиент-доставчик
- Тези продукти издържат по-дълго и спестяват от толкова много други малки разходи. Например, когато погледнете цената на един скъп продукт, той ще бъде много по-евтин в сравнение с общите разходи за живота на продукта, закупен първоначално по-евтино и след това е имал други малки разходи за него през целия си живот.
- Сроковете за доставка ще бъдат по-бързи, като по този начин ще се спестят загуби в бизнеса и неговите операции.
- Условията за плащане ще бъдат гъвкави и цените не се различават често.
- По този начин пестите от пари, без да жертвате качеството, но най-доброто съотношение цена-качество винаги не означава спестяване на пари. Например доставчик, който предоставя качествена услуга с бързи отговори на по-висока цена, все още може да бъде най-доброто съотношение цена-качество, тъй като сте получили качествени услуги за парите, които сте похарчили.