Съдържание:
- Как заявяваме продукти и услуги
- Мониторинг и оценка на поръчки
- Как се уверяваме, че получаваме най-добрата стойност в услугите и продуктите
- Преглед и връзка с доставчици и доставчици на услуги
За да се управляват ефективно компаниите и организацията, всички продукти и услуги трябва да бъдат налични в точното време. Всяка компания има собствен доставчик. Те събират информация за доставчици и продукти чрез различни източници. Нашата организация използваше __________ (премахнато с цел поверителност) за поръчване на канцеларски материали в миналото и наскоро се премести в _______________ (премахнато с цел поверителност) , защото установи, че е по-рентабилно. Сравняват се разходите за продукти и се получава обща оферта от доставчиците. За услугите е избрана фирмата, която осигурява най-добрата сделка наред с качеството.
Обаждаме се на доставчиците и, когато е възможно, организираме посещение при доставчика, за да разгледаме качеството на услугите, които те предоставят. Нашата компания приема услуги от _____________ (премахнати с цел поверителност) . Така че обикновено се организира посещение, за да се провери дали те спазват всички правила и процедури, както и дали това ще бъде по-безопасно и по-добро място за клиента. Също така проверяваме, за да видим оферти, за да намерим най-доброто качество и услуга.
Как заявяваме продукти и услуги
След избора на доставчик, ние продължаваме да приемаме услуги от тях. Всеки месец се правят поръчки според изискванията за стационарни и ежедневни за други услуги. Когато заявяваме услуга или продукт, ние се уверяваме, че много ясно посочваме нуждите и спецификациите. Записваме името на продукта, код, ако е наличен, количеството и разходите. Това е възможно само ако съм запознат с продуктите и услугите.
При избора на продукти и услуги, моят офис мениджър се свързва с доставчиците и получава оферти от различни доставчици. Доставчиците също така предоставят примерни продукти, които да проверим, за да видим качеството. След като проучи задълбочено разходите и качеството, моят офис мениджър решава с коя компания да отиде и получава услуги от тях.
Качеството е много важно при избора на услуги и продукти. Трябва да отговаря на очакванията на клиентите. Също толкова важно е как тези услуги ще бъдат от полза за служителите.
Друго важно нещо, което трябва да имате предвид, е закупуването само на продуктите, които се изискват, като се имат предвид изискванията на клиентите и служителите. Ако не, парите, похарчени за нежелани предмети, ще се превърнат в загуба. Ясното планиране помага за спестяването на бюджета.
Когато намира доставчици и продукти, бизнес мениджърът се свързва с различните доставчици, за да получи най-добрата оферта. Това помага на организацията да спести пари и да остане на върха на бюджета.
Когато се свързвате с доставчиците, всеки се грижи да поддържа професионализъм, да извършва плащания навреме и да преследва поръчки и доставки. Уверяваме се, че правим поръчката доста напред във времето и предоставяме на доставчика достатъчно време да достави продуктите или услугите навреме.
Поръчването, получаването и всичко, свързано с предоставянето и получаването на стоки и услуги, принадлежат към това, което се нарича верига на доставки. Веригата на доставки започва от суровините, използвани за производството на продукта, до доставения продукт за потребителя, включително всички, като търговеца на едро, търговеца на дребно и т.н. между тях. Така че всички, включени в тази верига, са отговорни за представянето и качеството.
Когато поръчвам продукти, полагам максимални грижи, за да се уверя, че предоставям ясни подробности за продуктите, които са ми необходими, включително код, размер, цвят и други необходими подробности. Проверявам дали всички поръчани артикули са необходими и кой се нуждае от тях. Приоритизирам поръчката според нуждите и нареждам само съществените. След това ги получавам упълномощени от моя мениджър. Правя поръчки, използвайки система, наречена ____________ (премахната с цел поверителност) . Поръчките се правят чрез каталога на доставчика, който вече е наличен в системата. След като получим поръчките, те се проверяват щателно спрямо фактурата, за да се види, че сме получили всички артикули според фактурата и след това разписката се подписва. Също така след това получавам поръчката на стоки на ____________ (премахнато с цел поверителност), така че да предупреди екипа по плащанията, че сме получили поръчката. Системата генерира номер на поръчка за покупка. След това записвам номера на поръчката за покупка във фактурата и ги публикувам в екипа за плащания, който освобождава плащанията на доставчика.
Мониторинг и оценка на поръчки
Поръчките при поставяне се наблюдават, за да се следи какво се случва. Поръчките се следят за бърза доставка и качество, за да се предотврати възникването на проблеми. Поръчките за ИКТ оборудване се извършват чрез нашето ИКТ бюро и всеки продукт от поръчката до доставката се проследява.
Поръчките и услугите също се оценяват всеки месец, за да се провери дали отговарят на изискваното качество и производителност. Това също ще помогне за подобряване на представянето и намиране на начини за подобряване на представянето, тъй като това ще засегне не един човек, а екипа и организацията.
След като мониторингът и оценката приключат, той може да се използва за подобряване на ефективността на участващите процедури. Тя може да бъде подобрена, като изберете правилната фирма и като използвате правилната система за поръчка. Винаги имам списък с артикули, които трябва да поръчам. Също така изпращам имейл на екипа с искане за техните изисквания, след което ги съпоставям и ги подреждам. Ако не получа поръчката навреме, се свързвам с моя офис мениджър, който от своя страна я преследва с доставчика. Когато поръчката е получена, аз я получавам в системата, така че доставчикът да бъде платен навреме.
Как се уверяваме, че получаваме най-добрата стойност в услугите и продуктите
Работим заедно като екип, за да получим по-добро съотношение цена-качество за услугите, които предоставяме и получаваме. По-доброто съотношение цена-качество е свързано с наличието на точния качествен продукт на по-ниска цена. За да постигнем това, ще трябва да преговаряме с доставчици или доставчици на услуги, избягваме излишни покупки. Правим групови поръчки, където е необходимо, тъй като спестяваме време и пари. За да поддържаме всичко това, поддържаме добри отношения с доставчика.
Спомням си, че се свързах с ____________ (премахнат с цел поверителност) 3 седмици преди, когато се опитвах да ______________ (премахнат с цел поверителност) за клиент. _______________ (премахнат с цел поверителност) ме информира, че няма да могат да предоставят услугата, тъй като не са били сигурни дали някой се нуждае от тази услуга. Веднага ги информирах за загубата за нашата организация, ако този клиент не ___________ (отстранен с цел поверителност) . Нашата организация ще плаща пари за услугата, като никой не я е имал, тъй като те са __________ (премахнати с цел поверителност) . Дамата по телефона разговаря с мениджъра си и след това се съгласи да мине по това, което поисках. Това е един от начините, по които се спестяват пари за организацията.
Служителите, работещи за нашата организация, нямат право да приемат подаръци или гостоприемство без разрешение или разкриване. Политиката гласи, че „ ___________________ (премахнато с цел поверителност) “. Ако някой служител не спазва политиките и процедурите на организацията, те ще бъдат предприети официални действия и това може дори да доведе до уволнение, тъй като това ще бъде сериозно нарушение.
Винаги получаваме съобщения от доставчиците на услуги относно нови услуги, които те предоставят. Те ни изпращат актуализирани листовки, които раздаваме на клиенти, които се нуждаят от тях. Всяко съобщение, което получавам, е каскадно с екипа и всички други отдели, които според мен ще изискват.
При извършване на поръчки имам ______________ (премахнат с цел поверителност) лимит за упълномощаване. Също така, когато излезе фактура за по-голяма сума или услуга или когато трябва да се направи поръчка за по-висока сума, аз я преглеждам и проверявам дали това е нещо, от което наистина се нуждаем и едва след това продължавам с поръчката.
Когато поръчвам продукти, проверявам дали сме получили това, което искаме. Например, когато поръчвах факс, се договорих с моя мениджър и екип за ИКТ за скъпа машина, защото по-евтината машина консумираше твърде много мастило или ленти, струвайки повече пари, докато скъпата машина консумираше по-малко мастило. Представих аргумента да харчим веднъж и след това да спестяваме пари след това, вместо да купуваме евтина машина, на която ще трябва да харчим пари всеки път.
Когато поръчвам продукти и услуги, се уверявам, че спазвам и спазвам политиките и процедурите на организацията. Уверявам се, че фактурите, които получавам, са оригинални и оригинални фактури и не копират фактури. Поръчвам продукти само с фирмите, с които сме сключени договори и имаме право да поръчаме.
Когато се свързвам с ____________ (отстранен с цел поверителност) за предоставяне на услуги за клиенти, когато няма налични ___________ (премахнат с цел поверителност) , съветвам екипа да поиска за ___________ (премахнат с цел поверителност) . По този начин използваме парите, които сме платили, като не оставяме услугите си неизползвани, като по този начин не губим или губим пари.
Преглед и връзка с доставчици и доставчици на услуги
Когато избират доставчици за канцеларски услуги или услуги за грижи, мениджърите и възрастните хора се срещат заедно и при необходимост организират посещения при доставчиците на услуги, за да видят дали са достатъчно добри за клиентите, и след това договарят договор за услуги. Когато правя поръчка за канцеларски материали, аз се съгласявам за продукти, които попадат в моето ограничение за разрешение и винаги се уверявам, че поръчвам необходимите продукти, а не нежелани. Когато надхвърли лимита ми, приемам съвет от моя мениджър и й обяснявам защо е важно, преди да продължа с поръчката.
Когато поддържам връзка с доставчиците на услуги, поддържам професионализъм. Преговарям за услуги, от които се нуждаем, за да можем да направим най-доброто за нашите клиенти. Както беше обяснено по-горе, говорих с домовете, за да предотвратя загубата на пари за нашата организация, което е в рамките на моите правомощия.
Когато услугите се предоставят на клиенти, аз изпращам договори, които са договор между доставчика на услуги, клиента и нашата организация. Ние като организация се грижим всички да спазваме това, което е подписано в договора. Предоставяните услуги винаги се наблюдават и провеждат прегледи, за да се гарантира, че спазват договорите и законите на организациите. Всички възникнали проблеми се отнасят до висшето ръководство и дискусиите се вземат и вземат решения чрез спешни срещи.
Периодично се провеждат прегледи, за да се обсъдят доставчиците на услуги. Всички възникнали проблеми се приемат сериозно, а получените услуги временно или окончателно спират, като се отчита благосъстоянието на клиентите.