Съдържание:
- Проследяване и контрол
- Мониторинг
- Преглед
- Препланиране - Планирайте отново или по различен начин
- Управление на хора
- Личен план за действие
- Управление на проекти: Определяне на цели
- Управление на проекти: Планиране
- Как станах сертифициран сътрудник в управлението на проекти
Изображение от Герд Алтман от Pixabay
Проследяване и контрол
Целта на изпълнението или изпълнението на проектния план е да осигури очаквани резултати.
Като ръководител на проекта трябва да се справите с всеки проблем на етапа на внедряване в момента, в който знаете за него. Най-добрият начин да се подходите към решаването на проблеми е като очаквате с нетърпение това, което може да се направи, а не с оглед назад какво би могло да се направи, за да се осуети. Трябва да идентифицирате и разберете проблема, ако искате да намерите най-доброто решение.
Управлението и контролът на хората са двете важни части в управлението на проект на етапа на изпълнение. Те са взаимосвързани; проблем в единия от тях може да създаде или да доведе до проблем в другия.
Вие управлявате как се изпълнява даден проект чрез мониторинг, преглед и препланиране. Трябва също да управлявате хора и процедури.
Мониторинг
Мониторингът означава надзор на дейностите, които са в ход, за да се гарантира, че те са в ход и по график за постигане на общата цел за изпълнение. Целите определят какво трябва да се постигне, кога и как ще бъде направено.
Вие наблюдавате изпълнението на плана на проекта, като използвате инструменти за редовно събиране на информация за напредъка.
Вие установявате методи за управление на променливи по желан начин. Тези методи се наричат механизми за наблюдение. За да се случи това, трябва да опишете:
- Видът информация, който се изисква.
- Количеството и подробностите на изискваната информация.
- Официалният и неформален метод за получаване на информация като наблюдение, разговори с експерти по теми, срещи и доклади.
- Предоставянето на информацията, независимо дали ще бъде устна или писмена, лице в лице, по телефон, поща, имейл или във виртуална среща.
Преглед
Измервате напредъка, като сравнявате информацията за напредъка с плана по отношение на трите ограничения на качеството, графика и разходите:
- Качеството на завършената работа.
- Датата на завършване.
- Цената на работата.
След като разполагате с добри системи за мониторинг и получавате редовна информация, можете да измервате напредъка на проекта спрямо времето, разходите и качеството на работата, която трябва да бъде извършена.
Повечето софтуерни пакети ви позволяват да измервате напредъка, като запомняте „основната“ информация, т.е. информацията в началната точка. След като въведете новите данни, компютърът ще ги покаже спрямо базовия план, за да можете да сравнявате и анализирате напредъка.
Препланиране - Планирайте отново или по различен начин
Трябва да препланирате, когато процесът на преглед покаже несъответствие между планираното и действителното изпълнение по всяко време или когато целите на проекта се променят.
Вие разглеждате всеки проблем на етапа на изпълнение от човешка и техническа страна, тъй като те си влияят взаимно. Полезно е проблемът да се разреши бързо, защото дори един прост проблем може да се влоши и да компрометира успешното завършване на целия проект.
Искате да избегнете приемането на високорисково решение на проблем, ако липсва резервно копие, в случай че нещо се обърка, тъй като това ще застраши изпълнението на проекта.
При препланиране бихте променили основната цел на проекта само като последна опция. Когато променим основната цел, може да бъдем доведени до нещо, наречено „пълзене на обхвата“, което се счита за увреждащо.
Обхватът на проекта е споделеното разбиране между заинтересованите страни за това какво влиза в даден проект и какво определя неговия успех. Обхватът е добре дефинираните характеристики и функции на продукта или работата, необходима за завършване на даден проект.
Пълзенето на обхвата предполага постоянни или безумни промени в основната цел по всяко време след началото на проекта. Това може да се случи, когато обхватът не е дефиниран, документиран или контролиран по подходящ начин.
Трябва да сезирате всяка промяна в обхвата на спонсора на проекта, който първо трябва да го одобри.
Процесът на наблюдение, преглед и препланиране трябва да продължи по време на проекта.
Препланирането е необходимо, когато проектът очевидно не постига целите си или ако целите са се променили. Това е ситуацията, когато трябва да използвате сценариите какво се случва (вижте моите принципи за управление на проекти, член 2 от 3) относно задачите и дейностите, които все още трябва да бъдат извършени.
Управление на хора
Вие, като ръководител на проекта, отговаряте за проекта. Вие приемате отговорността за ежедневното протичане на проекта, както и работата с вашия екип и справянето с разногласия.
Ако възникне проблем, избягвайте изкушението да търсите изкупителна жертва, тъй като това може да забави намирането на решение. Като общо правило е по-добре да преговаряте, отколкото да се изправяте, когато се справяте с проблем.
Вие ръководите екипа ефективно, когато изяснявате ролята и отговорностите на всеки член на екипа, изяснявате нивата на авторитет и отговорност, задавате реалистични очаквания, оказвате подкрепа на членовете на екипа и вземате решения, които са реалистични.
Ефективно мотивирате членовете на вашия екип, когато ги включвате във вземането на решения, делегирате без микро-управление, задавате реалистични лични цели за екипа и за всеки член на екипа и възнаграждавате вноски.
Вие преговаряте, като се опитвате да намерите естеството на конкуриращите се изисквания, като знаете, че тези изисквания са валидни, обсъждате решения с екипа, представяте предимствата и слабостите на алтернативните решения, обяснявате защо и как е приета процедура за справяне със ситуацията и разбирате несъмнено глобалната цел на проекта.
Свързвате се чрез създаване на системи за комуникация и мониторинг, управление на потока от информация в екипа, споделяне на информация с екипа, спонсора на проекта и всички заинтересовани страни, искане за обратна връзка за цялата комуникация и включване на екипа при вземане на решения за повишаване на мотивацията им за притежават своята работа.
Личен план за действие
Управлението на проекти не трябва да бъде широкомащабно. Това не се ограничава до големи проекти като изграждане на нова жп гара или подобряване на съществуваща.
Можете да използвате част от информацията, представена в трите ми статии за управление на проекти, за да разработите личен план за действие. Можете например да решите три области в живота си, които според вас биха се възползвали от подобрение.
Запишете целите си по ясен за вас начин, задайте си реалистични графици и прости, но ефективни процедури за наблюдение и прегледайте напредъка си.
Бих искал да чуя от вас за личен проект, който възнамерявате да предприемете и към който бихте могли да приложите част от информацията, предоставена в трите ми статии.
Управление на проекти: Определяне на цели
- Управление на проекти: Определяне на целите
Практиката на управление на проекти е добре установена. Той има разтегнат диапазон в различни индустрии. Вече се прилагат няколко бизнеса и организации в области като маркетинг, финанси, разработване на продукти, потребителски услуги и правителство
Управление на проекти: Планиране
- Управление на проекти: Планиране
Планирането е важно, за да се намери най-добрият начин на действие, да се изясни какво трябва да се направи, да се провери какво е извън нашата област на експертиза и да се знае как да се делегират и задават работи за други.
Как станах сертифициран сътрудник в управлението на проекти
- Как станах сертифициран сътрудник в управлението на проекти
Разграничете се с ученето през целия живот