Съдържание:
- Срещи, на които присъствах
- Всеки иска да има по-добри срещи
- 1. Големите срещи не се водят сами
- 2. Планирането започва с ума
- 3. Винаги има официална програма
- 4. Основните правила са изрично изразени и съгласувани
- 5. Съществуват ключови задачи за поддържане на срещата
- Хронометър
- Flipchart / Whiteboard Note Taker
- Вземане на бележка / протокол от срещата
- 6. Има план за действие за последващи действия
- Прилагане на тези съвети
Срещи, на които присъствах
Всеки иска да има по-добри срещи
Добре, всички сме били там… просто седяхме на среща за това, което изглежда като прекомерно много време и изглеждаше като колосална загуба. Всички много говореха, някои от тях бяха напълно извън темата и не е очевидно какво всъщност е постигнато. Звучи изобщо познато?
За щастие има начини за провеждане на срещи, които ги правят по-продуктивни. Продуктивните срещи винаги имат цел, те са ефективни в начина, по който се провеждат и са планирани за точното време.
Следните шест съвета могат да ви помогнат да преобразите следващата си среща:
- Страхотните срещи не се провеждат сами.
- Планирането започва с мисълта за края.
- Винаги има официален дневен ред.
- Основните правила са изрично изразени и съгласувани.
- Има ключови ролеви задачи, за да се поддържа срещата на път.
- Има план за действие за последващи действия.
Нека отделим малко време заедно, за да ги изследваме по-задълбочено.
1. Големите срещи не се водят сами
Някой трябва да дирижира оркестъра, за да играят всички в хармония, да следят наградата, да водят отпред… хм, разбрахте ли? Когато всеки участник в срещата е съсредоточен върху своята изключителна роля, трябва да бъде назначен един човек като фасилитатор, който да намали мащаба, за да види общата картина, докато дискусиите се развиват и да ръководят процеса за ефективна комуникация.
Доброто улеснение помага на участниците да преминат безпроблемно през маршрута и да изгладят предизвикателствата там, където се случват. Фасилитаторът трябва да бъде добър комуникатор и може да бъде председател на събранието, един от участниците или външно лице, което не участва в дискусиите на срещата.
2. Планирането започва с ума
Задайте си следните въпроси:
- Какво се опитваме да постигнем чрез провеждане на събрание? Какви са желаните резултати?
- Срещата най-добрият вариант ли е или някои или всички цели могат да бъдат постигнати чрез използване на имейл или други средства за комуникация?
- Кой трябва да присъства? Как да идентифицираме правилните участници и точния брой участници?
- Какво ниво на подготовка е необходимо, за да се постигне най-добре крайният резултат?
- Какви процеси трябва да включим в срещата? Например, трябва ли да обмислим да включим сесия за мозъчна атака, за да генерираме нови идеи, или да предоставим индивидуални презентации за по-информирано сътрудничество?
Като започнете с резултатите, които трябва да бъдат постигнати, можете по-добре да идентифицирате присъстващите и да обработите времето и предварителната работа, които може да са необходими за ефективна среща.
3. Винаги има официална програма
Най-ефективните срещи имат дневен ред, т.е. списък на точките, които трябва да бъдат обсъдени на срещата. Въпреки че сме свикнали с дневния ред, който просто посочва точките, които ще бъдат обсъдени, по-добрият начин е да включим намерението (целта) и желания резултат от всяка точка от дневния ред, така че всички участници в събранието да са на една и съща страница.
Когато дневният ред е създаден по този начин, става по-очевидно, когато дискусията се разминава, приключи или когато е време да продължим напред. Официалните цели ще покажат на участниците как най-добре да допринесат, а резултатите предоставят мярка за ефективността на дискусията. Също така е чудесен инструмент за фасилитатора или председателя да насочи срещата към успешно приключване.
Пример за програма, показваща график, резултати и цели
4. Основните правила са изрично изразени и съгласувани
Прилагането на правилните основни правила може да доведе до срещи с повече плавност и по-малко триене. Обикновено, когато чуете термина основни правила, може да си помислите за „телефони на вибриране“ или „да сте навреме“ или „да приложите златното правило“ и т.н. Това може да са най-често прилаганите стандарти, но основните правила за ползотворни срещи също трябва да се фокусират върху подобряване на комуникацията за по-голяма групова ангажираност.
Една добра извадка от основни правила, които илюстрират това, идва от Роджър Шварц (Schwarz, 2016). Той изброява осем правила за ефективни срещи: „Държавни възгледи и задайте истински въпроси; споделете цялата подходяща информация; използвайте конкретни примери и се съгласете какво означават важни думи; обяснете разсъжденията и намеренията; съсредоточете се върху интересите, а не позициите; тествайте предположенията и умозаключенията; проектирайте следващите стъпки; обсъдете несъмнени въпроси. "
Тези правила са предназначени да насочват поведението на индивидуалните и груповите дискусии за по-обширен диалог, но са само пример за някои от протоколите, които биха могли да стимулират положителното участие. Създаването или адаптирането на вашия собствен набор от процедурни и поведенчески норми може да регулира и насочи срещата към по-богати резултати.
Пълното разбиране на всяко основно правило в началото на всяка среща ще бъде важно за участниците да се съгласят и да се опитат да се съобразят с желаните стандарти.
5. Съществуват ключови задачи за поддържане на срещата
Най-успешните срещи имат някои основни роли, които могат да бъдат възложени на участници като двойна роля или на външни лица. Разпределените роли ще зависят от продължителността на срещата, броя на участниците и целта на срещата.
Хронометър
Поискайте доброволец, който да следи времето на базата на дневния ред. Това може да бъде включено в отговорностите на председателя на срещата или фасилитатора, но ако срещата е продължителна или се очаква да има сложен характер, може да е най-добре да поискате отделен доброволец.
Ролята на хронометриста е да предупреждава участниците, когато времето се приближава към определена точка от дневния ред, така че групата да може да вземе решение за допълнително време, ако резултатът не е постигнат, или да се съгласи да продължи напред.
Flipchart / Whiteboard Note Taker
Когато някой начертае напредъка на срещата на статив или дъска с флипчарт, тя предоставя широк поглед върху напредъка на срещата.
Приносът за диаграмиране може да стимулира нови идеи или да създаде връзки между концепции, които може да не са направени по друг начин. Той може също така да насърчи хората, които могат да се колебаят да споделят, особено в група вокални участници с тенденция да се утвърждават над другите. И обратно, това също може да модерира тези хора, особено ако техните тенденции произтичат от усещането, че никой не слуша или не приема на сериозно идеите им. Веднъж уловени, идеи могат да бъдат препращани, ако има повторение.
Бележките на флипчарта трябва да бъдат четливи и да включват точно ключови приноси. Те могат да бъдат представени или придружени от визуални символи или съкращения за лекота и бързина. В края на срещата те могат да бъдат преписани и добавени към официалните бележки, или съхранени и използвани като справка в следващите срещи.
Вземане на бележка / протокол от срещата
Никога няма гаранция, че вие и останалите членове на събранието ще споделите същото разбиране на по-късна дата за това, което е било обсъдено или договорено, независимо колко кратка или проста е била срещата. Бележките или протоколите от заседанията трябва да предоставят запис на важни решения, споразумения, дискусии и елементи на действие.
Тъй като може да има различни тълкувания на това, което представлява „протокол от заседанието“ или „бележки за събранието“, е добра идея да предоставите шаблон или да уговорите формата предварително.
Лицето, отговорно за заснемането на бележките, може да бъде участник в срещата или външно лице, чиято единствена цел е да създаде точен запис на срещата.
6. Има план за действие за последващи действия
Последната тайна на успешните срещи е да се гарантира, че срещата е била нещо повече от „разговорна работилница“. Ако има елемент, който трябва да бъде проследен, той трябва да има определен график и отговорно лице или лица. Списъкът на точките, сроковете и отговорните лица трябва да бъдат създадени и съгласувани като част от обобщението в края на срещата. Това не трябва да бъде погребано в тялото на протокола / бележките на събранието, но трябва да има отделен раздел, където те могат да бъдат ясно посочени.
Прилагане на тези съвети
Ето го, шест прости съвета за по-ценни срещи. Можете да бъдете сигурни за по-продуктивна среща, където всички или някои от тези съвети са приложени.
Ако планирате да добавите някое от тези предложения към следващата си среща, може да искате да ги приложите поетапно, така че да не е огромна промяна за вас или другите лица, участващи в срещата.
Препратки:
Schwarz, R. (2016). 8 Основни правила за страхотни срещи. Посетен на 23 юли 2019.
© 2019 Одра Стивънсън