Съдържание:
- Информационни системи и техните характеристики
- Правни и организационни изисквания за информация
- Избор на коя информация да се съхранява
- Осигуряване на точност на информацията
- Форматиране и предоставяне на информация навреме
- Избор на коя информация да изтриете
- Решаване на проблеми с информационните системи
Уилям Бут, чрез Unsplash
Информационни системи и техните характеристики
Информационните системи се грижат, създават, обработват, разпространяват и преглеждат данни, за да помогнат за подобряване на ефективността и ефективността на организацията. Някои примери за информационни системи включват:
- Система за обработка на транзакции (TPS): Отговаря за обработката на бизнес транзакции. Видовете транзакции варират в различните организации, но някои примери могат да бъдат подаване на поръчки, фактуриране, чекови депозити, системи за заплати, резервационни системи и контрол на запасите. Те помагат за поддържане, добавяне, промяна и премахване на данни.
- Информационна система за управление: Помага при изпълнение на задачите, необходими за решаване на проблеми и вземане на решения. Те помагат на управлението, като наблюдават данните за ефективността, ефективността, счетоводството и транзакциите. Някои примери включват системи за управление на продажбите, бюджетиране, персонал и контрол на запасите. Тази информация трябва да бъде точна и подходяща.
- Системи за подкрепа на решенията : Подпомага мениджърите при вземането на решения. Той използва вътрешни и външни ресурси за анализ на съществуващата информация и проектиране на ефектите. Те помагат за обобщаване на доклади, прогнози и графики. Някои примери включват логистични системи и информационни листове.
- Системи за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM): Собствениците на фирми използват системи за взаимоотношения с клиенти, за да натрупват и проследяват дейностите на клиентите, включително покупки, дефекти на продукти и запитвания на клиенти
- Системи за бизнес разузнаване (BIS): Предоставят анализи, които предсказват бъдещи модели на продажби, обобщават текущите разходи и прогнозират приходите от продажби.
Правни и организационни изисквания за информация
Важно е да има правила относно сигурността и поверителността на информацията, тъй като тя може да съдържа чувствителни данни като:
- Лични записи
- Записи на заплати
- Записи на човешките ресурси
- Финансови данни
В грешни ръце тази информация може да представлява заплаха за бизнеса и неговите клиенти или да се използва за извършване на измами, дискриминация и други нарушения.
Има закони като Закона за защита на данните от 1998 г., които, ако не бъдат спазени, могат да доведат до правни действия.
Избор на коя информация да се съхранява
Организациите не могат да пазят цялата информация, която получават. Съхраняването на грешна или неподходяща информация не е от полза и заема ценно място, което прави извличането на информация по-трудно.
Когато вземате решения за това коя информация трябва да се съхранява, решението ще зависи преди всичко от законовите изисквания, свързани с всеки конкретен вид информация. Например законовите изисквания гласят, че:
- Документите за човешките ресурси трябва да се съхраняват от една организация в продължение на шест години след края на работата на служителя
- Документите за здраве и безопасност трябва да се съхраняват постоянно
- Счетоводните регистри трябва да се съхраняват между три и шест години, в зависимост от вида на организацията
Информацията като лични данни, отнасящи се до бивши клиенти, трябва да бъде унищожена, след като вече не се използва. Следвайки тези ръководства, можете да гарантирате, че се съхранява само подходяща информация, което улеснява намирането при нужда.
Markus Spiske, чрез Unsplash
Осигуряване на точност на информацията
Законът за защита на данните от 1998 г. налага задължения на предприятията да гарантират точността на личните данни, които притежават. Информацията винаги трябва да се актуализира, когато е необходимо. Някои начини за това включват:
- Използване на редовно актуализирани бази данни и електронни таблици
- Задаване на сигнали за информация за клиенти и служители, за да се гарантира, че те се свързват с тях при актуализиране на системите
- Използване на външни и вътрешни одити
- Преглед и преглед на вашите методи за събиране на данни
Форматиране и предоставяне на информация навреме
Информация, която не е предоставена в правилния формат, ще трябва да бъде преформатирана преди да се използва, което води до забавяне и създава риск информацията да бъде случайно променена. Информацията, която не се предоставя в уговорени срокове, може да няма полза, тъй като може да няма достатъчно време за интерпретиране на данните.
Избор на коя информация да изтриете
Организациите определят свои собствени насоки относно това кога и каква информация може да бъде изтрита. Тези указания зависят от вида и размера на организацията, от наличното пространство в текущата или текущата система за картотекиране и вида на информацията.
Информация, която е без значение, остаряла или неточна, може да бъде изтрита.
Информацията в архивираните файлове може да бъде изтрита само когато периодът на съхранение изтече. Личните данни се съхраняват не по-дълго от необходимото. Изхвърлянето на лични данни, когато вече не са необходими, намалява риска те да станат неточни, остарели или без значение.
Решаване на проблеми с информационните системи
Проблемите, които могат да възникнат в информационните системи и начините за тяхното разрешаване, включват:
- Информацията не се съхранява по правилния начин. Например: в грешен ред; съхраняват се ненужни файлове; съхранявани дубликати; и липсващи файлове. Начинът за преодоляване на този проблем е организацията да има зададени насоки как да съхранява информация, което улеснява извличането на информация по-бързо и по-лесно, когато е необходимо. Мениджърите трябва да бъдат уведомявани, когато липсва информация, тъй като това може да наруши законите за защита на данните. Друг начин да поддържате информацията на върха е да имате система, която редовно проверява и изхвърля ненужната информация.
- Проблеми с компютърни системи като вируси. Те трябва да бъдат докладвани на ИТ мениджър или ИТ техници.
- В рамките на организациите може да има сривове в комуникацията, които водят до това, че информацията не се прехвърля по правилния начин. Те трябва да бъдат разрешени между екипа или да бъдат докладвани на мениджър, ако не могат да бъдат разрешени незабавно.
- Повечето организации използват системи за обработка на транзакции, за да събират, съхраняват, обработват и извеждат функционалностите на основните операции на бизнеса. TPS информационните системи събират данни от потребителските входове и след това генерират изходи въз основа на събраните данни. Тези системи се използват за обработка на стотици транзакции и изискват много потребители да работят по един и същ набор от данни едновременно. Понякога това води до срив на системата. В случай на срив е жизненоважно системата да архивира системата си, за да не се загуби информация. Важно е правилата да бъдат установени и да се следват стъпка по стъпка, за да може една транзакция да се счита за успешна.
Целта на съхраняването на информацията е тя да се съхранява в сигурна и сигурна среда, в съответствие със законите за защита на данните. Също така е законово изискване за организациите да съхраняват определена информация.