Съдържание:
- Извършване на скок от работник към мениджър
- Знанието е сила
- Планиране на проекти за фокусиране
- Ежедневна и седмична подготовка
- Ключови точки
Pixabay
Подготовката може да изглежда скучна и отнема много време, когато всичко, което наистина искате да направите, е да се потопите в проект и да започнете да се чувствате като постигнали нещо. Особено когато сроковете са тесни. Но една унция превенция може да смекчи половин килограм намеса. Прекарването на известно време в началото на даден проект за организиране и съставяне на план може да спести един тон загубено време по-късно при повторно извършване на работа или помощници да въртят палци, защото не знаете каква работа да им дадете след това. В допълнение, отделянето на време за спазване на правилните процедури може да предотврати появата на проблеми по-късно, които губят време, да представят компанията зле на клиентите и да поставят ненужен стрес и безпокойство на колегите.
Извършване на скок от работник към мениджър
Докато напредваме по корпоративната стълбица на отговорност, може да се окажем, че преминаваме от роля на пчела работничка към роля на ръководител, дори ако заглавието ни на длъжност не включва думата. Работата на пчелата работничка е да изпълнява заповедите и да отбелязва нещата от пословичния списък „Задачи“ възможно най-бързо. Но когато преминете в управленска роля, дълбоко вкоренената идея „трябва да го свършите“ може всъщност да попречи на способността ви да управлявате.
Мениджърите трябва да направят крачка назад от суматохата и да се научат да отделят време за подготовка, делегиране и общуване. От начина на мислене на работната пчела тези неща изглеждат много нематериални и може да ви накарат да се чувствате сякаш не сте „направили“ нищо. Но игнорирането на тези изисквания за роли може да означава, че тези, които управлявате, всъщност не правят нищо, защото не сте отделили време да им кажете какво трябва да правят или не сте отделили достатъчно време, за да сте сигурни, че разбират какво питате за. Също така е важно мениджърите да вземат предвид нуждите на всеки отделен работник и да приспособят техния стил на комуникация и обучение към нуждите на този работник, за да увеличат максимално своя потенциал.
Знанието е сила
Един от най-добрите методи за подготовка за бъдещи събития е документирането на настоящите. Знанието е сила. Като отделите малко време, за да документирате стъпка по стъпка това, което току-що сте направили, за да коригирате проблем или да конфигурирате функция, означава, че следващия път, когато трябва да се направи същото, можете да делегирате тази задача на някой друг, защото всички вие трябва да ги насочите към статията, която посочва стъпка по стъпка какво трябва да направят. Отнемането на час сега за документиране на процес, който ще се повтори, ви спестява два часа за 3 месеца и отново за 6 месеца и отново и отново и отново, всеки път, когато не е нужно да разберете процеса отново и след това да го направите или научи го на някой друг. Не изобретявайте отново колелото, документирайте изобретението и след това оставете някой друг да го направи.
Планиране на проекти за фокусиране
Разглеждането на обхвата на целия проект може да бъде обезсърчително, дори надолу вдясно. Когато даден проект е разделен на малки части и конкретни задачи, става лесно да се съсредоточите върху всяка малка задача и да преминете от една към друга с ефективност. Планирането на проект и идентифицирането на задачи и срокове е ключова стъпка към подготовката за предстоящата работа. Този процес може да се научи. Можете да научите как да организирате себе си и работата си и по този начин ще получите повече работа за по-малко време с по-малко стрес. Когато се сблъскате с нов проект, първото нещо, което трябва да се идентифицира, е срокът. След това разбийте проекта на ключови тематични парчета работа. Това ще бъдат вашите етапи. Оценете крайните срокове за всеки етап, така че да спазите крайния си срок. Ако използвате Planner, организатор в стил Kanban,тези етапи ще станат ваши колони или групи. След това вземете всеки етап и го разбийте допълнително по задачите, необходими за постигането на този етап. Организирайте тези задачи последователно и воала, имате план на проекта, който да ви държи в точката.
Ежедневна и седмична подготовка
Може би вашата работа не е базирана на проекти или обхваща множество проекти. След това ежедневната и седмична подготовка става ключова за поддържането на фокус и постигането на целите. В началото на всеки ден не просто влизайте в първия имейл, който виждате, и започнете да отговаряте. Започнете всеки ден с подготовка.
- Поддържайте списък със задачи, включително календар
- Прегледайте съществуващите задачи
- Прегледайте всички нови комуникации и добавете елементи към списъка със задачи. Ако те са конкретни за датата, като например среща, добавете препратка към тези задачи в календара.
- Приоритизирайте списъка със задачи
- Използвайки календара и списъка със задачи, определете задачите, които очаквате да изпълните до края на деня
- Сега започнете да работите.
Всеки понеделник преглеждайте списъка със задачи и календара, за да получите представа как ще изглежда вашата седмица. Блокирайте всички необходими големи части от време за срещи или големи задачи.
Ключови точки
- Подготовката е от съществено значение, а не по избор
- Подготвеността увеличава ефективността, спестявайки време и пари
- Липсата на подготовка излага на риск удовлетвореността на клиентите
- Липсата на подготовка увеличава стреса, безпокойството, отсъствията от работа и изгарянето на служителите.
- Подгответе се чрез управление на списъци със задачи и документиране на процеси.