Съдържание:
- Предотвратяване на бедствия по проекта
- Управлението на обхвата е от решаващо значение за успеха на проекта
- Предотвратете пълзенето на обхвата
- Кога е следващият вторник?
- Договаряне за обхвата на вашия проект
- Попадане на същата страница
- Споразумение за обхвата
- Изясняване на предположенията
- Стъпките на управление на обхвата
- Въпроси, които определят останалата част от проекта
- Включвания и изключвания
- Създаване на структура за разбивка на работата (WBS)
- Създаване на останалата част от плана на проекта
- Управление на обхвата по време на проекта
- Анализ на спечелената стойност
- Управление на обхвата на пълзене
- Управление на всички девет области
- Изпълнение на обещаното
- Проверка и валидиране
- Доставка
- Удоволствие на клиентите
- Какво спира вашите проекти?
Настройте се за успех на проекта, като ясно определите целите - обхвата - в началото.
Изображение на Дейвид Марк от Pixabay
Предотвратяване на бедствия по проекта
Тази статия е преглед на много голяма тема, Управление на обхвата на проекта. Всъщност са написани цели книги за управление на обхвата. Този преглед може да насочи по-нататъшните ви проучвания към управлението на обхвата, което е от решаващо значение за успеха на проекта.
Управлението на обхвата е от решаващо значение за успеха на проекта
Повечето проекти се провалят и по много причини. Но истински катастрофалните неуспехи на проектите са провали в управлението на обхвата. Обхватът е дефиницията на целта и целта на проекта. Така че, ако това е лошо дефинирано, или не получаваме нищо (целта не е изпълнена), или получаваме резултат, който не прави това, което искаме, или получаваме две части, които не работят заедно, защото половината от екипът на проекта имаше една идея, а другата половина имаше друга идея. Доставяме предния край на магаре и задния край на кон и в крайна сметка изглеждаме като заден край на кон.
Предотвратете пълзенето на обхвата
Дори ако продуктът и неговата цел са добре дефинирани в началото, клиентите имат прословутия навик да получават нови идеи и да очакват все повече и повече. Ако ги игнорираме, те ще започнат да мечтаят и да очакват да изпълним техните мечти. Когато изпълним обещаното - много по-малко от онова, за което са мечтали - те няма да бъдат доволни. Няма значение дали ще им дадем точно това, което са поискали. Хората се разстройват, когато не получават това, което очакват. По-лошото е, че ако ги слушаме, продължаваме да добавяме функции, които те изискват. Но това отнема много повече време от първоначалния график и много повече пари, отколкото е в първоначалния бюджет.
В резултат на това няма какво да доставим в края на проекта. Клиентът е без време и пари, а ние нямаме нищо полезно да покажем за цялата си работа. Ние наричаме това чудовище обхват пълзящо, което означава, че макар да определихме обхвата в началото, все повече и повече функции, все повече и повече звънци и свирки, се промъкнаха в обхвата, добавяйки към плана на проекта, докато той се срина от собственото си тегло.
Според Института за управление на проекти 64% от всички проекти не дават удовлетворение от първоначалния си график и бюджет. И най-голямата причина за тези неуспехи е лошото определение на обхвата или ако имаме обхват, дефиниран добре в началото, обхватът пълзи.
Добрата новина е, че ако дефинираме ясно обхвата и управляваме пълзенето на обхвата, сме на път към успеха!
Обучих над 4000 мениджъри на проекти и ръководих десетки проекти. Позволете ми да ви покажа как да дефинирате обхвата и да управлявате пълзенето на обхвата, преди проектът ви да бъде претоварен!
Засипват ли исканията за допълнителни звънци и свирки проекта ви като мравки върху кубче захар? Прочетете, за да научите как да управлявате пълзенето на обхвата.
stevendepolo Steven Depolo (CC BY) чрез Flickr
Кога е следващият вторник?
Винаги, когато преподавам клас по дефиниция на обхвата и яснота на комуникациите, моля за вдигане на ръце по този въпрос. Кажете, че преподавам в четвъртък. Питам: "Вдигнете ръката си, ако смятате, че следващият вторник е след 5 дни." Около половината от хората в стаята вдигат ръце. Тогава питам: "Вдигнете ръката си, ако смятате, че следващият вторник е след 12 дни." Другата половина от хората в стаята вдигат ръце.
Това показва, че обикновеният английски не е точен език. За някои „следващият вторник“ е този, който предстои след пет дни. За други „следващият вторник“ е след „този вторник“, така че остава след дванадесет дни.
Когато учениците видят, че независимо от начина, по който мислят, половината от хората в стаята мислят по различен начин, те започват да виждат стойността на ясните точни, писмени дефиниции. Подобни определения водят дълъг път към премахване на скъпоструващите недоразумения и също така предотвратяват грешки, които разочароват нашите клиенти.
Договаряне за обхвата на вашия проект
Работата с клиента, екипа и всички заинтересовани страни за постигане на съгласие относно резултата от проекта и неговата функция и цел не е лесна. Например корпоративен уеб сайт е:
- израз на корпоративния имидж, според висши ръководители
- източник на излагане на юридическа отговорност, според корпоративния съветник
- инструмент за получаване на нови приходи, според маркетинговия отдел
- друга разходна позиция, която да се поддържа, според финансите
- възможност за решаване на някои проблеми с наемането и получаване на добри бъдещи служители, според човешките ресурси
- работа по поддръжката, според ИТ отдела
- проект за завършване, според екипа за уеб разработка
Ключът тук е, че всички са прави. Успешното управление на обхвата изисква да можете да разберете перспективата на всеки, да видите от какво се нуждае и какво трябва да предложи и да сложите всичко в един план и едно определение.
Попадане на същата страница
Всеки засегнат от даден проект има своя собствена перспектива, както и своя език. Как изпълнителният „корпоративен имидж“ се превръща в маркетинговата „ефективна целева страница“ и съобщенията на ИТ отдела „No 404 Page Not Found“. Архитектурата е способността да се вижда едно нещо в множество изгледи, множество перспективи и множество езици. Като ръководители на проекти, ние също трябва да бъдем архитекти, способни да видим проекта от всякакви перспективи и да отговорим на всички притеснения.
Докато съставяме първоначалната дефиниция на проекта, изявлението за обхвата, трябва да се уверим, че всички разбират целта и целта. Те могат да имат различни термини за едно и също нещо; това е добре. Но ако двама души имат напълно различни снимки на това, което се прави, имаме проблем. И не можем да бъдем неясни за това. Не можем да обявим „Правим сив бозайник“ и корпоративният екип очаква слон, докато главният финансов директор се е съгласил да плати само за мишка.
Споразумение за обхвата
След като сме на една и съща страница, ние работим с всеки участник, за да определим какво правим и защо. Тук все още работим на високо ниво. Но ние вървим напред-назад, изясняваме, дефинираме и получаваме все по-добра и по-добра картина на това, което правим.
Изясняване на предположенията
Както казахме по-горе, клиентите не са доволни, когато не получат това, което очакват. За да сме сигурни, че разбираме и управляваме техните очаквания, не можем да оставим изявлението за обхвата на проекта в неясни, ясни английски термини. Тя трябва да бъде дефинирана с инженерна точност и трябва да бъде обяснена и на обикновен език. Също така помага да се използват диаграми и, когато е възможно, да се разработят макети и прототипи, така че нашите клиенти и заинтересовани страни да могат действително да видят или да видят снимка на това, което ще получат. За важността на точния език вижте страничната лента, Кога е следващият вторник?
Стъпките на управление на обхвата
Институтът за управление на проекти дефинира четири процеса, които съставляват управление на обхвата:
- Планирането на обхвата излага нашия план за управление на обхвата на този конкретен проект. Ако нашите проекти са доста сходни един с друг, това се прави веднъж за всички проекти и ние следваме стандартна методология.
- Определението на обхвата е процесът на създаване на нашето първо изявление за това, което правим по този проект, включително неговото естество, функция и цел. Получената декларация за определяне на обхвата е основната концепция, от която се планира целият проект.
- Структурирането на разбивка на работата (WBS) е процес на дефиниране на всички подробности за това, което правим, създавайки пълна и точна дефиниция на обхвата на проекта.
PMI предлага изискано име за създаване на първо ниво на дефиниция на обхвата първо и подробно WBS по-късно. Те го наричат прогресивна разработка.
Въпроси, които определят останалата част от проекта
Ясното определение на обхвата е от съществено значение за планирането и дефинирането на всички други аспекти на проекта. Правилното дефиниране на всяка от останалите осем области на управление на проекти разчита на солидна, ясна дефиниция на обхвата. Ако не сте наясно с деветте области на управлението на проекти, може да искате да прочетете „Деветте области на управление на проекти и защо те имат значение“.
Включвания и изключвания
Отличен инструмент за определяне на обхвата и предотвратяване на пълзенето на обхвата е да се включи както дефиниция на това, което правим, т.е. списък с включвания, така и списък на това, което хората са поискали, но не правим, т.е. списък на изключванията. Има две причини за това.
На първо място, хората са склонни да помнят, че ще получат каквото си искат, дори ако кажете „не“. Можем да се справим с тази естествена човешка склонност, като запишем съгласието си, покажем им го и ги накараме да се подпишат под него. След това, по-късно в проекта, когато си спомнят, че са го поискали и мислят, че ще го получат, можем да им покажем, съжалявам, не, винаги е било изключено от обхвата, съгласието на това, което правим.
Да кажем например, че изграждам уебсайт за компания в Южна Флорида, където има три популярни езика: английски, испански и хаитянски креолски. По време на първоначалното определяне на обхвата, ние се съгласяваме, че сайтът ще бъде на английски и испански, но че превеждането му на хаитянски креолски в момента не е рентабилно. Записваме „Уебсайтът няма да бъде преведен на хаитянски креолски тази година. Ако търсенето от креолската общност се увеличи, това може да бъде достъпно през следващата година.“
След това, когато сайтът се тества, идва мениджър и казва: "но не можах да прочета сайта на креолски. Какво се случи?" Извеждаме изявлението за обхват и му показваме, че креолският е изключен засега.
Втората причина е просто за яснота. Дефинирането на изключения увеличава яснотата за това, което правим и ни дава инструмент за управление на пълзенето на обхвата по-късно в проекта. Да предположим например, че една от целите на уебсайта в нашата декларация за обхват е „подобряване на поддръжката на клиенти“. Като част от това някой предложи онлайн чат, но ние избрахме да не го правим. Ако не запишем „онлайн чат“ в списъка за изключване, някой може да го предложи отново по-късно. Но ако го запишем, тогава всички са ясни: Не прилагаме онлайн чат. Това спестява много време, като се води една и съща дискусия отново и отново.
Създаване на структура за разбивка на работата (WBS)
Структурирането на разбивка на работата започва, когато декларацията за обхвата бъде одобрена от всички заинтересовани страни. Това е процес на създаване на много внимателен, подробен, йерархичен списък на всички компоненти на проекта.
Например, да кажем, че изграждаме самолет. Първоначалното ни описание изглежда така:
- един фюзелаж
- един пилот
- една кабина
- две крила
- един опашен монтаж
- управление на полета
- електроника за навигация и други цели
Всеки от тези основни компоненти се превръща в заглавие за списък с по-малки компоненти. Крилото включва:
- тяло на крилото
- резервоари за гориво
- тръби за гориво
- клапи
В крайна сметка това е подробно описано в пълен списък с части. За търговски самолет това може да бъде над 1 милион части!
Създаване на останалата част от плана на проекта
След като имаме WBS, е възможно да създадем останалата част от подробния план на проекта. Можем да създадем точни прогнози за времето и разходите. Можем да завършим планове за управление и на останалите шест области на управление на проекти: качество, риск, човешки ресурси, комуникации, обществени поръчки и интеграция.
Например WBS е списък на това, което правим. От това ние питаме как ще направим всеки компонент. Това генерира Списък с дейности, който е ключов компонент за оценка на времето. Също така, когато знаем какво правим, можем да попитаме: "Какво може да се обърка?" и това е отправна точка за планиране на риска. И да попитате "какво го прави добър?" е началото на качественото планиране.
Управление на обхвата по време на проекта
След като WBS бъде одобрен, ние попълваме останалата част от плана на проекта. След като целият план бъде одобрен, ние започваме работата. Сега нашата работа е да завършим проекта. Или, по отношение на управлението на проекти, ще предоставим посочения обхват с приемливо качество навреме и в рамките на бюджета, независимо какво се случва.
Извършването на това изисква работа, която се нарича изпълнение. Но също така изисква проследяване на тази работа и коригиране на курса, ако е необходимо. Те се наричат проследяване и контрол. Все едно да караш по магистралата. Ако всичко, което правите, е да шофирате, ще пропуснете изхода си и ще закъснеете. Или ще отидете твърде бавно и ще закъснеете, или ще ускорите и ще вземете билет. За да шофираме добре, трябва да следим къде се намираме, колко бързо вървим, дали сме без бензин и какво правят другите шофьори на пътя. Същото е и по проект. И ние го постигаме с анализ на спечелената стойност, управление на пълзенето на обхвата и управление на всички девет области на проекта.
Анализ на спечелената стойност
Анализът на спечелената стойност (EVA) започва с обхват на проследяване, време и цена. На обикновен английски: Какво завършихме, колко време отне и колко пари похарчихме? След като получим тези цифри, ги поставяме през някои уравнения. Уравненията са пропорционални: Те питат колко обхват сме изпълнили по отношение на изразходваното време и изразходваните пари. Тези резултати отговарят на въпроса: Ако продължим да вървим по този темп, ще завършим ли, преди да останем без време и пари? Ако е така, всичко добре. Ако не, тогава трябва да разберем защо работим бавно или да харчим твърде много пари и да се погрижим за проблема.
Управление на обхвата на пълзене
Анализът на спечелената стойност измерва напредъка по нашата ангажирана цел, посочения обхват. Но какво, ако клиентът получи страхотна идея и иска тя да бъде добавена към проекта? Какво ще стане, ако инженерът измисли по-добра функция и той иска тя да бъде добавена? Какво ще стане, ако някой старши изпълнителен директор се откаже и бъде заменен от нов шеф и тя иска нещо съвсем различно?
Тези проблеми се появяват през цялото време. Както казах по-горе, пълзенето на обхвата произтича от човешката природа. Това, което трябва да направим, е да го осъзнаем и да разгледаме всички предложени промени в проекта, преди те да станат предположения, характеристики или изисквания.
Накратко, не позволявайте на никого да мести стълбовете за гол. Ако някой иска да промени обхвата, ние изчисляваме разходите за промяна на проекта и допълнителното време, което ще отнеме. След това договаряме: Предпочитаме да няма промени, но ще направим промяна в обхвата, ако проектът получи удължаване на срока и допълнителни средства, за да можем да предоставим новия , увеличен обхват, който е повече от посочения, и следователно повече от предвиденото в бюджета или включено в графика.
На обикновен английски: Ако искате повече неща, това ще отнеме повече време и ще струва повече пари. Това се нарича Железният триъгълник на обхвата, времето и цената.
Управление на всички девет области
Има още едно нещо, което можем да направим, за да гарантираме, че предоставяме резултати от проекта и радваме клиента. Обърнете внимание на казаното по-горе, дайте резултати „с приемливо качество… без значение какво се случва“. Това посочва факта, че трябва да управляваме повече от обхвата, времето и разходите. От съществено значение е да се управляват всички девет области на управление на проекти по време на целия проект, от началото до края. Управлението на качеството на проекта гарантира приемливи - или отлични - резултати. Управлението на риска от проекти гарантира успех, независимо какво се случва. За обяснение на всички девет области и защо те имат значение, моля прочетете Деветте области на управление на проекти и защо те имат значение.
Изпълнение на обещаното
Ако продължим да работим по проекта за изграждане на продукта, услугата или резултата, дефинирани в декларацията за обхват, тогава един ден - ден преди парите и времето да изтекат, надявам се - сме готови да доставим.
Или смятаме, че сме готови да доставим. Но наистина ли сме сигурни? И какво мисли клиентът. Нека да разгледаме стъпките, които следваме, за да сме сигурни, че доставяме правилното нещо на клиента и завършваме добре.
Проверка и валидиране
Проверката е вътрешен за проекта процес, при който проверяваме какво сме създали спрямо изявлението за обхват, WBS и други съответни документи. Ние гарантираме, доколкото можем, че това, което сме направили, отговаря или надхвърля всички изисквания на клиента. И ако одобрим промяна на обхвата на проекта, ние включваме и тези промени в нашата доставка. По-просто казано, ние сравняваме това, което ще предоставим на плана, и се уверяваме, че всичко е добре да започнем. Важно е това да е не само нещо, което доставяме. Каквото и да доставяме, трябва да работи за клиента, тоест трябва да отговаря на функционални изисквания, както и на физически. И така, преди да доставим, искаме да можем да кажем: "Ето го и работи!"
Но дали клиентът ще се съгласи? На този въпрос отговаря процесът на валидиране. Не можем сами да направим валидиране. Обикновено това се прави от клиента, тъй като те се освобождават и подписват при доставката на резултатите от проекта. Но има две други възможности:
- Ако доставяме нещо голямо, сложно или нещо, което трябва да отговори на взискателните изисквания, вероятно ще искаме да организираме проверка много преди датата на доставка. Това дава време на екипа на проекта да коригира или поправи всичко, което не отговаря на изискванията на клиента.
- Ако има спор дали нашият проект предоставя резултатите, за които клиентът се е регистрирал, те могат да поискат независима проверка и валидиране (IV&V), където външен изпълнител влиза, за да определи пропуските между това, което доставяме, и това, което клиентът иска и препоръчва решения.
Доставка
Обикновено обаче не са необходими IV&V. Доставяме резултати от проекта, които могат да включват инсталиране, настройка и обучение, в зависимост от това дали те са били включени в декларацията за обхвата на проекта. Клиентът рита гумите, така да се каже, или е доволен, или иска няколко малки промени, които ние правим. И тогава проектът е завършен - почти.
Удоволствие на клиентите
Последните ни стъпки включват осигуряване на заплащането на всички и подписване на договори и други подобни. Трябва да включва и среща само за обслужване на клиенти, за да се гарантира, че са доволни от нашата работа. Краят на проекта може да бъде началото на дълга, здравословна връзка с клиент.