Съдържание:
- Въведение в това звено
- 1.1 Дайте примери за различни видове документи, които могат да бъдат изготвени за бизнес средата, и обяснете различни стилове, които могат да бъдат използвани.
- Визитки
- Факс документ
- Дневен ред
- Бележки
- Минути
- Електронни таблици
- Графики за анализ
- Информационни листове
- Писма
- Слайдшоута
- 1.2 Дайте примери и обяснете различни формати, използвани за текст.
- 1.3 Каква е целта и ползите от изготвянето на висококачествени и атрактивни документи?
- 2.1 Обяснете различните ресурси, необходими за изготвяне на висококачествени и атрактивни документи.
- За производство
- За качество
- 2.2 По какви начини можете да използвате различни ресурси за създаване на висококачествени и атрактивни документи?
- 2.3 Опишете различни видове технологии, достъпни за въвеждане, форматиране и редактиране на текст, както и основните им характеристики.
- Налична технология за въвеждане на текст
- Налична технология за форматиране и редактиране на текст
- 3.1 Какви са ползите от договарянето на целта, съдържанието, стила и сроковете за представяне на документи?
- 3.2 Опишете начини за организиране на съдържание, необходимо за документи.
- 3.3 Опишете начините за интегриране и излагане на текст и нетекст.
- 3.4 Как бихте проверили попълнените документи за точност, като правопис и граматика, пунктуация, коректност? Защо бихте направили това?
- 3.5 Обяснете защо бихте съхранявали документи безопасно и сигурно. Дайте примери как бихте направили това.
- 3.6 Каква е целта на поверителността и защитата на данните при изготвяне на документи?
- 3.7 Каква е целта и ползите от спазването на сроковете?
Прегледайте политиките и процедурите, свързани със създаването на висококачествени бизнес документи.
Снимка от Sharon McCutcheon на Unsplash
Въведение в това звено
Това е незадължителна единица от група Б на ниво 3 с 4 кредита. Кандидатите ще имат задълбочени знания и практически умения, свързани с целта на изготвяне на висококачествени документи. Те ще трябва да знаят какви ресурси има в организацията / компанията и как да ги използват, да спазват всички политики и процедури за изготвяне на документи, да използват ефективно ресурсите и да спазват спецификациите.
1.1 Дайте примери за различни видове документи, които могат да бъдат изготвени за бизнес средата, и обяснете различни стилове, които могат да бъдат използвани.
Има много различни видове документи, които могат да бъдат изготвени в бизнес среда. Те включват: документи за факс, визитни картички, бележки, дневен ред, минути, електронни таблици, графики за анализ, информационни листове, писма, слайдшоута и много други. Всички те имат различни цели и употреба;
Визитки
Те се използват за предоставяне на информация за клиента как да се свърже с компанията. Това могат да бъдат малки карти.
Факс документ
Друг вид документ, използван в бизнеса, е Факс документ; Те са много полезни в бизнеса и са най-бързите начини за предаване на документи. Те са в хартиен формат, или цветни, или черно-бели.
Дневен ред
Програмите ви казват какво ще се случи. Те помагат на хората да се организират, за да знаят точно какво трябва да правят и какво ще се случи. Те са в хартиен формат, когато се водят на срещи, и могат да се разпространяват по електронен път.
Бележки
Бележките се използват за неформална комуникация с организация и могат да бъдат или на хартиен, или в електронен формат.
Минути
Те съдържат подробности за това, което се е случило на среща. Те могат да бъдат отпечатани на хартия за срещи и могат да бъдат разпространявани по електронен път.
Електронни таблици
Те могат да се използват за различни цели, от статистически до аналитични. Те са в електронен формат, могат да се управляват в една и съща книга или като различни листове според нуждите.
Графики за анализ
Това могат да бъдат графики или диаграми, които помагат за наблюдение на статистическите данни за ефективността. Те също са в електронен формат и могат да бъдат отпечатани на хартия, когато е необходимо.
Информационни листове
Тези листове могат да бъдат във формат word или Excel. Те могат да се използват за съпоставяне на определени данни, които да бъдат съобщени в рамките на или извън организациите, или също така за наблюдение на статистически данни и резултати.
Писма
Това са документи, използвани за различни видове комуникации във всички отдели за различни цели. Има различни видове писма, официални, неформални, служебни и т.н.
Слайдшоута
Това са документи на PowerPoint и се използват за демонстрационни цели на срещи. Те са в електронен формат и могат да бъдат отпечатани, ако е необходимо.
1.2 Дайте примери и обяснете различни формати, използвани за текст.
Когато записвате документ, можете да зададете името на файла и къде искате да съхранявате файла на вашия компютър.
Можете да промените и формата на файла. При промяна на формата се променя дизайнът, оформлението или шрифтовете. Това е напълно различен формат, докато съдържанието остава същото.
Всеки текстов процесор има свой собствен формат за съхранение. Много текстови файлове използват обикновен текст (.txt), Rich Text Format (.rtf), както и Microsoft Word (.doc) и сега.docx. Но има съоръжения за импортиране и експортиране във формат Word .
RTF файловете могат да се четат от всеки пакет за обработка на текст и техният размер е по-малък.
PDF е друг преносим файлов формат, който не може да се редактира. Има обаче няколко редактируеми, които позволяват определени полета, които имат текстови полета, които позволяват въвеждане на данни. PDF файловете могат да бъдат преобразувани в word и форматирани и след това да бъдат преобразувани обратно в PDF, ако е необходимо. Но PDF файловете винаги се използват за готови документи, които не изискват допълнително редактиране. Ако изпращате документи на други, които не изискват или не трябва да се редактират, най-добре е да ги изпратите като PDF.
1.3 Каква е целта и ползите от изготвянето на висококачествени и атрактивни документи?
Документите, които изготвяте за вашата организация, са образ или представяне на вашата организация. Така автоматично създава впечатление у читателя за стандартите на организацията и за това как оценява своите клиенти. Документът с добро качество също изглежда добре в очите на читателя и е лесен за проследяване и четене.
Документите с добро качество привличат клиенти и доставчици, като по този начин увеличават печалбата за организацията. Той помага за подобряването на различни области и увеличава креативността в това, което правите, което от своя страна ще привлече клиенти. Изрядно изготвен документ ще съдържа поетапно обяснение или план или статистика за това, което се иска, и ще помогне да се идентифицират, управляват и наблюдават рисковете. Това от своя страна ще помогне на организацията да се грижи и да бъде отговорна за своите клиенти.
Също така качеството на вашите документи е отражение на вас.
2.1 Обяснете различните ресурси, необходими за изготвяне на висококачествени и атрактивни документи.
Ресурсите, които може да са ви необходими за създаване на висококачествен и атрактивен документ, са
За производство
1. Висококачествен фотокопир и потребител на фотокопирни машини, така че да получите чист и ясен печат
2. Висококачествен принтер за качествени разпечатки
3. Скенер, така че да можете да сканирате документи в оригиналната им форма.
4. Компютър за обработка и експлоатация на всички горепосочени машини
5. Висококачествен софтуер, т.е. Microsoft Word за текстообработка
6. Способен или квалифициран машинописец да изготви документа, така че документът да е подготвен в необходимия формат и оформление
7. Вероятно корица или подвързия за този изряден и завършен вид
За качество
1. Снимки, за да изглеждат документите привлекателни и по-приятелски настроени
2. Четлив шрифт, за да може всеки да чете без затруднения
3. Приличен размер на шрифта, така че да бъде четим от всички
4. Просто оформление за изчистен и приятен външен вид.
2.2 По какви начини можете да използвате различни ресурси за създаване на висококачествени и атрактивни документи?
Чрез използване на висококачествени хартии, качествени лазерни струйни принтери и добър софтуер за редактиране може да се получи висококачествен и атрактивен документ.
2.3 Опишете различни видове технологии, достъпни за въвеждане, форматиране и редактиране на текст, както и основните им характеристики.
Различните технологии за въвеждане, форматиране и редактиране на текст са:
- Компютър с монитор, клавиатура и мишка или лаптоп
- Принтер, скенер
- Софтуер за текстообработка
Нормален или стандартен начин за въвеждане на текст в компютър (или навремето е бил пишеща машина) е чрез клавиатура. Това може да бъде безжична или жична клавиатура или тъчпад в зависимост от устройството, което използвате. В клавиатурата потребителят натиска конкретния клавиш за всеки символ, който се нуждае от въвеждане, и това се прехвърля към софтуера за текстообработка, който е наличен, инсталиран или се използва на устройството. Обикновено това е приложението за думи на Microsoft, което обикновено се използва за текстообработка в повечето организации.
Друга форма за въвеждане на текст е чрез скенер. Скенерът може да сканира като JPEG или PDF, в зависимост от нуждите. Също така сканираните документи могат да бъдат конвертирани в word и направени промени, в някои случаи. Наличен е софтуер за постигане на това.
Налична технология за въвеждане на текст
Клавиатурата (и мишката) са за ръчно въвеждане на текст. Може да бъде бавен и / или склонен към грешки в зависимост от уменията на оператора на клавиатурата. Те са универсално достъпни и обикновено се доставят с компютър.
Документите се сканират с помощта на скенер и след това могат да бъдат конвертирани в текст с помощта на софтуер за оптично разпознаване на символи. Точността на преобразуването зависи от качеството на системата. Оригиналният документ трябва да бъде много ясен и с подходящ шрифт. Не всички системи могат да се справят с графики в оригинал.
Налична технология за форматиране и редактиране на текст
Най-простият наличен текстов редактор е бележникът. Може да се използва само за основно редактиране. не можете да изберете твърде много модни шрифтове или формати или да вмъкнете символи. Това основно се използва за редактиране и корекция и не заема твърде много място в паметта, тъй като размерът му е твърде малък в сравнение с други текстови процесори.
Когато трябва да изберете модни стилове и оформления, най-добрият текстообработващ инструмент за използване ще бъде Microsoft Word. Той има разнообразие от вградени функции, които позволяват по-високи нива на редактиране, корекция и подобряване на текста. Има безброй възможности за избор на шрифтове, оформления, шаблони, функции, цветове и т.н. Поради тези предимства размерът на файла е сравнително голям в сравнение с бележника или панела с думи, тъй като всички тези подробности за форматирането се запазват заедно с символите.
За сортиране на текст и други данни се използва друг софтуер (електронна таблица, приложения за бази данни). Те се използват и за статистически и аналитични цели.
3.1 Какви са ползите от договарянето на целта, съдържанието, стила и сроковете за представяне на документи?
Всички документи
- са написани на определена аудитория;
- имат последователно съобщение
- трябва да има информация в документа, която е лесна за достъп, ясна, точна и четлива;
- Всъщност достигнете до желаната аудитория.
- Трябва да достигне до желаната аудитория навреме
Когато пишете документи или подготвяте документи, винаги трябва да има цел. Също така трябва да има определено оформление или стил на документа в зависимост от целта, ще има и крайни срокове за документа. Така че всички тези аспекти трябва да бъдат взети под внимание и съгласувани с вашия мениджър или организацията или екипа, в зависимост от това каква е политиката и процедурата. Това ще реши дали документът ще бъде точно копие на това, което се изисква за организацията, и ще ви помогне да създадете такъв без грешки и такъв, който е в съответствие с изискванията на аудиторията, до която достигате. Така че, като планирате всичко това много напред, завършвате подготовката на документа навреме с минимална загуба на време и грешки.
3.2 Опишете начини за организиране на съдържание, необходимо за документи.
Преди да започнете работа по документ, трябва да разберете
- Как трябва да бъде представен документът
- Информацията, която трябва да бъде включена.
- За кого е предназначен документът
- Колко дълго може да бъде документът
- Цел на документа
- Какви формати ще са необходими
- Изгответе груба чернова
- Изберете правилния език (официален / неформален)
Цялата информация, необходима за изготвяне на документа, трябва да се съхранява безопасно с ясни имена на файлове, списък или база данни с ресурси. Начинът на представяне и организиране на готовия документ ще зависи от това за какво ще се използва документът, формата и съдържанието. Така че това трябва да се съгласува с оригинатора и да се актуализира редовно, за да се гарантира, че крайният продукт отговаря на целта. Подзаглавията са полезни, така че дадена информация може лесно да се намери.
3.3 Опишете начините за интегриране и излагане на текст и нетекст.
Текстът и нетекстът могат лесно да се интегрират с Microsoft Office Word. Microsoft office word ви позволява да вмъквате снимки, графики, графики и да увивате текст наоколо и ви помага да заобиколите различните му функции, за да получите този последователен формат. Има разнообразие от различни функции, които също могат да се използват. Също така има различни други офис приложения, които помагат при интегрирането и излагането на текст и нетекст, например Excel и PowerPoint, помагат за интегрирането на текст и нетекст в електронни таблици и слайдове. Което приложение някога се използва, трябва да се извършат форматирането и други процеси, като се има предвид как трябва да изглежда изходният документ.
3.4 Как бихте проверили попълнените документи за точност, като правопис и граматика, пунктуация, коректност? Защо бихте направили това?
Повечето текстови процесори имат проверки на правописа. Така че, докато пишете нещо в компютър, той непрекъснато ще го проверява за правопис. Проверките на правописа не са напълно точни и освен това, ако въведете различна дума вместо необходимата, проверката на правописа няма да я идентифицира. Ще ви трябва речник. Проверката на правописа няма да има всички думи, така че винаги ще трябва да добавяте нови думи, когато имате нужда от тях в речника. Също така думи и имена, които многократно използвате, но не в речника, могат да бъдат добавени, за да се предотврати тяхната проверка на правописа винаги.
След приключване на проверката на правописа е добре да направите и проверка на граматиката, въпреки че проверките на граматиката не са толкова добри и няма да извадят всички граматически грешки. Затова е най-добре да прочетете документа сами веднъж или два пъти, дори след като всички тези проверки са извършени и ако можете, е добре да го прочетете от друг опитен човек, защото ние винаги не виждаме всички грешки в собствения си писмен документ.
Точността и коректността се проверяват, тъй като документите са образ на организацията и те трябва да бъдат на висок стандарт. Също така помага на читателя лесно да разбере какво се опитвате да обясните или представите.
Съществуват както цифрови, така и физически решения за съхранение на документи.
3.5 Обяснете защо бихте съхранявали документи безопасно и сигурно. Дайте примери как бихте направили това.
Важни документи, независимо дали второстепенни или големи, трябва да се съхраняват сигурно и безопасно, следвайки политиките и процедурите на организациите. Това може да бъде както цифрово съхранение, така и физическо съхранение в зависимост от нуждите и като се вземе предвид поверителният му характер. Цифровото съхранение може да бъде сървърът, устройството или флашките на организацията, които са всички защитени. Физическото съхранение може да бъде картотеките. Така или иначе те се съхраняват за бъдещи справки и следователно са важни. Трябва да се спазва и Законът за защита на данните.
Файловете и записите трябва да се съхраняват, за да се съобразят с регламентите, за да се гарантира безопасността на посочената документация / данни и е от жизненоважно значение за безпроблемния бизнес. Информацията трябва да се съхранява сигурно, за да не може да се разкрива на трети страни без съответните разрешения. Важно е, защото всички данни, които не са сигурни, могат да се разпространяват из целия интернет. Уверете се също, че сте запазили работата си и сте я защитили правилно.
Също така винаги трябва да запазвате промените в документа, чертежа или листа за разпространение, върху който работите, възможно най-често - в случай на спиране на тока или срив на компютъра.
Повечето фирми разчитат на електронни данни в наши дни и затова е най-добре да имате добро решение за архивиране. Нашата организация прави резервни копия на данни всяка вечер на своя сървър и възможно на външен носител, когато е необходимо, за да се избегне загуба на данни при неизбежни сривове.
3.6 Каква е целта на поверителността и защитата на данните при изготвяне на документи?
Разпространението на лична информация може да доведе до сериозни последици. Вероятно няма по-важен аспект на всеки бизнес от защитата на данните и поверителността. Помага за спасяването на компанията, нейните ценности и доверието на клиентите.
3.7 Каква е целта и ползите от спазването на сроковете?
Важно е да спазвате срокове, защото това спестява време, пари и ресурси и ние винаги искаме да изпреварим конкурентите си.
Целта и предимствата на спазването на сроковете са спестяването на финансови неща като намаляване на разходите и спестяване на ценно време. Ако сроковете не са спазени, харчите повече пари за работата, която предстои да бъде завършена и това се отразява на общия оборот, като по този начин влияе драстично на бюджета ви.
Неспазването на срока косвено засяга и други други взаимосвързани отдели. Примери могат да бъдат финансовият отдел, отделът за заплати и счетоводството и със сигурност всички други свързани отдели. След това се отразява на общия доход или печалба на организацията, което от своя страна ще окаже влияние върху заплатите на служителите, увеличението на заплатите и бонусите.