Съдържание:
- Въведение
- Фондация - TNSTAFL
- Отговорности за собствеността
- Различни разширения за поддръжка
- Осъзнавайки какво наистина отлага разходите за поддръжка
- Подновяване на сградата - най-добрият хедж срещу разходи за подмяна
- Затварящи мисли
Въведение
Когато става въпрос за собственост върху недвижими имоти и дори лично имущество, бюджетите и финансите винаги засенчват всичко, което правим. Никога не съм имал проект с неограничен бюджет и никога не очаквам да имам такъв. След като прекарах по-голямата част от кариерата си, виждайки нещата от гледна точка на архитекта, последните ми почти седем години бяха прекарани да виждам същите тези проблеми от гледна точка на собственика. Когато трябва да наблюдавате над 143 милиона квадратни метра, дори десетки милиони долари (което звучи като много пари) наистина са незначителни по отношение на нуждите и изискванията. Решенията трябва да се вземат с ограничените налични средства за това как да се разпределят тези средства най-ефективно. Как получавате най-голяма възвръщаемост на изразходваните средства?
В тази среда истинският въпрос е как да увеличите максимално стойността на тези ограничени средства? За да се стигне до това заключение, трябва да се преценят много фактори. Тази статия ще се опита да представи някои от тези сложни взаимосвързани фактори и да инспектира тези проблеми в опит да разработи методология, която може да позволи на вземащите решения да създадат инструменти, които позволяват по-ефективно определяне на приоритетите на разходите за поддръжка на капиталовите активи. Това всъщност са разходи, но ако се използват по стратегически начин, те всъщност стават по-скоро като инвестиция, с възвръщаемост на инвестицията (ROI) и други ползи.
Фондация - TNSTAFL
В един от първите ми класове по Икономика 101, моят инструктор започна занятия, като написа на дъската TNSTAFL. Той ни попита дали някой знае какво означават тези писма. След като никой не го е направил правилно, той каза: „Няма такова нещо като безплатен обяд.“ Той попита колко хора вярват, че това твърдение е вярно. Мнозина казаха, че това е неправилно, тъй като има такова нещо като безплатен обяд. Ако някой друг плати за това, тогава това е безплатен обяд, беше представена причината. Мнозина в клас се съгласиха с това твърдение. Нашият инструктор продължи да не се съгласява с нас, казвайки, че има разходи, дори ако не платите за обяда; това е вашето време, което е извлечената цена. Вие избрахте да прекарате време на този обяд, който някой друг плащаше, така че обядът все пак имаше разходи за вашето време. Следващата дискусия стана доста просветляваща.Разговорът за чисто икономически възглед за разходите беше сигурен и със сигурност беше правилен, просто не мисловен процес, който повечето от нас имаха преди тази дискусия.
Тази концепция оказа огромно въздействие през останалата част от семестъра, особено когато обсъждахме алтернативни разходи. Тази дискусия постави основата на моите изследвания по икономика, която ме накара да осъзная, че всичко има цена; въпросът винаги е, дали съм готов да платя тази цена за получената полза? Когато започнем да гледаме на недвижими и лични имоти от гледна точка на собственика, това се превръща в първостепенна концепция. Няма значение дали вземате тези решения като отделен човек или като част от група. Нищо не се променя; основата е една и съща за тези решения.
Отговорности за собствеността
След като се вземе решение за придобиване на недвижимо или лично имущество, отговорността е неизбежен страничен продукт от това придобиване. Например, когато купувате кола, се подразбира вашата отговорност за закупуване на гориво. Ако не закупите това гориво, автомобилът не продължава да се движи. Външните сили може да изискват допълнителни отговорности. Както в предишния пример за автомобил, държавата може да изиска да носите и поддържате застраховка на тази кола, за да я управлявате. Това също се подразбира, тъй като се очаква да спазвате законите на държавата, за да шофирате тази кола.
Смяната на масло също става част от тези отговорности. Ако не смените маслото, ще съкратите живота на тази кола. Не за да се срещам със себе си, но тези, които остаряха малко, може би си спомнят рекламата на Fram Oil Filter: „Можете да ми платите сега или да ми платите по-късно.“ Принципът все още съществува и все още е същият. Когато бях много по-млад, имах някой, когото познавам, да наема кола за пет години. С наближаването на петата година колата му се развали и аз го заведох при механика, след като колата беше теглена там. Механикът попита кога за последен път смени маслото и каза, че никога. Тогава нямаше нито едно от синтетичните масла на пазара, така че смяната на маслото беше около 20 долара на всеки три месеца. Разходите за смяна на маслото в колата му за тези пет години възлизат на около 400 долара, докато новият двигател му струва около 5000 долара за инсталиране.Това е значително увеличение на разходите за отложена (или не) поддръжка.
Опитният собственик на недвижими или лични имоти ще може да разпознае това и да намери начин да балансира нарасналия натиск за намаляване на бюджетите, като същевременно балансира удължаването на живота на капиталовите активи. Тази статия ще се опита да даде насоки за това как да балансирате много от тези взаимозависими фактори и да увеличите живота на интензивно инвестираните капиталови активи.
Различни разширения за поддръжка
Нека започнем тази дискусия с дефиниране какво точно е отложено поддържане. Най-голямата грешка, допусната, когато хората или групите използват тази идея за отложена поддръжка, е пълното неправилно прилагане на този принцип. В опит да избегнем разпространението на това погрешно приложение, първо трябва да схванем някои основни концепции за това какво всъщност е отложеното обслужване. Връщайки се към казаното по-рано, има разходи, свързани с всичко, отложената поддръжка не е изключение. За да разберем какви са реалните разходи за отложена поддръжка, първо трябва да започнем, като установим как изглеждат разходите за поддръжка. Ще използвам числа, за да илюстрирам този принцип, но тези числа не трябва да се тълкуват като свързани с нещо конкретно.
За всяка капиталова инвестиция, нека кажем, че годишните разходи за поддържане на тази инвестиция в добро експлоатационно състояние са $ 1000 годишно. Този брой всъщност трябва да се увеличава с остаряването на капиталовите активи, но ние няма да използваме този фактор в този пример, тъй като това ще усложни илюстрацията, неразбираема за много читатели. И така, приходите през текущата година са намалели, няма да се похарчат $ 1000 за тази необходима поддръжка за този капиталов актив; изисква се решение какво да се прави с краткия спад на бюджета. Предлагат се много опции, всяка със собствени разходи, свързани с всяко конкретно решение, което прави всяко уникално решение за ситуацията за краткото падане на бюджета.
Най-често срещаното решение днес е просто да го игнорирате, да не плащате $ 1000 и да се справите по-късно, когато приходите са по-добри. Това е абсолютно грешен подход. Обикновено не използвам думи с такава неограничена стойност, когато говоря за решения, но това е един от малкото случаи, когато толкова мощна дума е приложима в сферата на решенията, което ще бъде демонстрирано, докато продължаваме тази дискусия. Всеки човек или група за вземане на решения, участващи в този тип решения, са доверители в една или друга форма. Това означава, че те са длъжни да използват по най-добрия начин наличните средства. И така, ще продължим по този конкретен параметър до края на тази дискусия; всички лица, вземащи решения, са фидуциари. Тази идеология трябва да предполага, че най-устойчивата позиция е целта на всяко решение за управление на капиталовите активи.
Следващият момент, който трябва да се признае, е фактът, че по всяко време в бъдещето (непосредствено или отдалечено) най-ниските разходи за подобряване на капитала / обновяване на сградата са в момента. Във всеки момент от бъдещето, дори само за седмици, разходите потенциално ще бъдат увеличени и колкото по-далеч в бъдещето, толкова повече ще станат увеличенията на разходите. Това увеличение ще бъде причинено от безброй потенциални причини, разходи за суровини, инфлация, търсене и предлагане, недостиг и т.н. Така че всяко отложено въздействие върху поддръжката трябва да бъде изразено в условията на тези увеличения. Тези прогнозирани разходи винаги са точно такива, прогнозирани, така че те ще варират. Надеждата е, че вариацията ще бъде само малка. Ако те се различават повече от това; тогава прожекцията е изключена по някаква причина, която трябва да бъде идентифицирана, за да помогне на бъдещите прогнози да бъдат по-точни.
Поради тази връзка увеличените разходи на бъдещите разходи могат да бъдат компенсирани чрез реалното заделяне на някои средства от днес по сметка, кога ще бъде завършена отложената работа. Тази сметка за доверие / ескроу трябва да се използва за компенсиране на увеличените разходи от допълнителните отложени разходи за поддръжка, в противен случай общото въздействие на тези допълнителни разходи ще трябва да бъде погълнато в бъдеще, като по този начин се създава допълнителен натиск върху тези бъдещи приходи. Номерът на този метод е, че прогнозата трябва да бъде много точна, или планираните разходи могат да скочат неочаквано. Тогава има хибридна система, която е кръстоска между двата подхода, която отделя повече от нищо, но по-малко от пълната цена на отложената поддръжка. Ако се отделят пълните разходи за поддръжка,тогава въпросът е защо да отложим поддръжката? Ето защо това обикновено е нещо по-малко от пълните разходи за поддръжка.
Осъзнавайки какво наистина отлага разходите за поддръжка
Така че, за по-лесни илюстрации, нека се върнем към онези $ 1000 разходи, които трябва да бъдат отложени. Ако решението беше да се отложи поддръжката за една година, тогава най-малкото увеличените разходи биха били инфлационни. Ако тази инфлационна цена беше само два процента, тогава увеличението до тези $ 1000 щеше да бъде $ 20. Ако разходите за суровини се покачат, да речем с един процент същата година, тогава ще има допълнителни разходи от $ 10, които ще трябва да бъдат включени в отложените разходи за поддръжка, общо 30 $, като разходите за отложена поддръжка станат до $ 1030. Сега това не звучи много, но какво би било това, ако първоначалните разходи за тази поддръжка бяха 10 000 пъти по-големи или 100 000 пъти или повече? Със сигурност можете да видите как тези числа нарастват наистина бързо.
Сега, нека кажем, че лицата, вземащи решения, отделят само прогнозираното увеличение, да речем $ 30. Сега в бюджетния цикъл за следващата година всичко, което ще е необходимо за извършване на необходимата поддръжка, ще бъде първоначалната цена от $ 1000. Това би имало нетно нулево въздействие върху натиска върху бюджета за следващата година, тъй като първоначалните 1000 щатски долара все още са единственото задължително задължение за задоволяване на нуждите, но би изисквало 30 долара да бъдат държани в някаква ескроу или доверителна сметка от тазгодишния бюджет. Ако обаче заделеното в бюджета за тази година беше 515 долара, разходите за поддръжка в бюджета за следващата година биха били само 515 долара, намалявайки натиска върху бюджета за следващата година. Сега това би имало много положително въздействие върху бюджетите на двете години, като ще спести разходи във всеки бюджетен цикъл и ще продължи да извършва необходимата отложена поддръжка. Сега, въпреки че разходите се увеличиха,имаше по-малко въздействие върху бюджета на всяка година. Този увеличен разход има много по-малко въздействие през всяка година. Отново, представете си, ако тези величини са били увеличени 10 000 или 100 000 пъти. Това е планиране напред, или както беше казано в моята MBA програма, стратегическо мислене. Това наистина са много прости неща.
Сега нека разгледаме отложената поддръжка след пет години. Инфлацията би се засилила, така че същите два процента годишна инфлация повишава инфлационните разходи до около 104 долара. Ако разходите за суровини се увеличат със същия процент от смесване годишно, както беше обсъдено по-рано, разходите за материали се увеличават до около $ 51, което прави цялата цена на отложената поддръжка $ 1155. Отново можете да си представите въздействието на тези разходи, ако те са били увеличени 10 000 или 100 000 пъти. Не забравяйте, че тези изчисления не предвиждат увеличаване на разходите в резултат на търсенето и предлагането, като недостиг или увеличени разходи поради остаряването на естеството на системата (ите), която ще продължи да увеличава тези отложени разходи за поддръжка.
Това, което винаги трябва да се помни, е, че има свързана цена, когато някой залага на отложена поддръжка. Никой наистина не може да види бъдещето, така че прогнозирането на бъдещите пазарни условия и разходи винаги носи риск от неправилна прогноза. Осъществяването на тези прогнози е колкото изкуство, толкова и наука, а неточностите могат да се увеличат изключително много.
Сега това не е единствената мисловна школа по отношение на отложената поддръжка. Друг подход, с който се сблъсках, беше още по-интригуващ и с ограничените данни, с които разполагам в нашата агенция, намерете концепцията поне да бъде в основата. Тази концепция е посочена като „Правило с обратен квадрат за отложено поддържане“, разработено от Дейвид Гийслин от групата „Геаслин“. Когато за първи път бях запознат с тази концепция, ще бъда честен, мисълта ми беше „по дяволите не“, няма начин това дори да е близо до балната площадка. Числата нарастваха твърде бързо, за да бъдат точни. Сега ще призная, че като човек, който се поддържа, много ми хареса фактът, че тези цифри нараснаха бързо, тъй като това би ми помогнало да изградя солиден случай за нуждите ни от обновяване на сградите,но като анализатор не можах да поставя данни за общо потребление, които не биха могли да бъдат подкрепени или биха могли да бъдат значително оспорени. Дори заместник-директорът по финансите на моята агенция поддържаше същите чувства и опасения. След това взех няколко проекта, които нашата агенция наскоро беше завършила, за да „реверсира“ разходите, за да провери дали това е дори наблизо, и за мое учудване това всъщност се оказа. Сега ще бъда първият, който ще признае, че това не е математическа еквивалентност, тъй като не излезе точно с цената, но близостта беше извън изненадващата. Почти стряскаше сянката си. Така че бих представил тази концепция не като математическа аксиома или закон, а по-скоро като обща концепция или принцип.След това взех няколко проекта, които нашата агенция наскоро беше завършила, за да „реверсира“ разходите, за да провери дали това е дори наблизо, и за мое учудване това всъщност се оказа. Сега ще бъда първият, който ще признае, че това не е математическа еквивалентност, тъй като не излезе точно с цената, но близостта беше извън изненадващата. Почти стряскаше сянката си. Така че бих представил тази концепция не като математическа аксиома или закон, а по-скоро като обща концепция или принцип.След това взех няколко проекта, които нашата агенция наскоро беше завършила, за да „реверсира“ разходите, за да провери дали това е дори наблизо, и за мое учудване това всъщност се оказа. Сега ще бъда първият, който ще признае, че това не е математическа еквивалентност, тъй като не излезе точно с цената, но близостта беше извън изненадващата. Почти стряскаше сянката си. Така че бих представил тази концепция не като математическа аксиома или закон, а по-скоро като обща концепция или принцип.Почти стряскаше сянката си. Така че бих представил тази концепция не като математическа аксиома или закон, а по-скоро като обща концепция или принцип.Почти стряскаше сянката си. Така че бих представил тази концепция не като математическа аксиома или закон, а по-скоро като обща концепция или принцип.
Тази концепция е много основна. Ако поемете разходите за първоначалната поддръжка, която трябва да бъде извършена, и позволите тази необходима поддръжка да премине към следващото ниво на повреда, преди да предприемете действия, ще установите, че разходите за извършване на този ремонт при повишено ниво на повреда ще струват реално близо до квадратът на първоначалната цена на неудовлетворената поддръжка. Например, течът в покрива струва 500 долара за ремонт и се определя, че ремонтът ще се забави, тъй като няма място в тазгодишния бюджет. Следващата година, тъй като не е докладван проблем, той забави още една година и т.н. Накрая трябва да се поставят кофи под течовете по време на дъждовни бури. Сега трябва да се подмени изолацията, гаранцията за покрива се анулира, тъй като течовете не са отстранени или отчетени. Сега някои от покрива на покрива може да се нуждаят от подмяна,част от тавана трябва да се смени, водата е попаднала в осветителни тела, които трябва да бъдат заменени, може би стените са повредени и изискват гипсокартонът да бъде заменен и пребоядисан, може би част от подовата настилка трябва да бъде премахната и подменена, органичният материал може да се образува (плесен); можете да видите как вторичните щети от липсата на първоначални действия вече са нараснали до огромни размери. Сега целият ремонт ще струва 10 000 долара. Не забравяйте да добавите разходите за преместване на потребителите на това пространство, докато се извършват ремонти. Колко повече нарастват общите разходи? Започва да изглежда наистина голямо, много бързо.може да се образува органичен материал (плесен); можете да видите как вторичните щети от липсата на първоначални действия вече са нараснали до огромни размери. Сега целият ремонт ще струва 10 000 долара. Не забравяйте да добавите разходите за преместване на потребителите на това пространство, докато се извършват ремонти. Колко повече нарастват общите разходи? Започва да изглежда наистина голямо, много бързо.може да се образува органичен материал (плесен); можете да видите как вторичните щети от липсата на първоначални действия вече са нараснали до огромни размери. Сега целият ремонт ще струва 10 000 долара. Не забравяйте да добавите разходите за преместване на потребителите на това пространство, докато се извършват ремонти. Колко повече нарастват общите разходи? Започва да изглежда наистина голямо, много бързо.
Сега искам да се върна още преди да бъде определен ремонтът от 500 долара. Този вид ремонт почти никога не се открива, докато не се изготви отчет и не се издаде заповед за поддръжка, което означава, че някои пътници са направили сигнал за видим проблем. По това време това вече е твърде късно; вече възникват вторични щети. Ако покривният PM се правеше поне два пъти годишно, както би трябвало, този проблем най-вероятно щеше да бъде открит много преди изтичането на вода да проникне в окупираното пространство. Дори ако сте платили на човек 25 долара на час, за да ходи по този покрив два пъти годишно и отнема да кажем час, за да инспектира този покрив, което дори не би трябвало да отнеме толкова време за опитен инспектор на покрива, може да сте открили този потенциален теч ремонтът не би струвал почти нищо. Между другото, какво е $ 25 на квадрат? Отговорът $ 625,не толкова далеч от $ 500 ремонт ли е? Може би има основа за това правило с обратен квадрат? Вие бъдете съдията.
Подновяване на сградата - най-добрият хедж срещу разходи за подмяна
Докато продължаваме тази дискусия, искам да напомня на всеки пример за смяна на масло, обсъден по-рано. Когато взимащите решения не успеят да поддържат капиталовите активи в добро състояние, те ще се изхабят преждевременно, което ще повлияе неблагоприятно на бъдещите бюджети, а познавайки закона на Мърфи, той никога няма да бъде в добър момент. Когато инвестирате в капиталова инвестиция, като сграда, милиони долари са изложени на потенциален риск. Ако сградата се износи преждевременно, тогава ресурсите се разпиляват; обратно, когато те надхвърлят продължителността на живота си, се изгражда справедливост. Това трябва да е много просто уравнение.
Това удължаване на живота до капиталов актив се постига чрез два отличителни процеса, обновяване на сградата и превантивна поддръжка. И двете по същество са еднакви, замяната на системи, предназначени да се износват като средство за добавяне на живот към капиталовите активи. Повечето всички системи са проектирани да се износват основно в даден момент; дали говорим за спирачки, ремъци, свещи и т.н. в автомобил; или покривът, ОВК, пожароизвестителната система и др. в сграда всички те имат жизнен цикъл. Основната цел е да се удължи живота на сградата. Основната разлика между превантивната поддръжка (ПМ) и обновяването на сградата е цикълът, в който тези системи имат. Общият подход на академичната / учебната литература, на който съм бил изложен, е, че ако цикълът на заместване е по-малък от година, това е PM,повече от една година той изгражда обновление. Различни от циклите PM и обновяването на сгради са по същество еднакви. Когато се извършва поддръжка, както при ПМ, така и при обновяване на сградата, животът се добавя или удължава към капиталовия актив. Това повдига следващия въпрос, какъв е подходящият размер на ресурсите, които да се отделят за това обновяване на PM / сградата?
За начало това количество винаги се изразява в цената на новото строителство. Това понякога се нарича и разходи за подмяна. Причината тези разходи за обновяване на сградата да се изразяват чрез разходи за ново строителство е, че крайните разходи за обновяване на системата се намират в края на жизнения цикъл, когато системата трябва да бъде напълно заменена. В този случай тази крайна подмяна е подмяната на цялата сградна система като крайна цена на края на живота. Ето защо това се изразява в условията на разходи за ново строителство. Тази цена се изразява като един - два процента от разходите за ново строителство годишно, въз основа на академичната / учебната литература, която прочетох.
Така че, за да пренесем тази концепция напред, ако разходите за замяна на конкретен тип сграда и заетост са $ 225 на квадратен фут, сумата, изразходвана за тази сграда за обновяване на сградата / сградата, трябва да бъде между $ 2,25 - $ 4,50 на квадратен фут на година. Ако сградата беше 100 000 квадратни метра, това би се простирало до някъде между 225 000 - 450 000 долара годишно за тази сграда. Можете да видите как това се събира много бързо. Тази поддръжка обаче може да добави години към живота на сградата. Ако добавите към живота на сградата, се създава собствен капитал. Тук разходите за поддръжка могат да започнат да действат по-скоро като инвестиции.
Сега, ако портфолиото от квадратни кадри е милиони квадратни метра, можете да видите колко бързо могат да се увеличат разходите за обновяване на PM / сграда, като по този начин е възможно да се създаде нужда от ефективна програма за отложена поддръжка.
Затварящи мисли
Най-голямата единична инвестиция, която правим като частни лица и организации, е в нашите капиталови активи. Предоставянето на тези активи с най-дълга продължителност на живота е от първостепенно значение за устойчив модел на оцеляване за всеки индивид или организация. Когато превърнем разходите в инвестиции, ние изграждаме собствен капитал, като по този начин носим добавена стойност като собственици. Това е основната (и единствена) отговорност на фидуциар. Отложената поддръжка, както и всички неща, управлявани от бюджета, трябва да се случва от време на време, когато приходите не са това, което се очаква, но ако се прилага по подходящ начин, няма да струва на индивида или организацията огромни количества ресурси преждевременно или в бъдещи бюджетни цикли.
Дори в нашето общество за „изхвърляне“ повечето сгради трябва да имат живот не по-малък от 50 години, но ако преназначим (не увеличим, задължително) първоначалните си строителни разходи, можем да удължим този живот до 70 години. Когато използваме подходящо PM и обновяване на сградата, може да успеем да удължим този живот на сградата още по-дълго. След като сградата оцелее след първоначалната си продължителност на живот, тя сега създава собствен капитал, който може да се използва за възстановяване, след като животът на сградата бъде надминат. Това е мястото, където прозрението за поддръжка наистина дава възвръщаемост на инвестициите, но това е играта за дългосрочно изчакване, а не това, което притежава всеки взимащ решения.
© 2017 Дан Демланд