Съдържание:
- Какво представляват минутите?
- Как се подготвям за срещата
- Какво правя по време на срещата
- Преглед и разпространение на протокола
- Моля, използвайте това само като справка
Отнема минути.
Какво представляват минутите?
Протоколите са кратки бележки, които си водя по време на среща или дискусия. Записвам ги, за да не пропускаме нищо, което е било обсъдено или уговорено на среща. Протоколите се одобряват официално от председателя и се водят като протокол, който принадлежи на организацията. Те могат да помогнат при всякакви разследвания, които се провеждат в бъдеще. Те също така предоставят отчет за това какви решения са взети на срещата и кой ще действа по тях.
Протоколите винаги са кратки и ясни, написани на прост език, защото те трябва да бъдат разпространявани или достъпни от хора с различни нива на стандарти на този език, в моя случай английски. Всеки, който не е бил в състояние да присъства на събранието и който трябва да знае какво се е случило на срещата, ще се възползва от просто написани протоколи.
Как се подготвям за срещата
Организирам се и се подготвям за срещата, като събирам информация за дневния ред, съгласувам точките, които да бъдат включени в дневния ред с председателя, разпространявам дневния ред с подкрепящи документи, резервирам заседателната зала, информирам участниците за датата, часа, мястото и цел и чрез организиране на освежителни напитки. Също така имам подробности за всички посетители и всички извинения, необходими за срещата.
Подготвих дневния ред и всички необходими бележници и химикалки, готови за протокола. Слушам внимателно дискусията и записвам важните моменти.
Какво правя по време на срещата
Непрекъснато общувам със своя председател, докато заседанието продължава, като се уверя, че дневният ред се следва, както е обсъден и одобрен. Рядко поради някои неизбежни обстоятелства дневният ред ще трябва да се променя или следва последователно, но присъстващите ще бъдат информирани за промяната и причината за нея, за да се избегне объркване. Уверявам се също така, че председателят обобщава важни точки и всички взети решения са съгласувани от присъстващите, като се вземат предвид всички конфликти на идеи. Уверявам се също така, че се предприемат действия по всяка точка от дневния ред.
Концентрирам се върху изписването на решеното и кой ще го направи. Давам на всеки елемент отделно заглавие и се опитвам да напиша грубите си бележки скоро след срещата. Уверявам се, че протоколите са точни, методични, граматически правилни и кратки и написани на ясен, лесно разбираем език. Уверявам се, че те са последователни по своята форма и съдържание и се концентрирам върху взетите решения. Протоколите също се изготвят в съгласуван формат в съответствие с точките от дневния ред, с подходящи заглавия, където е необходимо.
Преглед и разпространение на протокола
След като записах протоколите, отделям време да ги прегледам и да ги прегледам от председателя за одобрение и за всички необходими промени, преди да ги разпространя на необходимите членове. Протоколите се разпространяват като защитен документ по имейл до необходимите членове на персонала. Уверявам се, че всички действия, които се нуждаят от последващи действия, се извършват в рамките на необходимия период от време.
Протоколите се съхраняват на твърдия диск за бъдещи справки. Те служат като запис за всяко лице, което ще заеме всякакви длъжности в бъдеще, за справка.
Моля, използвайте това само като справка
На любезна бележка, моля, не копирайте нищо представено тук и го показвайте във вашия файл. Това е публикувано тук, само за да ви помогне да придобиете представа за разбирането какво очакват от вас да пишете и как трябва да пишете. Когато подготвяте свои собствени файлове, ще трябва да се свържете със собствената си работна зона и организация и да се придържате към нея. Благодаря Ви за съдействието.