Съдържание:
Срещите се провеждат често във всяка организация и те играят много важна роля при вземането на решение за по-добро представяне. Наясно съм, че за да може една среща да премине и да се проведе успешно, са необходими правилно планиране и организация. Когато планирам срещата, взема предвид целта на срещата, вида на срещата, броя на присъстващите, мястото и т.н. Проверявам дали има посетители, които са поискали да влязат за срещата. Ако да, свързвам се и с тях, за да проверя дали датите са удобни.
След планиране организирам срещата. Уверявам се, че времето на срещата не противоречи на други назначения на участващите хора. Избирам място, което може да побере присъстващите, присъстващи на срещата. Предоставям на присъстващите времето на срещата и приблизителната продължителност на срещата. Уверявам се, че и освежителните напитки са подредени. Когато се уреждам за освежителни напитки, разглеждам хранителните изисквания на присъстващите, ако някой има такива. Важно е да осигурите освежителни напитки, тъй като това кара присъстващите да се чувстват добре дошли и също така им пречи да се уморяват, особено ако за някои това е изморителен дълъг ден.
Видове срещи
В нашата организация имаме различни видове срещи, в зависимост от нуждата и броя на присъстващите. Имаме екипни срещи, които се провеждат веднъж на две седмици или веднъж месечно в зависимост от нуждите. Присъстващите обикновено са членовете на моя екип и всички посетители, ако са поискали. Имаме съвместни срещи на екипа, което е комбинирана среща за ____________________________ (премахната с цел поверителност) екип, който присъства заедно с всички посетители. Понякога призоваваме за спешни срещи, когато има спешни въпроси, които да бъдат обсъдени. Съществува и една към една среща при обсъждане на поверителни въпроси, а също и относно работата на отделните лица. Презентации се провеждат, когато има промени в системите или въведени нови политики и процедури, които трябва да бъдат съобщени на отдела.
Когато планирам срещи, уверявам се, че има сериозна причина за срещата и че мястото на провеждане е лесно достъпно за всички присъстващи. Подготвям дневния ред и го предавам чрез председателя, за да се уверя, че е наясно с точките, които ще бъдат обсъдени. Информирам я за какво ще бъде срещата, кой ще присъства, кой няма да присъства, за какво ще присъства гостът, къде ще се проведе срещата и колко дълго ще продължи, и продължавам напред. Важно е да я информирате, така че да е готова и да знае какво да подготви предварително. Изпращам копие от дневния ред на всички присъстващи, както и покани за срещи по перспектива. Информирам ги за адреса, на който ще се проведе срещата. Ако някой откаже поканата за събрание, той ще трябва да обясни защо и да получи съгласие от мениджъра и да изпрати извинения за срещата.Също така не забравям да видя дали срещата може да продължи с хората, които няма да присъстват.
Резервация и настройка
Когато резервирам места или зали за срещи, търся места или помещения, които имат капацитета да побират всички присъстващи и че помещението или мястото разполагат с всички удобства, необходими за срещата. Пояснявам с мястото или проверявам дали мястото е безопасно за конструкцията и дали всички електрически кабели са запечатани и дали отговарят на процедурите за здраве и безопасност. Ако има участници с увреждания, уверявам се, че разполагат с всички удобства, които се нуждаят от мястото на срещата. Също така се грижа мястото да е лесно достъпно и удобно за всички присъстващи. Ако мястото е било резервирано много напред, звъня им, за да се уверя, че помещението е на разположение за срещата, за да се избегнат разочарования в последния момент. Всички плащания, които трябва да бъдат извършени за мястото, се договарят от управителя на бюджета.Бюджетът за освежаване се споделя от целия персонал в екипа.
Преди срещата разполагам с всички ресурси като бележници, химикалки и оборудване като OHP, лаптоп, проектори, удължителни кабели и Ethernet кабели и т.н., необходими за срещата. Столовете и масите са подредени според изискванията. Разпечатвам няколко копия от дневния ред, а също и протоколи от предишните срещи, за да проверя дали всички действия са завършени. Ако някакви раздавания се нуждаят от печат и разпространение, имам ги твърде готови в ръка за присъстващите. Настроих лаптопи и проектори, ако са необходими за срещата. Всички поверителни документи, които се носят на срещата, ги пазя, за да не отидат в грешните ръце и само оторизирани хора да имат право да ги преглеждат.
Програмата
Дневният ред съдържа датата, заглавието и мястото, името на събранието, извиненията, имената на посетителите и списъка с точките, които трябва да бъдат обсъдени. Ако има конкретни теми, които ще бъдат обсъдени от конкретно лице, това също се споменава в дневния ред. Дневният ред и протоколите се наричат документи на заседанието и те съдържат всички подробности за всички важни неща, които бяха обсъдени на срещата.
По време на Срещата
Всички присъстващи на срещата са добре дошли и им е осигурено освежаване. Разпространявам дневния ред и всички материали, които се нуждаят от разпространение. Ако някой има въпроси относно каквото и да било, аз му предоставям ясна информация и когато не съм наясно, получавам съвети и насоки от колегите или мениджърите.
По време на срещи, аз съм помолен да подкрепя отнемането на минути и настройването на ИТ оборудване. Вземам също копия от дневния ред и предишните протоколи.
Наясно съм, че ще трябва да бъда готов да се справя с всички проблеми, които могат да възникнат по време на срещата. Ако има проблеми с ИТ оборудването, ще се опитам да реша проблемите в рамките на административните си права. Но ако е свързано с нещо извън това, аз се свързвам с бюрото за информационни услуги за помощ. Възможно е да има проблеми сред присъстващите поради професионални и личностни проблеми. Те се решават чрез дискусии лице в лице, промяна на рота, ако е необходимо, провеждане на процедури за оплакване и т.н.
Когато записвам протоколи на среща, записвам всичко, което е важно, защото това служи като ориентир в бъдеще и помага за развитието на организацията. Записвам протоколите ясно и кратко. Много съм внимателен, за да не пропусна никаква информация. Вземам със себе си шаблон с подробности за всички елементи, които ще бъдат обсъдени на срещата. Той ще съдържа датата, часа и заглавието на срещата. Той също така съдържа подробности за обсъжданото, взетите решения и действията, които трябва да бъдат предприети. Датата на следващата среща, ако бъде взето решение, също ще бъде записана. Когато срещата започне, ако има нови присъстващи и посетители, ние се представяме един на друг. Оставам нащрек, когато пиша минути и номерирам страниците, докато пиша, за да не се объркам по-късно.
След Срещата
В края на срещата събирам всички документи, които трябва да бъдат взети обратно. Прекъсвам и опаковам всички използвани ИТ съоръжения. Всички столове и маси, които са били пренаредени, се връщат на първоначалните им места, за да се избегнат пречките за следващата среща. След срещата преглеждам бележките и ги доразвивам и въвеждам справедливо копие, преди да забравя какви бяха дискусиите. След това изпращам готовите протоколи до председателя или по имейл, или на разпечатан екземпляр, и ги моля да ги прегледат, преди да могат да бъдат изпратени на присъстващите. Столът ги преглежда и прави всички необходими промени. Изменям ги и подготвям справедливо копие и ги изпращам на присъстващите.
След срещата следя действията, които трябва да бъдат проследени. Аз или звъня, или изпращам имейли на хора, за да съм сигурен, че действията са завършени до целевото време.
Друго важно нещо е събирането на обратна връзка от участниците. Помага ми да слушам възгледите на хората и да направя всяко подобрение, което е необходимо. Слушам отзивите много спокойно и разсъждавам върху тях. Тя може да бъде положителна, неутрална или отрицателна. Не позволявам отрицателните отзиви да ме повлияят. Вместо това го използвам, за да подобря представянето си и представянето на екипите. Когато работите в екип, не е важна идеята или перспективата на индивида; важен е възгледът на целия екип. Всяка обща обратна връзка се обсъжда и комуникира с целия екип, за да се подобри представянето на екипа.
Всички въпроси на срещите се отбелязват и те се обсъждат на срещите на мениджърите и те решават какво може да се направи, за да се избегнат тези ситуации в бъдеще.