Съдържание:
- Различни видове минути
- Различни стилове на писане, които се използват в рамките на минути
- Как да сортирате, изберете и структурирате информацията, за да създадете минути
- Коректен тон и използване на професионален език за минути
Фотография на Livingsta
Тази статия е една от група от трима за водене на протоколи (другите две са за целите на срещите и протоколите и ролята на председателя на събранието и протокола. Тази статия обяснява различните видове протоколи, различните използвани стилове на писане отнемане на минути, сортиране, подбор и структуриране на информация за получаване на минути и правилен тон и използване на професионален език при писане на минути.
Различни видове минути
Има различни видове минути и видът минути, който пишете, ще зависи от целта или употребата на протокола. Обикновено в срещите на екипа се използва прост неформален вид протокол, докато се изписва подробен формален тип протоколи, ако протоколите са за външна аудитория. Така че видът на минутите зависи от вида на аудиторията и целта.
По принцип има три вида минути:
- Дословни протоколи
- Дискурсивни минути
- Бележки за действие
Дословни минути:Дословно означава „В точно същите думи, използвани от писател или говорител“ или „дума по дума“. Тези протоколи се използват особено когато има спор от някакъв вид и всяка дума на ораторите ще трябва да бъде записана. Използва се на официални заседания на борда или общи годишни събрания или в правни ситуации, когато човек записва дискусията дума по дума. Всички направени аргументи и коментари се записват. Обикновено това ще бъде ситуация, при която дискусията е фокусирана върху определен индивид. Тъй като това може да бъде досаден процес, в зависимост от чувствителния характер на дискутираните въпроси, човекът, който записва, ще трябва да използва аудио рекордер или ще трябва да използва стенография и след това да напише бележките по-късно. Трябва да се внимава, докато правите аудиозапис, така че записаното парче да не попадне в ръцете на грешни хора.Примери за ситуации, при които се водят дословни протоколи, са обжалвания, публични изслушвания, заседания на съвета, дисциплинарни състави, процедури за жалби и др.
Дискурсивни минути: Този тип протоколи се използват, когато се провеждат по-официални срещи като заседания на комисии или бордове. Те имат основното съдържание на дискусията и точките за действие. Този тип срещи вероятно ще имат външна аудитория, която ще разпространява информацията, обсъдена на срещата. Така протоколите ще бъдат под формата на параграфи, спретнато по раздели и по ред на дискусии.
Много рядко се виждат хора, към които се обръщат имената им в този тип протоколи, тъй като действия и дискусии ще се предприемат от съвет или комисия и следователно ще бъдат споменати като съвет или комисия в протокола. Протоколите ще се вземат от секретаря или от лице в подобна роля, което няма да участва в дискусията и следователно ще може да записва точно протокола. В този случай секретарят ще бъде отговорен за подготовката на дневния ред, организирането на срещата, като място за провеждане, освежителни напитки, проследяване на точките за действие, инструктаж на председателя и разпространение на други важни документи.
Точки за действие: Това са най-често срещаните видове протоколи и обикновено се записват като кратки бележки с подробности за решенията и бележки за действие. Дискусиите не се записват подробно, а просто се споменават. Тези протоколи се водят на срещи на екипи, дискусии в малки групи, вътрешни срещи, дискусии по проекти и т.н. Както подсказва името, тези протоколи просто съдържат списък с решения или кратки бележки с точки за действие. Те се фокусират върху резултата и бъдещите действия. Той има неформален стил и може да бъде написан като точки, тъй като те се разпространяват само вътрешно. Често протоколерът също участва в срещата в дискусии. Тези минути са прости, могат да бъдат записани по-бързо и са точни. Тези срещи също имат дневен ред, изготвен от администраторите или от всеки, който отговаря за срещата.Има моменти, когато един от участниците просто записва бележки, докато срещата продължава.
Всичко по-горе са типовете минути и най-важното е да използвате всеки стил подходящо и ефективно.
Различни стилове на писане, които се използват в рамките на минути
Стилът на писане на протокола е най-важната задача в процеса на вземане на минути. Вземането на протокол означава, бележките, направени по време на срещата, или докато сте в срещата. Трябва да запишете по начин, който ще разберете по-късно, когато изготвяте протокола. Няма специално правило, което да се спазва, тъй като всеки има свой собствен стил на записване на минути.
Различните стилове на писане, използвани при отнемане на минути, са:
- Добре е да имате контур според дневния ред, така че улеснява воденето на бележки под всяка точка, докато дискусията продължава
- Подгответе списък на присъстващите и ги маркирайте, когато влязат в стаята, и това ще ви даде списък на отсъстващите хора. Това ще помогне, тъй като не е нужно да записвате имената на всички присъстващи, тъй като може да отнеме много време и да обърка, когато има голяма група.
- Запишете името на срещата, датата, часа и мястото на срещата, включете елементите, които са останали, без да обсъждате по някаква причина, тъй като те ще трябва да бъдат препратени обратно в бъдеще. Също така не забравяйте да включите следващата дата и час на срещата в края.
- Не се опитвайте да уловите всичко, освен ако не са дословни минути. Слушайте внимателно и уловете важните подробности. Не пишете дълги изречения, просто записвайте точките (точки), използвайки право напред език. Също така избягвайте повторенията и бъдете конкретни.
- Ако воденето на бележки стане твърде трудно в резултат на твърде много дискусии и кръстосани препратки и т.н., винаги можете да вземете разрешение, за да видите дали срещата може да бъде записана на устройство за аудио запис. Уверете се, че участниците са наясно с това. Това помага много за изясняване на нещата при създаване на протокола.
- Когато става въпрос за дословни минути, запишете всичко дума по дума под съответните заглавия, тъй като това ще бъде полезно, когато изготвяте протокола. Трябва да сте бърз писател за това и най-добре е да знаете стенографията. Записването, доколкото можете, е важно и всичко, което не е необходимо, може да бъде пропуснато по-късно, защото ако оставите определена информация, може да не успеете да ги запомните по-късно, когато записвате протоколите.
- За дискурсивни минути запишете важните моменти за всяка дискусия, така че да ви напомня какво е било обсъдено, докато изготвяте протокола. Отново, най-добре е да пишете под подходящи заглавия, за да избегнете объркване, докато създавате минути.
- За бележки за действия използвайте точки за отбелязване на важните точки. Можете да използвате шаблон с колони за дискутираната тема, решението и действията
- Добре е да използвате съкращения, докато пишете, дори за имена на членове, тъй като това ще направи писането по-бързо. Уверете се, че използвате съкращения, които следвате, тъй като другите съкращения няма смисъл, когато погледнете бележките по-късно, докато изготвяте протокола. Някои примери са, минути (минути), ръководен орган (GB), подготовка (подготовка), важно (имп) и т.н.
- Винаги записвайте дискусиите в реда, в който са били обсъждани, но все пак можете да получите номера на елемента според дневния ред. Например, ако точка 7 от дневния ред е била обсъждана трета в срещата, запишете я като трета дискусия, но можете да имате числото 7 до нея за лесно справяне с дневния ред.
Всички минути трябва да бъдат кратки и точни и за да се постигне това, бележките трябва да бъдат написани точно в правилния ред и стил. Направете писането на бележки възможно най-опростено, като направите някои предварителни подготовки преди срещата и ако писането на бележки върви добре, това ще направи задачата за изготвяне на протоколи много по-опростена. Протоколът също така трябва да помогне на всеки, който не е бил в състояние да присъства на срещата, да разбере ясно какво се е случило на срещата, без да е необходимо друго заседание за разясняване на същите дискусии.
Как да сортирате, изберете и структурирате информацията, за да създадете минути
Изготвянето на минути е следващата задача в процеса на вземане на минути. Най-добре е да запишете протокола възможно най-скоро след срещата, тъй като ще запомните нещата по-добре. Когато записвате протокола, не е необходимо да включвате всичко, което е записано по време на процеса на водене на бележки. Трябва да има достатъчно информация, така че хората, които не са присъствали на срещата, да могат да проследяват и улавят съдържанието без объркване или нужда от допълнителна информация. Затова запишете основните / важни моменти.
Първата точка, която трябва да запомните, е номерирането на минутите. Всяка точка, обсъждана на заседание или всяка дискутирана точка от дневния ред, има кратка бележка, наречена минута. Протоколът е съвкупност от кратки бележки. Така че за по-лесно четене и проследяване и за препращане е най-добре да дадете число на всяка минута.
Всяка точка от дневния ред или всяка дискусия трябва да има обяснение (ако е дискурсивен протокол) или кратка бележка (ако бележки за действие) на това, което е било обсъдено, с основни моменти от дискусията, всякакви разногласия, решения и действия. Добра практика е да имате стандартен шаблон за минути, ако дадена среща се повтаря периодично, тъй като това ще опрости задачата за писане на минути. Всички точки от дневния ред, които са стандартни, могат да бъдат добавени към шаблона за протокол.
Стандартните елементи за всички минути са:
- Заглавие / име на заседанието / борда / комисията
- Дата на срещата
- Час на срещата
- Място / място
- Списък на присъстващите - това са хора, които са поканени за срещата
- Списък с извинения - хора, от които са получени извинения
- Списък на отсъстващите - хора, които са поканени, но нито са присъствали, нито са изпратили извинения
- Потвърждение на предходни протоколи заедно с датата на предходната среща
- Изменения, произтичащи от предишни протоколи
- Въпроси, които възникват
- Обобщение на дискусии, решения и действия
- Въпроси в ход или отложени или завършени
- Всеки друг бизнес
- Дата на следващата среща
За останалите елементи добавете / създайте заглавията на вашия шаблон. Сега имате оформление със заглавия за всички елементи, обсъдени на срещата. Сега преминете през бележките си и добавете подходяща информация като дискусии, решения и точки за действие във или под всяко заглавие, като изхвърлите неподходящата информация.
Структурирането на протокола не е много трудна задача, тъй като има договорен стандарт или стил или шаблон, който се използва за записване на протокола. Структурата на протокола също зависи от дневния ред, тъй като протоколите се изписват в реда, в който бяха обсъдени точките от дневния ред.
В случаите, когато на заседание са одобрени доклади или политики или процедури, те трябва да бъдат приложени към протокола. Когато минутите имат прикачени файлове, пояснението Att се появява в полето на минутите. На предната страница на прикачения файл се прави препратка, за да се посочи името на събранието или комисията или борда, датата на заседанието и точката в протокола, към който принадлежи прикаченият файл. Този прикачен файл трябва да бъде подаден заедно с протоколите след одобрението.
След като изготвите протокола, той може да бъде изпратен на председателя за разяснения и след това одобрение. След одобрение от председателя те могат да бъдат разпределени на съответните хора, тоест хора, които са присъствали и хора, които трябва да предприемат решенията. Може да бъде полезно, ако списъкът с действия заедно с датите на крайните срокове е приложен заедно с протокола, така че да е по-лесно за съответните хора да ги предприемат.
Ако след разпределението хората поискат да бъдат направени корекции, те могат да бъдат записани и отведени на следващото заседание, за да може председателят да ги провери и изясни заедно с други членове, присъстващи на събранието. Едва след като бъдат направени всички промени, протоколите се съгласуват и подписват като точни.
Коректен тон и използване на професионален език за минути
По време на писането тонът на писателя е много важен, тъй като това предава послание и показва отношението или емоцията към обекта от писателя и оказва влияние върху читателя. Подходящите тонове, които се използват, зависят от това коя е аудиторията и зависи и от написаната информация.
Протоколите са професионални документи, които не само се разглеждат от вътрешни хора, но могат да бъдат разглеждани от всеки извън организацията, дори ако това е било вътрешно заседание в моменти, когато са свързани правни въпроси. Затова е важно да ги запишете професионално, като използвате правилния професионален / официален тон и език. Уверете се също, че документът има кратки и ясни изречения, които се придържат към важното и използвайте прости думи, които са лесни за разбиране.
Протоколите трябва да се изписват в минало време, тъй като се касае за среща или дискусия, проведена в миналото. Използвайте пасивен глас, където можете, докато записвате минути, тъй като това ще елиминира използването на името на всеки човек, но използването само на пасивния глас няма смисъл и ще затрудни разбирането. Затова винаги използвайте комбинация от активни и пасивни гласови изречения, докато записвате протоколите.
Протоколите съдържат подробности за това, което е било обсъдено и решено на среща от група членове, и затова е най-добре протоколите да бъдат написани като трето лице. По този начин се дистанцирате от писането си и записвате нещата неутрално. Използвайте фрази като „председателят заяви, че“, „бе отбелязано“, „комисията реши, че“, „беше решено“ и др. отделно лице, важно е да посочите това лице и какво са казали, тъй като това ще помогне за бъдещи справки.
Изказаните думи на среща не трябва да се изписват точно в протокола, но те трябва да бъдат трансформирани в различен език, който е приемлив за професионални документи. Ако членовете на събранието са използвали жаргони, не ги включвайте в протокола, а ги заменете с подходящи думи. Ако те не са от значение за решението или не са важни, просто ги пропуснете. По същия начин, когато на срещите се появят аргументи или разногласия, не ги записвайте като аргументи, вместо това използвайте алтернативни фрази като „бяха изразени различни мнения“ или „бяха изразени различни мнения“. Това не посочва човека, който е бил в несъгласие, но казва на читателя, че е имало дискусия поради несъгласие.
Използвайте фрази или думи като „бяха загрижени“, „директорът подчерта“, „бордът обясни“, „главният изпълнителен директор поиска“, „изрази загриженост относно“, „предложи на срещата“, „повдигна въпроса за“, и т.н. Следващата точка, която трябва да се отбележи, е да се провери за правопис, граматика и пунктуация. Не разчитайте само на проверка на правописа и граматиката на вашия редактор на документи. Най-добре е да прочетете ръчно протоколите, след като сте ги изготвили, а също така да накарате друг човек да прочете и обратната връзка.
Надявам се, че това ви е помогнало. Благодаря ви, че четете. Моля, не се колебайте да се свържете с мен с каквито и да било въпроси или обратна връзка, свързани с този център. Ако смятате, че не обхваща съответните теми, моля, отзиви!
Благодаря ти.
Livingsta