Съдържание:
- Фигура # 1: Оценка на времето и разходите във връзка с планирането на проекти
- Необходимостта от оценка на времето и разходите на проекта
- Компютър, който работи през цялото време
- Предпоставки: Какво трябва да имате, преди да създадете оценка на времето и разходите
- Нашето казус: проста оценка на разходите на уебсайта
- Таблица # 1: Общо за ранната оценка
- Техники за ранно оценяване на разходите и времето
- Представяне на оценки на величината на реда
- Разбиване на нашия примерен проект на няколко големи парчета
- Получаване на високи и ниски оценки за всеки брой
- Точността варира в зависимост от индустрията
- Техники за късна оценка на разходите
- Проследяване на работата по проекта и коригиране на вашата оценка
- Техники за оценка
Фигура # 1: Оценка на времето и разходите във връзка с планирането на проекти
Първоначалното планиране дава възможност за ранна оценка, докато по-подробното планиране позволява по-точни оценки.
Сид Кемп
Необходимостта от оценка на времето и разходите на проекта
В бизнеса целта на повечето проекти е да печелите пари. Това изисква проектът или да спечели повече, или да спести повече, отколкото струва изпълнението на проекта. Проектът струва пари, докато не бъде завършен, и започва да подобрява дъното на компанията едва след като бъде завършен. Също така всяка година бизнесът има толкова много пари, които може да похарчи за проекти. Така че, дори преди проектът да започне, ръководителите искат отговори на четири въпроса:
- Колко ще струва проектът?
- Сигурни ли сме, че няма да надхвърлим бюджета?
- Колко време ще отнеме проекта и кога ще бъде изпълнен?
- Сигурни ли сме, че няма да закъснем?
Това са много разумни въпроси. Питаме едни и същи неща, когато качваме колата си за ремонт или оправяме климатика. И все пак над половината от всички проекти - дори добре управлявани - се забавят или надхвърлят бюджета. Така че отговорът на тези въпроси с оценки, на които можем да разчитаме и да се ангажираме, е голямо предизвикателство.
В света на управлението на проекти ние наричаме ръководители, които полагат пари и организационни усилия за даден проект, да бъдат спонсори на проекта и тяхната ангажираност е от решаващо значение за нашия успех като ръководители на проекти. Ако те не се възползват от проекта, останат ангажирани докрай, доставят необходимите ресурси и премахнат пречките, нашият проект ще се провали. И искането им за оценка на времето и разходите е от тяхна гледна точка напълно разумно.
Също така е много трудно, понякога невъзможно да се осигури. По дефиниция проектът е „уникално начинание, предприето за създаване на уникален продукт или услуга“ (PMI Lexicon). Ако всеки проект е уникален и никога досега не е правен, тогава как ще разберем колко ще струва да го направим? Как да разберем колко време ще отнеме? Как да направим оценка на цената на неизвестното? И как можем да сме сигурни, че сме прави? Ако не сме прави, ще изглеждаме зле, когато изчерпим бюджета или доставим късно, или и двете.
Това са истински въпроси и те имат реални отговори. Научих над 3500 ръководители на проекти как да планират проекти, да оценяват разходите и времето и да изпълняват навреме и в рамките на бюджета. Написал съм три различни книги за управление на проекти с техники за оценка на времето и разходите. И от моите клиенти и студенти видях всичко - от отлични оценки до долара, които могат да спечелят конкурентни оферти, до системи за управление, които правят добра оценка невъзможна. Но са възможни добри оценки. И ние придобиваме много авторитет, който улеснява работата ни, когато като ръководители на проекти оценяваме добре проектите си.
В тази статия ще научите как ние като ръководители на проекти можем да създадем точни и надеждни оценки. Ще научите: какво трябва да имаме, за да създадем приблизителна оценка; какви видове оценки са възможни; и основните процедури за изготвяне на всеки вид оценка. Подробните инструкции за техники за оценка са твърде големи, за да се поберат в тази статия. Но ще знаете името на правилната техника за оценка и как да я използвате. И ще имате пример за подражание. Оттам нататък вероятно можете да го направите сами. В противен случай можете лесно да намерите подробни инструкции в учебника по управление на проекти или в PMBOK, Ръководството на Института за управление на проекти към Основата на знанията за управление на проекти.
Тази статия ви показва как да направите най-добрите прогнози за времето и разходите, както в началото на проекта, така и по-късно, когато планирането е почти завършено, както е показано на фигура # 1.
Компютър, който работи през цялото време
Един от моите клиенти предостави компютърни системи на държавни агенции. Преди да работя с тях, агенция поиска компютър за тяхната електронна поща, който „ще работи непрекъснато“. Ръководителят на проекта работи с това и купи компютър на стойност 1 милион долара, който ще работи 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, с двойно автоматично архивиране на всичко. Когато каза на клиента, те бяха шокирани. "Но ние сме отворени само 16 часа на ден. Не е нужно да работи цяла нощ. И със сигурност няма да платим за това!"
Компанията остана с компютър на стойност 1 милион долара, който клиентът не искаше. И реалното решение струваше много по-малко от половината от това, което ръководителят на проекта предполагаше, че ще е необходимо.
Урокът: Не правете предположения и не предполагайте, че разбирате какво означава вашият клиент, когато използва определен език. Проверете всеки детайл по ясен, определяем начин.
Предпоставки: Какво трябва да имате, преди да създадете оценка на времето и разходите
Представете си, че приятел е дошъл при вас и е казал: "Колко ще ми струва да купя нова кола?" Няма начин да отговорите на този въпрос, без да попитате: "Каква кола искате?" И какво, ако той отговори: "О, не знам нищо за колите. Просто ми вземете кола, която ще работи за мен. Колко ще струва?"
В тази ситуация не можем да изчислим цената на колата. Трябва да работим с нашия приятел, задавайки въпроси като „Колко голямо е семейството ти?“ „Караш ли на работа?“ и "Какво обичате да правите на почивка?" Ако нашият приятел работи с нас през всичко това и ние познаваме коли, вероятно можем да изберем добра кола за него и след това да му кажем цената. Но ако нашият приятел каже: "Нямам време да отговоря на всички ваши въпроси! Просто ми кажете колко струва една кола!" тогава се връщаме обратно към никъде. Или казваме нещо като между $ 12 500, ако искате Hyundai и $ 85 000, ако искате Cadillac. Това е верен отговор, но не особено полезен.
Като ръководители на проекти ние постоянно се оказваме в тази ситуация. Например, клиент може да иска нов уеб сайт. Но той всъщност не знае какво е добър уебсайт за неговия бизнес. Той просто знае, че сегашният му не работи. Знаем, че уеб сайтът може да струва между 1200 и 15 000 долара и да отнеме между две седмици и четири месеца, в зависимост от това какви функции са необходими за даден бизнес. Но докато не разберем бизнеса му, не можем да направим прогноза за време или разходи.
Изводът е следният: Преди да можем да изготвим точна прогноза за времето или разходите, трябва да работим с клиента, за да определим обхвата на проекта. В случай, че терминът „обхват“ е непознат, това означава „това, което правим“. Пълното определение на обхвата е ясно изявление на това, което правим, като правим този проект. За да научите повече за това, вижте Как да изготвим план за управление на проекти.
В допълнение към ясна декларация за обхвата се нуждаем от още три неща:
- Трябва да премахнем неизказаните предположения. Например нашият приятел поиска „нова“ кола. Имал ли е предвид чисто нов, тазгодишния модел, или е имал предвид „нов за мен“ и купуването на употребявана кола би било съвсем наред. Не знаем, докато не попитаме. Вижте страничната лента за „Компютър, който работи непрекъснато“ за реален случай на катастрофа за оценка на разходите по проекта като този.
- Трябва да решим как ще бъде направен проектът и да получим съгласие за основния подход от клиента. Не е нужно да знаем всички подробности. Но трябва да знаем общия подход. Например, ако нашият проект е да създадем съоръжение за сглобяване, ще искаме да знаем дали клиентът очаква скоро да го надрасне. Ако е така, тогава наемането на имот, вместо да го купувате или да сключвате дългосрочен лизинг, е може би най-добрата идея. А цената на проект, включващ имот под наем, е напълно различна от цената на проект, включващ закупуване или лизинг на сграда.
- Трябва да знаем настоящата ситуация. Ако клиентът иска нов уеб сайт, тогава трябва да знаем всичко за неговия стар уеб сайт, както и какво работи и какво не. Също така трябва да знаем за техните печатни маркетингови материали, описания на продукти и изображения на техните продукти. Създаването на уеб сайт от текущ каталог струва много по-малко от създаването на уеб сайт от нулата, където трябва да се уговорим, за да получим снимки и описания за десетки проекти.
Има история, която илюстрира тази последна точка. Веднъж имаше проект за отводняване на блато. Управител на окръг попита: "Колко ще струва пресушаването на това блато?" Ръководителят на проекта отговори, "зависи от това колко алигатори има там." "Е, как да разберем колко алигатори има там?" „Изсушаваме блатото и виждаме колко са изчерпани.“
Това е големият проблем с оценката на времето и разходите. Трябва да планираме достатъчно, за да знаем какво наистина иска клиентът и да направим достатъчно работа по проекта, за да открием какво всъщност се случва, преди да можем да направим точна оценка на разходите. Но често мениджърите искат точна оценка на разходите, преди проектът дори да започне.
Има още едно нещо, което ще ви трябва, и аз написах статия за него: Разбиране на ключовите фактори за добра оценка на времето, разходите или нещо друго.
След като изложихме проблема, нека разгледаме някои решения.
Нашето казус: проста оценка на разходите на уебсайта
Количеството работа, което е необходимо, за да се направи добра оценка на разходите, зависи от размера на проекта, който правите, както и от това колко сте запознати вие и екипът с работата по проекта. Описаните тук техники за оценка могат да ви дадат добра оценка на разходите на проекта за няколко часа за проект на стойност под $ 10 000. Същите техники, приложени след няколко седмици, могат да изчислят проекти на стойност около 100 000 долара. И същите техники, прилагани внимателно с много изследвания, могат да се използват за оценка на проекти, които ще струват милиони долари. Но това ще отнеме месеци работа и много други полезни проекти за планиране ще бъдат включени в оценката на разходите и времето.
Тъй като се фокусираме върху техниките, ще работим с много прост, малък проект: Първият уебсайт за нова стартираща компания, включващ 40 страници текст и графики, и пазарска количка с около 200 продукта. Вече е направен каталог за печат с всички изображения и описания на продуктите. Но компанията не харесва оформлението на каталога и се нуждае от ново произведение на изкуството и концептуален дизайн за уеб сайта, които ще използва и за бъдещ маркетинг в печата.
Таблица # 1: Общо за ранната оценка
Компонент на проекта | Ниска | Среден | Високо |
---|---|---|---|
Хостинг (първа година) |
300 долара |
$ 360 |
396 долара |
Графика |
2500 долара |
3500 долара |
5000 долара |
Уеб страници |
1824 долара |
2280 долара |
3,420 долара |
Елементи от каталога |
$ 1920 |
2400 долара |
3600 долара |
Отидете на живо |
300 долара |
500 долара |
600 долара |
Обща сума |
6 844 долара |
9040 долара |
13 016 долара |
Техники за ранно оценяване на разходите и времето
Както вече казахме, най-ранната оценка на разходите трябва да дойде след ясно определяне на обхвата на проекта, съгласуване на подход към проекта и изясняване на предположенията. Когато това е направено, но все още нямаме стъпка по стъпка план за извършване на цялата работа, можем да създадем ранна оценка на разходите. Ранна оценка на разходите се нарича оценка на разходите от порядъка на величина от Института за управление на проекти. Когато го създаваме, ние предлагаме диапазон, в който сме почти сигурни, че цената на проекта ще падне. Но това е доста голям диапазон. Долният край е 50% от нашата оценка, а високият е два пъти по-голям от нашата оценка. Така че, ако смятаме, че проектът ще струва $ 100 000, можем да кажем с увереност, че проектът ще струва между $ 50 000 и $ 100 000.
Представяне на оценки на величината на реда
Когато предоставим оценка с толкова голям обхват, спонсорите на проекта вероятно ще станат балистични. Повечето спонсори на проекти искат и се нуждаят от много по-точна оценка много по-рано, отколкото е възможно. Необходимо е обучение възходящо, тоест обучение на нашите шефове на това, което е реалистично, за да им помогнем да разберат, че оценката на порядъка е най-доброто, което дори най-добрите ръководители на проекти в света могат да направят, в началото на проекта, преди планът да е почти близо завършен. На този етап просто има твърде много неизвестни, за да се направи по-реалистична гаранция.
Има няколко добри новини за нас и нашите спонсори относно ранната оценка на проекта:
- Ако правим тип проект, който е познат на екипа, тогава можем да бъдем по-уверени, че разходите няма да бъдат много по-високи от централната точка на нашата оценка.
- Ако можем да контролираме обхвата, можем да ограничим проекта до наличния бюджет, като предоставим някои, но не всички функции.
Например, да предположим, че сме създали приблизителна оценка между 50 000 и 200 000 долара, а спонсорът казва: „Наистина мога да предложа само 120 000 долара и ако това надхвърли, може би мога да изтръгна общо 150 000 долара. е вероятно и има много голям шанс да влезем под $ 120 000. Ако искате гаранция за $ 150 000, тогава се съгласете, че ако абсолютно трябва, можем да намалим два от петте елемента в списъка и ние ще направи проекта за $ 150 000 или по-малко. Вероятно ще получите всичко, което искате. Ако не, ще получите трите или четирите най-важни неща и ние можем да направим последните едно или две за бюджета за следващата година. "
Разбиване на нашия примерен проект на няколко големи парчета
Повечето проекти могат да бъдат разделени на няколко големи части и оценките, съставени от парчета, винаги са по-добри от оценките, създадени от проекта като цяло. Така че нека разгледаме частите от проекта за уебсайта в нашия пример. Ще включим:
- Хостинг: Настройте хостинг и каркас за сайт за електронна търговия с количка за пазаруване
- Графика: Изработете нов графичен дизайн: цветове, изображение на сайта, лого, ключови изображения за всяка от 7 продуктови линии
- Уеб страници: Създайте 40 страници с текст и графики
- Каталог на артикули: Създайте пазарска количка от 200 каталожни артикула от съществуващи имена на продукти, описания на продукти и изображения
- Пусни на живо: Тествайте целия сайт, отстранете проблеми и стартирайте на живо
Получаване на високи и ниски оценки за всеки брой
Първата ни стъпка е да разберем най-добрия начин за получаване на оценка на разходите за всяка от петте части на проекта, изброени по-горе. За елементи първа, втора и пета най-доброто ни решение е да създадем приблизителна оценка въз основа на действителните разходи за извършване на едни и същи неща за подобни сайтове за бивши клиенти. За елемент № 1 вероятно дори можем да заключим фиксирана цена. По т. 2 разговаряме с графичния художник. Той може да каже: "Е, зависи. Ако те познават общия стил на бизнеса и им харесват първите ми идеи, това е едно. Но ако нямат идея какво искат и има комитет, който взема решения след това започват да сменят имената на продуктовите си линии, докато аз правя графиката, това може да струва много повече. " Ако имаме добри комуникации с клиента, можем да се опитаме да отговорим на тези въпроси. Но да кажем, че не го правим.След това искаме графичните художници да преценят разходите за най-добрия и най-лошия сценарий, а това са нашите ниски и високи оценки.
Елементи 3 и 4 се оценяват най-добре чрез метода Bucket. Но методът, описан за точки 1, 2 и 5, също ще работи.
Точка 5 е подобна на точка 2. Например, ако всички продажби са в континенталната част на САЩ, тогава тестването на пазарска количка е стандартно. Ако е необходима международна доставка, заедно с международните данъци и тарифи, ще са необходими много повече тестове. В този случай отидохме при клиента и той каза: "О, ние сме в САЩ и в момента продаваме само в САЩ. Така че имаме доста тесен диапазон от ниски и високи в нашата оценка за пускане на живо, тъй като виждате в Таблица №1.
Този метод съставя добра ранна оценка на времето и разходите. Оценката на разходите е илюстрирана в Таблица №1. Оценката на времето се създава по подобен начин, като се иска от всеки работник или ръководител на екип ниска, вероятна и висока оценка за това колко време ще отнеме работата и оценките се събират заедно.
Ключово предимство на този подход е, че дори ако една част е оценена твърде ниско, друга част вероятно ще бъде оценена като висока. Така че общата оценка има по-голям шанс да бъде права от която и да е част. Това е основната причина за разбиване на проект на части и оценка на всеки поотделно, вместо да се опитвате да оцените целия проект наведнъж.
Точността варира в зависимост от индустрията
Колко точна е нашата оценка? Това варира много в зависимост от индустрията, а също и от други фактори на проекта и екипа. В строителната индустрия, с компании, които събират конкурентни оферти за изграждане на пътища за проекти, финансирани от държавата, която обикновено избира оферта с най-ниска цена, видях проект за 25 милиона долара, оценен до последния долар. Офертата, която е твърде висока, няма да получи договора, а офертата, която е твърде ниска, ще означава финансова загуба за компанията.
Строителните проекти могат да бъдат оценени толкова точно, защото методите, материалите и разходите са много стандартни.
От друга страна, проектите за информационни технологии (ИТ) са известни с лоши оценки. Най-лошият случай, за който знам, е ИТ проект, оценен на 2000 долара, който в крайна сметка струва над 170 000 долара - но това беше екстремен случай. Но действителните резултати, завършващи с двойна или тройна оценка на времето или разходите, са твърде често срещани. Една от причините за това е, че инструментите, техниките и средата се променят бързо в ИТ света. Дори се случва дадена програма да бъде написана, да речем, за една версия на Windows, след което трябва да бъде възстановена за друга версия на Windows, преди да бъде пусната.
Как да направим най-добрите оценки, които можем в нашата собствена индустрия? Последователното, цялостно планиране и проследяване на управлението на проекти и извлечените уроци за подобряване на нашите методи в края на всеки проект са ключови. И когато правите всяка оценка, попитайте: "Доколко е запознат екипът ми с точно този вид работа? Работили ли сме някога заедно? Какво е новото и различното в този проект?" Колкото по-често вашият конкретен екип е правил този вид работа преди, толкова по-точна може да бъде вашата оценка. И в същото време, когато оценявате работата с помощта на нови инструменти и методи или разработвате експериментални прототипи или работите с нови клиенти, вземете това предвид и оставете повече свобода на действие за неочакваното.
Техники за късна оценка на разходите
По-късно в процеса на планиране на проекта можем да създадем много по-точна оценка. И това е много по-лесно да се направи. PMI призовава за изчисляване на времето и оценката на разходите отдолу нагоре, защото ние оценяваме всяка подробна дейност и ги събираме, за да получим обща сума. PMI казва, че действителните разходи ще бъдат от -10% до + 15% от очакваните разходи, като се използва оценка отдолу-нагоре. И отклонението на графика е същото. Това означава, че ако оценката е $ 100 000, действителните разходи по проекта се очаква да спаднат между $ 90 000 и $ 115 000. Ако се очаква даден проект да се изпълнява 100 дни от началото до края, тогава е много вероятно да се изпълнява между 90 и 115 дни. Този по-малък обхват е много по-лесен за работа със спонсорите на проекти.
Късната оценка на времето и разходите изисква подробен план на проекта, включващ:
- Структура на разбивка на работата (WBS) - подробен списък на всички компоненти на проекта
- Списък на дейностите - списък на цялата работа, която ще бъде извършена, и кой ще я свърши.
- Подробна информация за разходите, като почасови ставки за заплата, работа по договор и други елементи като офис площи или оборудване.
- План за обществени поръчки, включително прогнозни или, когато е възможно, потвърдени разходи за всеки артикул, който трябва да бъде закупен.
- План за риск
В идеалния случай подробната оценка на разходите ще бъде част от пълен план на проекта, в който са разгледани всички девет области на знанията за управление на проекти, както е описано в статията, изброена по-горе, Как да оформяте план на проекта.
С цялата тази налична информация създаването на подробна оценка на разходите е доста лесно - всъщност е по-лесно от създаването на ранна оценка. Ние просто събираме разходите (време и материали) за всяка дейност по проекта и измисляме общо. Като част от този процес можем да използваме оценка на PERT. PERT означава Техника за оценка и преглед на проекти и това е начин за получаване на единична оценка на разходите, като се използва средно центриране на оптимистични, вероятни и песимистични оценки за всяка договорена позиция. Можете да научите PERT, като прочетете Как да използвате PERT диаграма за управление на проекти.
Най-добрата практика за оценка на разходите включва факторинг риск в уравнението. Част от управлението на риска е да включва планове за действие при извънредни ситуации, тоест планове за работа, които можем да извършим, ако настъпи рисково събитие. Да кажем, че строим нова сграда във Флорида. Наясно сме с риска да се наложи спиране на строителната площадка до две седмици в случай на ураган. Планираме график, който да свърши сградата, дори и да дойде ураган, като използваме извънреден труд през уикенда след урагана. Това, разбира се, увеличава разходите. Можем да представим рисковите фактори като непредвидени фондове. Например можем да кажем: "Приблизителните разходи за изграждане на тази сграда са 1 милион долара. Ако обаче се случи голям ураган, ще са ни необходими допълнителни 50 000 щатски средства за извънредни ситуации, за да завършим проекта навреме."
Проследяване на работата по проекта и коригиране на вашата оценка
Когато вашият план на проекта, график и оценка на разходите са приети, тогава работата по планирането на вашия проект е завършена и можете да започнете да вършите работата. Формално това се нарича изпълнение и контрол на проекта. Изпълнението означава да свършиш работата. Контролът означава да следите работата и да се уверите, че тя пристига навреме и в рамките на бюджета. Процесът на проследяване на завършената работа (резултати от обхвата) спрямо времето и разходите се нарича Анализ на спечелената стойност (EVA). Докато правим EVA, ние работим, за да гарантираме, че изпълняваме в рамките на бюджета. Също така научаваме дали първоначално сме направили добра работа, като сме направили нашата оценка.
Проследяването на действителното време и разходи, докато работим, е много важно по две причини. На първо място, че данните са полезен вход за бъдещи оценки. На второ място, в края на проекта, ние сравняваме нашите прогнозни разходи с действителните разходи, ред по ред и нашия планиран график с нашия действителен график, ден след ден; и създайте документ за научени уроци. Научените уроци включват по-добри методи за оценка на разходите за следващия ни проект.