Съдържание:
- Защо редовните срещи на персонала са от полза?
- Ефективна комуникация за мениджъри и служители
- Характеристики на успешните срещи на екипа
- Използвайте срещи за обсъждане на текущи проблеми
- Комуникацията е ключова
Срещите на персонала осигуряват полезно място, където служителите от всички нива могат да разговарят, да се актуализират и да задават въпроси.
Автор
Защо редовните срещи на персонала са от полза?
Провеждането на редовни срещи на персонала със служители на работното място значително ще подобри комуникативните усилия, които са в основата на всяка работна група. Служителите, които могат да разчитат на постоянни срещи с колеги и мениджъри, ще почувстват по-голяма отговорност за работата, която вършат, поради честата възможност за комуникация помежду си на тези срещи.
Освен това тези служители ще почувстват доверие към своето ръководство, защото са включени в планирането и други процеси, които правят работното място по-добро място за всички. Тъй като служителите прекарват голяма част от живота си на работа, важно е да ги накарате да почувстват, че са част от успеха на една организация, тъй като тя отговаря на стратегическите си цели.
Ефективна комуникация за мениджъри и служители
Срещите на персонала позволяват на служителите да бъдат част от процеса на вземане на решения в организацията, като съобщават своите мнения, идеи и т.н. в структуриран, но общоприет форум. Докато окончателната власт и вземането на решения принадлежат на ръководството на организацията, лидерите често се обръщат към своите служители за ценния им принос.
Мениджърите, които използват тези срещи като комуникационни инструменти, отварят чудесна възможност за служителите да споделят опита си от работния ден помежду си. Някои общи характеристики на ефективната среща на персонала са както следва.
Характеристики на успешните срещи на екипа
- Редовен график: За да бъдат наистина ефективно средство за комуникация на информация и събиране на информация от служителите, срещите на персонала трябва да бъдат насрочени предварително, за да могат служителите да ги предвидят и да планират съответно с останалата част от графика / календара си. Служителите, които могат да разчитат тези срещи да се провеждат редовно, ще ги възприемат като възможности за постоянен обмен на информация с другите.
- Навременен старт: Ако мениджърите искат служителите им да се явят на среща навреме, те също трябва да дадат пример за пристигане на срещата навреме. Освен това началото на срещата трябва да бъде по график, така че забавените присъстващи да знаят, че трябва да положат усилия да не закъснеят за следващата среща. Като мениджър, ръководещ срещата, да бъдете бърз и да започнете срещата навреме, ще покаже колко е важно мениджърът да смята срещата за важна.
- Подготвен дневен ред: Тъй като служителите вероятно ще имат информация за споделяне, е полезно да има подготвен дневен ред, който да запази някаква структура и ред на срещата. Лесно е да излезете от релсите, когато служителите предлагат информация, която може да е донякъде несвързана с подготвения дневен ред. Програмите също служат като полезни записи, които ръководителят може да се върне назад и да ги разгледа, за да определи дали определени теми са били обхванати.
- Задължително присъствие: Редовно планираната среща на персонала, която се провежда за споделяне и събиране на важна информация на работното място, обикновено трябва да има задължително изискване за присъствие на персонала. Служителите трябва да бъдат част от този комуникационен „мозъчен тръст“, тъй като той е ефективен само ако всички са там, за да изслушат дискусията и да предоставят своя уникален поглед върху дискутираните теми. Разрешението да се пропусне среща на персонала за друго ангажиране по работа трябва да бъде по-скоро изключение, отколкото обичайно явление.
- Професионализъм: Тъй като на срещите на персонала ще се споделят лични мнения и прозрения, изключително важно е мениджърът да наблюдава срещата, докато другите говорят, за да се гарантира, че всички дискусии остават професионални и с уважение. Служителите често запазват определени теми за открита дискусия на среща на персонала. Тези хора може да се чувстват много страстно за своето мнение и да нарани чувствата си или да се защитят, когато другите споделят различно мнение. Много е важно за ръководството на масата да запази всички професионалисти, като им напомня, че всеки има мнение и трябва да уважаваме възможността им да говорят с колегите си в такъв форум. Ако няма контрол на среща на персонала в това отношение, по-силните личности ще надминат другите и това може да доведе до това, че някои служители се чувстват нежелани да участват активно в бъдеще.
- Необходимост от отмяна на срещи на персонала: Мениджърите може да имат повод да отменят среща поради собствените си неизбежни проблеми с графика или по това време няма реални проблеми, изискващи въвеждане на персонал. Тъй като не е ефективно да има среща само заради провеждането на среща, отмяната на срещата е разумно, защото служителите ще оценят освобождаването на времето от графика си за друга работа. Може да е разумно да изпратите имейл, за да уведомите служителите, че са добре дошли да говорят с мениджъра един на един, ако имат някакви нерешени проблеми, които трябва да обсъдят. Разрешението да говорите с мениджъра или популяризирането на „Политика за отворени врати“ след неочаквано анулиране на среща на персонала ще даде на служителя да разбере, че не трябва да чака до следващата среща, за да обсъди нещо важно за тях.
Срещите на персонала, които въплъщават тези характеристики, ще доведат до ефективни резултати, които ще са от полза за организацията и всички, които работят усилено, за да я направят успешна.
Ейбрахам Линкълн произнася речта си "Разделена от къщи" в Капитолия на щата Илинойс (Old State Capitol) в Спрингфийлд, Илинойс, на 16 юни 1858 г. Организациите няма да оцелеят, ако служителите не получат възможност да общуват открито.
Автор
Използвайте срещи за обсъждане на текущи проблеми
Редовно провежданата среща на персонала създава форум за последователно обсъждане на всякакви текущи или нови разногласия или междуличностни проблеми, които могат да възникнат между лица, които си взаимодействат редовно. Ако човек прецени колко от деня си и следователно от живота си прекарва на работа, не е изненадващо, че междуличностните ситуации могат да възникнат поради различия в поколенията, ценности и цялостен жизнен опит.
Факт е, че всеки идва на работа със собствен вид „багаж“, който съставя кои са всъщност. Редовно насрочената среща с колеги позволява планирана и следователно надеждна възможност за хеширане на проблемите, преди те да станат кризисни ситуации.
Работната връзка е като всяка друга лична връзка - тя се нуждае от достатъчна възможност за решаване на проблеми, които могат да попречат на работата да бъде изпълнена и целите да бъдат изпълнени от организацията. Когато връзките са „разделени“ и продължават да се разрастват без намеса на лидерство, могат да настъпят значителни смущения на работното място, тъй като различни екипи или страни се предизвикват взаимно за господство над определена гледна точка.
Комуникацията е ключова
Възползването от всички възможности за комуникация помежду си на работното място е ключът към професионалния успех на служителите и тяхното ръководство. Когато срещите на персонала се провеждат редовно, професионално и по начин, който насърчава всички присъстващи да участват активно, една организация може да извлече ползите от наличието на солиден работен екип, където доверието се печели чрез продуктивно взаимодействие. Споделянето на информация между хората, които карат организацията да отговаря на нейните цели и задачи, създава по-хармонична среда за всички.