Съдържание:
- Как да използвам тази страница
- 1.1 Обяснете целта за подпомагане на други хора на работното място
- 1.2 Обяснете целта да помогнете на други хора да работят ефективно и ефикасно
- 1.3 Обяснете какво се разбира от многообразието и защо трябва да се оценява
- 1.4 Очертайте предимствата на разнообразието за една организация
- 1.5 Обяснете как да се отнасяте с други хора по начин, който е чувствителен към техните нужди
- 1.6 Обяснете как да се отнасяте с други хора по начин, който зачита техните способности, предистория, ценности, обичаи и вярвания
- 1.7 Опишете начините, по които е възможно да се поучите от другите по време на работа
- 2.1 Очертайте целта и предимствата на поддържането на сигурността и поверителността на работното място
- 2.2 Контурни изисквания за сигурност и поверителност в организация
- 2.3 Очертайте законовите изисквания за сигурност и поверителност, както се изисква
- 2.4 Опишете процедурите за справяне с опасения относно сигурността и поверителността в дадена организация
- 3.1 Опишете източниците на риск в дадена организация, включително здравето и безопасността
- 3.2 Обяснете как да оценявате и наблюдавате рисковете в дадена организация
- 3.3 Опишете начини за минимизиране на риска в дадена организация
- 4.1 Опишете целта и предимствата на свеждането до минимум на отпадъците на работното място
- 4.2 Опишете основните причини за отпадъците, които могат да възникнат в бизнес среда
- 4.3 Опишете начини за минимизиране на отпадъците, включително използване на технологии и други процедури
- 4.4 Обяснете целта и предимствата на рециклирането
- 4.5 Опишете организационни процедури за рециклиране на материали и тяхното предназначение
- 4.6 Опишете начини, по които отпадъците могат да бъдат сведени до минимум чрез редовно поддържане на оборудването
- 5.1 Обяснете целта на процедурите за рециклиране и изхвърляне на опасни материали
- 5.2 Опишете процедури за рециклиране и изхвърляне на опасни материали за дадена организация
- 6.1 Обяснете ползите на организация за подобряване на ефективността и минимизиране на отпадъците с течение на времето
- 6.2 Опишете начини за непрекъснато подобряване на работните методи и използване на технологията за постигане на максимална ефективност и минимални отпадъци
- 6.3 Очертайте начини за избор на източници на материали и оборудване, които дават най-доброто съотношение цена-качество
Работата в бизнес среда е група А, задължителна единица от три кредита за Националната диплома за професионална квалификация от ниво 3 по бизнес и администрация, предлагана в Англия, Уелс и Северна Ирландия. Този модул помага на кандидата да постигне задълбочено разбиране на междуличностната динамика, безопасността на работното място, ефективността, устойчивостта и сигурността.
Тази статия ще разгледа всеки от резултатите на модула, ще обясни какво означават те и как да ги постигнете. Това ще ви помогне да разберете какво обикновено се очаква да напишат кандидатите. В зависимост от вашата конкретна работа, ще трябва да промените написаното тук за вашата собствена работа и организация, когато подготвяте собственото си портфолио.
Как да използвам тази страница
Тази статия обхваща Раздел 303 за NVQ Level 3 диплом по бизнес и администрация, който обхваща елементи на комуникация на работното място.
Това ръководство е информативно и има за цел да ви преведе през процеса на съставяне на вашето собствено портфолио. Не копирайте директно нищо за вашия файл, тъй като файлът ви трябва да бъде съобразен със спецификата на вашата работа и организация. Копирането на езика от тази статия директно е не само нечестно, но ще отслаби файла ви.
Резултат 1: Разберете целта и ползите от зачитането и подкрепата на други хора на работното място
1.1 Обяснете целта за подпомагане на други хора на работното място
Работата в екип допринася за цялостния успех на организацията. Като физическо лице трябва да помислите как вашите действия помагат или възпрепятстват целите на вашия екип. По същия начин вашият екип има роля като част от отдел или общи цели на компанията. Хората от екипа трябва да се подкрепят взаимно и да виждат работата на другия като своя собствена.
Работата в екип има много предимства:
- Това може да бъде по-полезно от индивидуалната работа, защото успехът се споделя и усилва сред група.
- Когато членовете на екип се подкрепят, нещата стават по-бързи.
- Ако се борите с индивидуална задача, можете да помолите колега за помощ и обратно.
- Чувството за споделена отговорност ще насърчи хората да приемат сериозно задачите си, за да не подведат колегите си.
1.2 Обяснете целта да помогнете на други хора да работят ефективно и ефикасно
Помагането на други хора по време на работа подобрява производителността, вътрешно-офисните отношения и морала. Освен това поддържащите и съвместни работни места са по-ефективни, тъй като съвместната работа ускорява решаването на проблеми и гарантира спазването на сроковете.
Работата с други хора ви помага:
- Комуникирайте по-ефективно и се научете да уважавате другите.
- Споделяйте работни цели, задачи, приоритети и отговорности.
- Работете по начин, който използва най-добре вашите специфични способности, позволявайки на членовете на екипа да се специализират в личните си сили.
- Решавайте проблемите по-бързо и ефективно.
- Осигурете работа навреме и в бюджета.
- Получавайте и предоставяйте обратна връзка, помагайки на всички от екипа да се подобрят.
Този елемент изисква също така да разберете целта на работата с други организации, като например различна компания или различен отдел във вашата компания. Работата с други организации ви помага:
- Разберете различната работна етика и ценности и как да се адаптирате към различните очаквания.
- Научете нови стратегии за проблеми, подобни на вашите.
- Изложете се на нови услуги или технологии.
- Споделяйте информация и търсете съвет.
1.3 Обяснете какво се разбира от многообразието и защо трябва да се оценява
Оценяването на многообразието в бизнес среда означава зачитане на колегите, независимо от тяхната раса, пол, наследство, обичаи, вярвания, сексуалност, външен вид, умствени или физически възможности и т.н.
В днешния трудов свят всички ние трябва да работим с хора, които се различават от нас нито по произход, нито по убеждение. Не само трябва да толерирате подобни различия, но трябва да разберете начините, по които те обогатяват една организация.
Разнообразни работни места:
- Излагайте хората на различни ценностни системи, трудова етика и типове личност и научете нови начини за подход към проблемите.
- Съдържат разнообразни гледни точки и мнения, принуждавайки всеки да усъвършенства и модифицира собствените си позиции, като същевременно отчита гледните точки на другите.
- Намерете креативни решения на проблеми, като вземете принос от различни ъгли.
1.4 Очертайте предимствата на разнообразието за една организация
Успехът на организацията зависи от нейната способност да възприеме многообразието и да осъзнае ползите.
Предимства на разнообразието на работното място:
- Получавате разнообразни решения на проблеми в обслужването, снабдяването и разпределението на ресурси.
- Служителите от различен произход носят разнообразни таланти, опит и перспективи.
Изследванията показват, че многообразието не само е добро от гледна точка на човешките отношения, но може да добави реална стойност към бизнеса и да допринесе за най-важното.
1.5 Обяснете как да се отнасяте с други хора по начин, който е чувствителен към техните нужди
Това е доста просто: отнасяйте се към другите така, както бихте искали да се отнасят с вас, ако сте в тяхната ситуация. Отнасянето към колегите с доброта означава:
- Да бъдете съпричастни и да се отнасяте към начина, по който някой се чувства.
- Слушайки внимателно и внимателно.
- Попитайте от какво се нуждаят хората и се опитвайте да задоволите тези нужди.
Опитайте се да се представите на мястото на друг човек и си представете как бихте се почувствали, ако бяхте на тяхно място. По този начин обикновено можете да разберете как този човек би искал да бъде третиран. Когато се съмнявате, бъдете възможно най-любезни и учтиви.
Независимо какво правите обаче, някои хора ще бъдат дразнещи, разочароващи или подли и ще трябва да научите как да се справяте с тях. Помислете за следното:
- Преди да съдите някого, опитайте се да му дадете ползата от съмнението. Може би вие сте виновни, или може да се случи нещо в личния им живот, което да ги накара да играят на работа.
- Опитайте се да говорите с тях по-често и да видите как реагират. Може просто да се наложи да се опознаете по-добре.
- Ако всичко останало се провали, възприемете отношение на отдалечена толерантност и продължете да показвате на човека вида уважение, който искате да получите.
1.6 Обяснете как да се отнасяте с други хора по начин, който зачита техните способности, предистория, ценности, обичаи и вярвания
За да функционирате на работа и в личния си живот, трябва постоянно да се съобразявате с мнението и чувствата на хората.
За да постигнете това, трябва:
- Разберете възгледите на другите и откъде идват. Задавайте им въпроси защо виждат неща, които правят.
- Бъдете чувствителни и дипломатични. Помислете, преди да говорите, и се запитайте дали това, което ще кажете, би обидило някого.
- Отнасяйте се с достойнство и уважение към всички.
- Вземете под внимание социалния и културния произход на другите, както като начин да ги разберете по-добре, така и като по-тактични.
- Слушайте другите по време на разногласия.
Различните хора ще имат различни ценности и приоритети и трябва да сте внимателни как вашият език и поведение на работното място зачитат това разнообразие.
1.7 Опишете начините, по които е възможно да се поучите от другите по време на работа
Ученето от другите е много важно в бизнеса. Всеки има свои силни и слаби страни, умения и таланти. Различните хора следват различни стратегии за решаване на трудни проблеми. Трябва да се възползвате от всяка възможност да се учите от колеги, за да изострите уменията си и да научите нови.
Ето няколко начина, по които можете да се поучите от другите по време на работа:
- Обърнете внимание на това как колегите ви действат и реагират в трудни ситуации.
- Поискайте демонстрация, когато искате да се научите как да правите нещо.
- Поискайте насоки, когато се мъчите или не сте сигурни как да продължите напред.
- Опитайте се да се запознаете с нови хора на работното място, които можете да научите на нови умения.
- Поискайте мнението на колегите за вашата работа и ги помолете за съвет в кариерата.
- Мрежа както в офиса, така и извън него.
- Изградете положителни отношения с колеги и началници.
- Използвайте хора с високи постижения като източник на вдъхновение.
Резултат 2: Разберете как да поддържате сигурността и конфиденциалността на работното място и да се справите с опасенията
2.1 Очертайте целта и предимствата на поддържането на сигурността и поверителността на работното място
- Сигурността на информацията и данните означава защита на цифровия материал и чувствителната документация от неоторизиран достъп. Компютърните системи, в които се съхраняват данни, трябва да бъдат защитени. Информационната сигурност включва както законови изисквания за поверителност, така и специфични за бизнеса стандарти.
- Мрежите са защитени както от технологиите, така и от хората, които ги използват. Знайте каква информация на вашето работно място е поверителна и кой може да има достъп до нея. Никога не давайте информация на някой, който не трябва да има достъп.
- Данните, свързани с набирането, обезщетяването и управлението на служителите, са изключително чувствителни и поверителни. В грешни ръце такава информация може да се използва за извършване на измама или кражба на самоличност.
- Поверителността е отличителен белег на професионализма. Служителите не трябва да разкриват информация за организацията или колеги без разрешение.
2.2 Контурни изисквания за сигурност и поверителност в организация
Поверителността и сигурността на информацията са важни функции на всяка организация. Изтичането на информация може да доведе до правни проблеми или загуба на приходи.
Изискванията за сигурност и поверителност са:
- Цялата информация трябва да бъде в истинската и оригиналната си форма и да не бъде документирана или нечестно модифицирана по никакъв начин.
- Организацията трябва да бъде подготвена да даде достъп до системи, които съхраняват, обработват и доставят информация на точните хора в точното време.
Всички компании трябва да имат свои собствени политики и процедури по отношение на сигурността и поверителността и всички служители трябва да спазват тези политики и процедури. Законът за защита на данните, Законът за правата на човека и Законът за правата на потребителите обхващат въпросите за поверителността и информацията на работното място.
2.3 Очертайте законовите изисквания за сигурност и поверителност, както се изисква
Всяка организация трябва да внимава как се справя с данните си.
Информацията за данни, изтичаща във и извън компанията, може да бъде във всяка от следните форми:
- Имейли
- Писма и пост
- Хартиени файлове
- Документация на курса
- Устни разговори
- Памети и дискове
- Компютърни файлове
- Отпадъци и боклук
Следното може да се счита за чувствителен материал, тъй като съдържа лични данни на дадено лице:
- Автобиография и автобиографии
- Финансова информация на клиенти и персонал
- Информация за здравето
- Лична информация, получена чрез устен разговор
- Именуване на потребителите на услуги по време на обучение
Трябва да знаете протокола на вашата организация за работа с чувствителни материали. Някои общи насоки:
- С временния офис персонал, клиенти и посетители, най-важното за техния бизнес и бъдете сигурни, че временният персонал познава фирмената политика по отношение на поверителността.
- Помислете, преди да изнесете информация извън офиса, включително компютри, памет и хартиени документи.
- Ако трябва да се публикува информация, разкрийте само това, което е абсолютно необходимо, и нищо повече.
- Осигурете безопасно изхвърляне на данни и документи.
- Информирайте старши служители, ако имате притеснения относно сигурността или поверителността
Следното законодателство се отнася до защитата и поверителността на данните:
- Закон за защита на данните от 1998 г.
- Закон за правата на човека от 1998 г.
- Общ закон за поверителност
2.4 Опишете процедурите за справяне с опасения относно сигурността и поверителността в дадена организация
Всеки служител трябва да бъде запознат с правилата и разпоредбите на своята организация. Ако установите, че във вашия офис се случва нещо, което може да представлява риск или нарушение, трябва да подадете сигнал до правилния отдел или началник.
Процедурите за справяне със загриженост относно сигурността и поверителността в дадена организация са:
- Идентифицирайте потенциални проблеми.
- Идентифицирайте потенциалната загуба поради проблем.
- Определете възможните превантивни мерки.
Резултат 3: Разберете как да оценявате, управлявате и наблюдавате риска на работното място
3.1 Опишете източниците на риск в дадена организация, включително здравето и безопасността
Източниците на риск включват:
- Злополуки
- Приплъзва се и пада
- Пожар, включително електрически проблеми
- Тежко повдигане
- Кражба с взлом и кражба
- Разкриване на частни и ограничени компютърни данни
- Неразрешено използване на Интернет
Бъдете наясно с тези рискове и знайте на кого във вашата организация трябва да се докладва.
3.2 Обяснете как да оценявате и наблюдавате рисковете в дадена организация
- Идентифицирайте и оценете потенциалните рискове, като се уверите, че съществуват проверени политики и процедури за ефективното им управление.
- Като се има предвид, че инцидентите могат и ще се случат, имайте готов план за справяне с тях, като по този начин ги избегнете да станат по-големи проблеми.
3.3 Опишете начини за минимизиране на риска в дадена организация
Инциденти и други проблеми могат и ще се случат. С наличните гъвкави структури и контроли можете да сведете до минимум риска от по-голяма катастрофа. Също така, следете процедурите за безопасност и поддръжката на офиса, които могат да сведат до минимум риска от злополуки на работното място.
Резултат 4: Разберете целта за свеждане до минимум на отпадъците в бизнес среда и процедурите, които да следвате
4.1 Опишете целта и предимствата на свеждането до минимум на отпадъците на работното място
Сведете отпадъците до минимум на работното място.
- Използвайте ефективно времето.
- Раздавайте разумно офис консумативи и обезкуражавайте кражбите.
- Спестете енергия, като завъртите осветление, компютри и други уреди, когато не ги използвате.
- Рециклирайте хартия и други рециклируеми отпадъци.
Предприемането на тези стъпки ще поддържа работните места подредени и ще спести пари на организациите.
4.2 Опишете основните причини за отпадъците, които могат да възникнат в бизнес среда
- Когато излизате от стаята или офиса, уверете се, че светлините са изключени.
- Намалете до минимум хартиените отпадъци и прекомерното използване на офис консумативи за еднократна употреба. Разпечатвайте документи само когато е необходимо и се опитайте да преминете към безхартийна цифрова работа.
4.3 Опишете начини за минимизиране на отпадъците, включително използване на технологии и други процедури
- Поддържайте факсовете, принтерите и копирните машини в изправност, така че хартията и времето да не се губят, ако се счупят. Поръчайте хартия с добро качество, което е препоръчителното тегло за офис машини.
- Променете настройките за факс и копир, за да не отпечатват страницата за потвърждение или друга чужда хартия.
- Помолете служителите периодично да метят бюрата си за излишни химикалки, лепкави етикети и други консумативи.
- Поръчайте само ограничен брой доставки за кратък период.
- Посъветвайте служителите да не носят консумативи вкъщи.
- Не правете прекомерни копия.
- Организирайте доставките и премахнете остарелите.
4.4 Обяснете целта и предимствата на рециклирането
Рециклирането е процес, при който отпадъчните материали се преобразуват в използваеми стоки.
- Офисите трябва да имат въведена програма за рециклиране, чрез която хартия, пластмаса, стъкло и метал могат да бъдат рециклирани, вместо да бъдат изхвърлени, а служителите трябва да бъдат насърчавани да рециклират колкото е възможно повече боклук.
- Когато е възможно, офисите трябва да закупят канцеларски материали - като хартиени изделия - направени от рециклирани материали след консумацията.
- Използвайте повторно или преназначете офис консумативи, когато е възможно, например чрез повторно използване на отпечатани документи като драскотина.
Рециклиране:
- Намалява твърдите отпадъци, като по този начин запазва природните ресурси като дърветата.
- Помага за намаляване на глобалното затопляне и замърсяването.
- Намалява размера на депата.
- Помага за спестяване на пари.
4.5 Опишете организационни процедури за рециклиране на материали и тяхното предназначение
Важно е вашата организация да рециклира както за намаляване на въздействието върху околната среда, така и за даване на добър пример за служителите. Всеки офис ще има свои собствени процедури и политики за рециклиране, които трябва да бъдат достъпни чрез вашия офис мениджър, наръчник на служителите или табели около офиса.
4.6 Опишете начини, по които отпадъците могат да бъдат сведени до минимум чрез редовно поддържане на оборудването
- Всички машини имат период, в който трябва да бъдат обслужвани и сертифицирани за употреба. Когато тези проверки се извършват редовно, машините издържат по-дълго, спестявайки пари за организацията.
- Добре поддържаните машини също консумират по-малко енергия.
Резултат 5: Разберете процедурите за изхвърляне на опасни материали
5.1 Обяснете целта на процедурите за рециклиране и изхвърляне на опасни материали
- Ако работите в медицинско или научно заведение или в индустриална среда, често може да влезете в контакт с опасни отпадъци.
- Ако не работите на такова място, все пак може да се наложи да се справите с материали, които могат да наранят или заразят вас или вашите колеги. Например процедурите за спешна първа помощ трябва да включват протокол за безопасна работа с кръв или повръщане.
Точната процедура ще варира от офис до офис и ще зависи от това с какви рискове най-вероятно ще се сблъскате.
5.2 Опишете процедури за рециклиране и изхвърляне на опасни материали за дадена организация
- Познайте правилните съдове за всякакъв вид опасни отпадъци, като игли, превръзки или химически отпадъци.
- В някои ситуации може да се наложи да съобщите за спешни случаи на определено лице или да се свържете с аварийни служби.
Резултат 6: Разберете начините за подкрепа на устойчивостта в една организация
6.1 Обяснете ползите на организация за подобряване на ефективността и минимизиране на отпадъците с течение на времето
Добрите екологични практики могат да намалят фирмените разходи, като намалят използването на нови материали, енергия, вода и опаковки.
- За да спестите енергия, изключвайте машините и осветлението през нощта.
- Преминете към енергийно ефективни уреди и крушки, когато е възможно. Потърсете машини с етикет Energy Star.
- Спестете вода, като инвестирате във водопроводни водопроводи, отстраняване на течове и насърчаване на служителите да пестят вода.
- Ако опаковате продукти, минимизирайте количеството на използваната хартия и стиропор.
6.2 Опишете начини за непрекъснато подобряване на работните методи и използване на технологията за постигане на максимална ефективност и минимални отпадъци
- Когато е възможно, преминете от хартия към цифрова комуникация, като имейл или текстови съобщения.
- За документи обмислете използването на облачно съхранение, вместо да отпечатвате неща за файлове. Това ще зависи от политиките на вашия офис относно облачно съхранение и цифрова сигурност (не всички поверителни документи могат да се съхраняват на която и да е платформа за съхранение в облак).
- Отпечатвайте само окончателната версия на документ и редактирайте писането на текстов процесор.
6.3 Очертайте начини за избор на източници на материали и оборудване, които дават най-доброто съотношение цена-качество
Ефективността и дълготрайността помагат за намаляване на консумацията на енергия, разходите за резервни части и ремонт, като по този начин спестяват пари за организацията.