Съдържание:
- Какво е по-добро: Имейл или лична комуникация?
- 7 често срещани грешки по имейл, които мениджърите правят
- 1. Не използвайте имейла като начин да избегнете някого.
- 2. Не подценявайте постоянството на имейлите.
- 3. Не използвайте пасивен агресивен език в имейл.
- 4. Не включвайте (CC) твърде много хора.
- 5. Използвайте BCC внимателно.
- 6. Не забравяйте да бъдете справедливи.
- 7. Внимавайте за езика си.
Изпращането на имейл до служител от вкъщи, късно през нощта трябва да се извършва само при извънредна ситуация. По-голямата част от времето е по-добре да спите на него и да пишете имейлите си на работа на следващия ден, когато мислите ви е ясно.
Какво е по-добро: Имейл или лична комуникация?
Мениджърите често разчитат на имейл, за да предадат бързо важна информация на персонала си. Но ако не се използват разумно, мениджърите, които разчитат твърде много на имейли, когато трябва да водят разговори лице в лице със своите служители, могат да навредят повече, отколкото да помогнат. Следвайте тези прости съвети, за да избегнете често срещани клопки за имейли, които подкопават авторитета ви и отчуждават персонала ви.
7 често срещани грешки по имейл, които мениджърите правят
В повечето офиси електронната поща е доминиращият метод за комуникация между офисите, когато не са възможни срещи лице в лице. Въпреки това има някои ситуации, при които използването на имейл комуникации между ръководител и подчинен е неподходящо.
Ето някои често срещани грешки по имейл, които трябва да избягвате, ако искате да запазите добри отношения със служителите си.
Криете ли се зад компютъра си, за да избегнете конфликти на работното място?
Microsoft Office
1. Не използвайте имейла като начин да избегнете някого.
Никога не използвайте имейл за дисциплинарни действия, прегледи на изпълнението или други чувствителни въпроси. Съобщаването на лоши новини по имейл подкопава доверието ви като лидер. Искате персоналът да знае, че на вас може да се разчита лично за справяне с трудни проблеми. Отдайте на служителите си уважението, което заслужават, дори когато ги дисциплинирате, и организирайте среща лице в лице.
Като мениджър, ако получите объркващо имейл съобщение от подчинения си, вместо да реагирате чрез изпращане на друг имейл, вдигнете телефона или домофона и помолете подчинения си да изясни лично неговия имейл. Ако съобщенията по имейл не отговарят на вашите комуникационни цели, като мениджър е ваша отговорност да спрете цикъла на кръговите имейли и да започнете да комуникирате ясно.
Преди да изпратите имейл до колегата си на две бюра, попитайте се дали разговорът лице в лице би бил по-подходящ.
2. Не подценявайте постоянството на имейлите.
Не забравяйте, че каквото и да напишете в имейл, става постоянен запис на вашата комуникация, пълен с дата и час. Всичко, което напишете в имейл, може да се използва в съда за неправомерни съдебни дела. Имейлите са много по-лесни за изкопаване, отпечатване и / или препращане извън офиса, отколкото традиционните хартиени бележки.
Ако сте разстроени, направете почивка и се успокойте, преди да изпратите имейл до служител. След като бъде изпратен ядосан имейл, той не може да бъде върнат, така че подбирайте внимателно думите си.
3. Не използвайте пасивен агресивен език в имейл.
Ако чувствате, че реагирате силно на имейл или телефонно обаждане или дискусия на скорошна среща, седнете с чувствата си за няколко минути. След това решете дали писането и изпращането на имейл е най-подходящият отговор. (Когато емоциите са заредени, обикновено не е така.)
Когато трябва да отговорите на трудна ситуация по имейл, следете тона, който използвате. Отнасяйте се към електронната си комуникация, както към бележка. Избягвайте пламенен, пасивно-агресивен език и сарказъм на всяка цена, освен ако не искате да деморализирате силно персонала си и да създадете непреодолими бариери за комуникация по-надолу по пътя.
За да избегнете използването на пасивен агресивен език в имейла си и да подобрите възприемчивостта след изпращането на съобщението, заявете чувствата си ясно, по възможно най-положителния начин, в началото на съобщението. Ефективните мениджъри знаят, че положителното подсилване е също толкова важно, колкото и конструктивната критика. Но ако това положително подкрепление е твърде неясно или заровено в долната част на имейл съобщението, вашият служител може да не го „чуе“.
4. Не включвайте (CC) твърде много хора.
Не включвайте други хора в разговор по имейл, без първо да поискате разрешение от първоначалните участници. Ако провеждате разговор по имейл с друг член на персонала, но някъде в текущата нишка, смятате, че може да се наложи да участва друг човек, преди просто да го направите CC, уведомете човека, с когото сте общували преди изпращате съобщението. Уверете се, че обяснявате защо искате да поканите този човек, включен в дискусията, и да сте наясно какво възнамерявате да кажете. Например, бихте могли да напишете нещо като: „Наистина мисля, че Джейн може да ни помогне да намерим някои решения на проблем X. Тя работи в отдела XYZ вече 10 години и бих искал да разбера нейната информация.Мога ли да й изпратя копие от тази нишка за имейл и да я попитам ABC ? "
5. Използвайте BCC внимателно.
Функцията BCC (копиране на слепи копия) трябва да се използва за запазване на поверителността на имейл адресите на други хора в групов имейл. Не трябва да се използва за тайно изпращане на личен разговор по имейл на някой друг без знанието на другата страна. Освен ако нямате обоснована причина (т.е. нечия безопасност е изложена на риск, ако не изпратите съобщение BCC), за да не сте прозрачни относно това къде изпращате съобщение, използването на функцията BCC е нещо като шепот зад гърба на някого на работа. Това е неучтиво и непрофесионално. А в някои случаи препращането или копирането на съобщение до нежелани получатели може да ви вкара в правна бъркотия.
6. Не забравяйте да бъдете справедливи.
Ефективните мениджъри винаги се стремят да бъдат коректни: Ако сте мениджър, който се грижи да се справяте с вашите служители по честен, съпричастен и въпреки това твърд начин, ще видите, че съобщенията по имейл не винаги са най-добрият начин да достигнете до служителите си.
Лий Якока има този съвет за даване на обратна връзка на другите:
Това е подходящ и навременен съвет, когато се прилага за комуникация със служители по имейл.
7. Внимавайте за езика си.
Ако искате да бъдете ефективен лидер и комуникатор, обърнете голямо внимание на езика, който използвате, когато изпращате имейли на персонала си. Има някои фрази, които могат да подкопаят вашето съобщение и да загубят времето на вашия читател. Фразите бяха представени в удобна инфографика, публикувана на Inc.com: 21 изречения, които никога не трябва да включвате в имейл някога.
- "Може ли да задам въпрос?" Просто продължете и задайте въпроса. Не го предговаряйте, като поискате разрешение да направите вашето запитване. Ако използвате фразата "Мога ли да ви задам въпрос?" като начин да повдигнете деликатна тема, това е знак, че въпросът ви е твърде личен за имейл. Ако трябва да зададете личния въпрос, направете го лице в лице; не по имейл, когато получателят ви може да има основателни притеснения относно какво може да се случи с отговора им, той се споделя по имейл.
- „Това може да не се отнася за вас?“ Защо ми го изпращате, може да се запита читателят.
- "Има ли логика в това?" Ако не сте сигурни, че написаното в имейл до персонала ще бъде разбрано, това е знак, че трябва да пренапишете имейла си, докато не сте сигурни, че това, което казвате, е ясно и директно.
© 2012 Сали Хейс