Съдържание:
- Въведение
- Състояние на стоп
- Актуализация на състоянието
- График на етапа
- Полет и предстояща работа
- Рискове и проблеми
Въведение
Писането на седмични актуализации на състоянието на проекта може да се почувства като скучна работа, но те са критичен инструмент, който помага на ръководителите на проекти да поддържат проекта в релси. Седмичните отчети за състоянието на проекта информират висшето ръководство и екипа на проекта относно състоянието на проекта, дават ви форум за поставяне на рискове и проблеми пред всички и ви дават друг начин да продължите да прокарвате крайните дати пред всички, осигурете хората да останат фокусирани върху тях. Тази статия разглежда критичните елементи, които трябва да включите във всеки седмичен доклад за състоянието на проекта.
Един прост зелен, жълт или червен индикатор за стоп може да комуникира много за състоянието на даден проект много бързо.
Държавен департамент на САЩ
Състояние на стоп
Състоянието на светофара е зелен, жълт или червен индикатор. Зеленото показва, че проектът е по график и няма проблеми. Жълтото показва, че се очертават рискове, които, ако не са адресирани, ще имат определено въздействие или върху графика на проекта, или върху бюджета на проекта. Червеното показва, че проектът изпитва значителни проблеми и въздействието върху обхвата, сроковете или бюджета е неизбежно. След като се обърнете към проект, който е в червено състояние, ще трябва да го изравните отново, като по това време можете да го преместите от състоянието на червен стоп.
Актуализация на състоянието
Разделът за актуализиране на състоянието е кратко, изписано резюме, указващо къде се намира проектът в момента. В идеалния случай това трябва да бъде ограничено до няколко изречения, които удрят високите ноти. Като цяло това ще покаже къде е екипът по отношение на постигането на следващия етап от проекта. Като алтернатива, ако в момента проектът претърпява сериозен неуспех, това е добро място да го извикате, за да се качи на радара на висшето ръководство. Освен това, ако вашият проект има няколко фази, включвайте кратка актуализация на състоянието, свързана със състоянието на всяка фаза или ключова част от проекта.
Включването на етапите на проекта и свързаните с тях дати дава на всички полета на високо ниво, които трябва да проверят, за да се гарантира, че даден проект е на път.
Новини за ускорител на проекти
График на етапа
Важни дати са важните дати, които е от решаващо значение за екипа на проекта да постигне по време на разработването на проекта. Например крайъгълен камък може да бъде демонстрация на това, върху което работите за инвеститори или ключови заинтересовани страни, или очакваната дата на завършване. Трябва да извикате крайните дати в своя седмичен доклад за състоянието на проекта, за да сте сигурни, че както ключовите заинтересовани страни по проекта, така и екипът на проекта не ги изпускат от поглед.
Полет и предстояща работа
Включете раздел във вашата седмична актуализация на състоянието на проекта, който обобщава по какво работят членовете на проектния екип в момента и каква работа ще продължат след това. Трябва да можете да извлечете тази информация от комбинация от графика на проекта и структурата на разбивка на работата. Това също помага да се контролира мениджърът на проекта, тъй като ги принуждава да докоснат базата с всички, за да валидират това, върху което работят и към какви задачи ще продължат напред. Той също така дава на членовете на проектния екип още една възможност да изложат всякакви проблеми, с които се сблъскват, или рискове, които са на хоризонта.
Рискове и проблеми
Последните, но все пак критични раздели, които трябва да включите в седмичния доклад за състоянието на проекта, са за рискове и проблеми. Разделът за извикване на рисковете трябва ясно да изброи всички потенциални рискове за проекта, който виждате на хоризонта, и планът, който трябва да смекчите тези рискове, в случай че те станат проблеми. Това не е точна наука и няма начин да бъдете подготвени за всичко, но искате да сте сигурни, че сте идентифицирали всичко, което можете, и че имате груба представа как бихте го контролирали, в случай че стане проблем. Разделът за издание трябва да изброява всички проблеми, които в момента се срещат по проекта, и действията, които се предприемат за тяхното решаване.
© 2017 Макс Далтън