Съдържание:
- Въведение:
- 1.1 Каква е целта на срещите?
- 1.2 Какви са организационните и законовите изисквания, които могат да се прилагат за отчитане на минути?
- 1.3 Защо протоколът трябва да бъде точен отчет на дискусиите и решенията?
- 1.4 Каква е целта на документите и термините, които често се използват на срещите?
- 2.1 Каква е ролята на председателя и другите официални отговорности в рамките на срещите?
- 2.2 Как се работи в партньорство със стола, когато се отделят минути?
- 3.1 / 2 Защо трябва да слушате активно, когато отнемате минути и как се прави това?
- 3.3. Как си правите бележки по време на дискусии, проведени на срещи?
- 3.4 / 5 Защо трябва да получите разяснения и как да направите това?
- 3.6 Как сортирате, избирате и структурирате информацията, за да създадете минути?
- 3.7 Какво се разбира под правилния тон и професионален език за минути?
Отделянето на минути е жизненоважно във всеки бизнес.
Дейвид Травис, CC0, чрез Unsplash
Въведение:
Тази единица е незадължителна единица от група Б на ниво 2 с 4 кредита. Това звено помага на кандидата с добро познаване и разбиране на задачите по време на протоколиране, ролята на председателя и протоколиста на срещите, процедурата за водене на минути, подготовката за водене на протоколи и как да следва организационните процедури, политики и насоки, докато взема минути
Моля, намерете лично изявление, свързано с това устройство!
PS: В любезна бележка, моля, не копирайте нищо, представено тук, и ги показвайте във вашия файл. Това е публикувано тук, само за да ви помогне да придобиете представа / разбиране за това какво очакват от вас да пишете и как трябва да пишете. Ще трябва да се свържете със собствената си работна зона и организация и да се придържате към нея, докато подготвяте файловете. Благодаря Ви за съдействието.
1.1 Каква е целта на срещите?
Основната цел на срещите е да споделят идеи и да изразяват различни мисли. Срещите се използват в почти всяка организация като начин за предаване на информация на други хора, където основните им функции са да информират, да търсят идеи, да търсят разяснения, да решават проблеми, да обсъждат предложения / начини на работа, да вземат решения и да разрешават спорове.
1.2 Какви са организационните и законовите изисквания, които могат да се прилагат за отчитане на минути?
Протоколите трябва да представляват точно представяне на дневния ред на събранието. Структурата на протокола следва списъка с точки от дневния ред. За да отделите минути по ефективен начин, трябва да имате готов шаблон на базата на точките от дневния ред. Оставете достатъчно място за записване на бележки, докато срещата продължава. Това ще ви помогне да не се обърквате и да се движите плавно по елементи, докато срещата продължава.
Протоколите са правни документи, които служат като доказателство за бъдещи справки относно всякакви дискусии, проведени на среща. Протоколът трябва да съдържа заглавието, часа, датата, мястото на срещата, имената на присъстващите, извиненията, посетителите, предметите, необходимите действия и датата за следващата среща.
Не забравяйте да запишете действия за всяка точка от дневния ред и от кого. Протоколите трябва да бъдат точни, защото хората ще се позовават на тях в бъдеще и те трябва да могат да разберат какво точно се е случило на срещата.
1.3 Защо протоколът трябва да бъде точен отчет на дискусиите и решенията?
Протоколите трябва да бъдат написани точно и сбито, така че всяко лице, независимо дали е присъствало или не, да може да знае какво се е случило.
Протоколите служат като официален отчет за действията, които са се случили на събрание и формират исторически запис за екип или отдел. Дори ако хората забравят да си припомнят какво се е случило на среща или какво е било обсъдено и решено, протоколите ще им помогнат да се върнат обратно и да получат тази информация. Протоколът също така записва предприетите действия и действията, които трябва да бъдат предприети. Така че той действа като напомняне, посочващо сроковете, които трябва да бъдат спазени. Протоколът дава информация и на хората, които не са присъствали на срещата.
1.4 Каква е целта на документите и термините, които често се използват на срещите?
Документите за събранията се създават, когато бизнесът се събира, за да обсъди въпроси, свързани с настоящата операция и бъдещата работа на бизнеса.
Три общи документа за срещата са:
- Известие за събранието (подробности като дата, час, вид на срещата, място, цел на събранието)
- Дневен ред (подробен списък на дневния ред на заседанието)
- Протоколи (Протоколът / доказателство за срещата с подробности като място и час на срещата, цел на срещата, присъстващи, председател на събранието, извинения, дневен ред, преглед на протокола от предишното заседание, дата, час и място на следващото заседание и час на закриване на заседанието)
2.1 Каква е ролята на председателя и другите официални отговорности в рамките на срещите?
Ролята на председателя е да гарантира, че се прави точен протокол от срещата. Председателят на срещата носи отговорност пред
- Помогнете на протоколиста да постигне съгласие по точки от дневния ред.
- Следвайте точките от дневния ред последователно.
- Информиране на протоколиста за всички точки, които трябва да бъдат премахнати от договорения дневен ред.
- Обобщете конкретни точки, решения или действия, договорени за всяка точка от дневния ред, преди да преминете към следващата точка.
- Съгласете се и предоставете резюме за дълги дискусии.
- Прегледайте протоколите, когато са написани като чернова.
2.2 Как се работи в партньорство със стола, когато се отделят минути?
Обсъждам с председателя преди заседанието да започне да одобрява точки от дневния ред, както и относно всички посетители, които присъстват на срещата. Получавам съвети за времето и мястото на срещите, ако редовното помещение, в което се провежда събранието, няма. Когато се съмнявам, питам дали трябва да се добави конкретна дискусия към протокола. Пояснявам също всички технически термини, обсъдени на срещата, за да се избегне записването на грешна информация. След срещата изготвям протокола възможно най-рано и получавам одобрението им от моя мениджър, преди да ги раздам на членовете.
3.1 / 2 Защо трябва да слушате активно, когато отнемате минути и как се прави това?
Трябва да слушам активно, докато отчитам минути, защото те служат като запис на решение и подробности за всичко, което се обсъжда и договаря на среща.
Следват някои начини да го направя:
- Трябва да слушам аналитично, да търся основни идеи и подробности.
- Разяснявам неща, които не разбирам, или моля председателя да повтори факти, които не разбирам.
- Взимам предвид чувствата на ораторите и присъстващите.
- Проактивен съм и съм готов да отговоря.
- Премахвам разсейването (шум, прекъсвания и т.н.) и се концентрирам върху високоговорителя, за да не пропусна важни моменти и действия, които трябва да бъдат записани.
3.3. Как си правите бележки по време на дискусии, проведени на срещи?
Пристигам рано на срещата, уверявам се, че знам кой е председателят, сядам до председателя и проверявам дали всички имат всички документи (дневен ред) и взимам резервни. Прочетох всички вестници доста преди срещата и искам имената на тези присъстващи хора. Слушайте внимателно, записвайте ключови думи и записвайте решения. Моля за разяснения и проверявам бележките си със стола.
3.4 / 5 Защо трябва да получите разяснения и как да направите това?
Всички съмнения, възникващи по време на записването на протокола, трябва да бъдат изяснени, тъй като те са решения, взети като група и помагат за бъдещи справки.
Разяснявам нещата, като моля председателя или групата да повтарят или да говорят малко бавно, ако имам съмнения в някакви дискусии. Давам си време да слушам и да премахна разсейването.
3.6 Как сортирате, избирате и структурирате информацията, за да създадете минути?
Използвам последователен шаблон за създаване на минути. Целта на срещата варира от един вид на друг, така че оформлението на протокола също може да варира.
Използваният шаблон също ще улесни намирането на важна информация и трябва да бъде последователен при поредица от срещи.
Структурирам протокола, както следва:
- Заглавието на срещата.
- Датата и часът на срещата.
- Списък на всички присъстващи под заглавието „Присъстващи“.
- Списък на всички, които не присъстват, но са изпратили своите извинения, този списък трябва да бъде под заглавието „Извинения“.
- Потвърждение, че протоколът от предишното заседание е приет. Трябва да се включи датата на предходната среща.
- Всички изменения или действия, произтичащи от протокола от предишното заседание, трябва да бъдат записани.
- Всички въпроси, произтичащи от предходния протокол, трябва да бъдат включени под заглавието, които ще бъдат обсъдени.
- Протоколите винаги трябва да следват същия ред, който е спазен на срещата.
- Датата на следващата среща.
3.7 Какво се разбира под правилния тон и професионален език за минути?
Протоколите са запис на това какво точно се е случило на срещата. Така че трябва да има запис на дискусии и действия. То трябва да се съсредоточи върху дискутираните точки и да има ясна информация за решението за всеки елемент. Протоколите трябва да бъдат написани с пълни изречения и с достатъчно подробности. Това ще помогне на всеки читател, който не присъства на срещата, да разбере какво всъщност е било обсъдено.
PS: В любезна бележка, моля, не копирайте нищо, представено тук, и ги показвайте във вашия файл. Това е публикувано тук, само за да ви помогне да придобиете представа / разбиране за това какво очакват от вас да пишете и как трябва да пишете. Ще трябва да се свържете със собствената си работна зона и организация и да се придържате към нея, докато подготвяте файловете. Благодаря Ви за съдействието.