Съдържание:
- Какво е описание на длъжността?
- Защо мениджърите трябва редовно да актуализират длъжностните характеристики?
- 1. Набиране и наемане
- 2. Ориентация на новия служител
- 3. Настаняване на ADA
- 4. Жалби на служители
- 5. Въпроси за компенсации
- 6. Такси за EEOC
- 7. Оценки на изпълнението
- Точните описания на длъжностите са важни
- Направете описанията на длъжностите приоритет на работното място
Важно е редовно да се актуализират описанията на длъжностите, за да се даде истинско отражение на изпълняваната работа.
Автор
Описанията на длъжностите са ефективни инструменти, които работодателите могат да имат на работното място. Като обобщение на задачите и задълженията, възложени на дадена длъжност, длъжностните характеристики могат да бъдат полезни на работодателя по различни причини: за набиране на нови служители, при завършване на оценките на изпълнението, за разследване на оплаквания на работното място и за разбиране на същественото функции на работата, тъй като те се отнасят до ADA.
Редовно актуализираните и точни длъжностни характеристики могат да бъдат особено важни за възлагането на задължения, тъй като те са свързани с постигане на целите и задачите на организацията. Те са много полезни инструменти, които помагат на ръководителите и служителите, които изпълняват задачите.
За правилното създаване на длъжностна характеристика трябва да се включат няколко елемента на работата.
Автор
Какво е описание на длъжността?
Полезно е да знаете дефиницията на длъжностната характеристика, за да разберете тяхната роля на работното място. Описанията на длъжностите се създават след извършване на анализ на работата. Този анализ разглежда основните функции на работата и какви минимални изисквания са необходими за успешното изпълнение на възложените функции. Списъкът със спецификации или „описание“ е това, което се превръща в длъжностната характеристика. Системата за обучение SHRM (Модул 2, Планиране на работната сила и заетост 2006 г.) определя длъжностната характеристика като обобщаване на важните характеристики на дадена работа, включително:
Хората от Обществото за управление на човешките ресурси (SHRM) осъзнават важността на точното изобразяване на работните места чрез ефективни длъжностни характеристики на работното място. За повече информация относно длъжностните характеристики и други въпроси, свързани с човешките ресурси, можете да разгледате уебсайта на SHRM, www.shrm.org.
Всички работни места, включени временно, трябва да имат актуализирани длъжностни характеристики, за да предоставят точно описание на работата.
Автор
Защо мениджърите трябва редовно да актуализират длъжностните характеристики?
Мениджърите често имат за задача да преглеждат и модифицират длъжностните характеристики, за да се уверят, че те описват правилно работата. Има няколко причини за актуализиране на длъжностните характеристики. Помислете за следното:
1. Набиране и наемане
Когато се появи свободно място на работното място, надзорният орган трябва да предприеме стъпки, за да намери заместител, който да запълни празнотата. Една от първите стъпки в процеса на набиране е да се изтегли най-новата длъжностна характеристика, за да се прегледат минималните изисквания и основните функции на длъжността, която трябва да бъде попълнена.
Тъй като целите и задачите са засегнати от промените в общите стратегически планове на организацията, надзорните органи ще открият, че длъжностните характеристики понякога вече не изобразяват истински работата, която трябва да бъде попълнена. Промяната на приоритетите поради ограничени персонални и / или промени на работното място в организационната структура често ще доведе до промяна в това, което наистина трябва да бъде постигнато от работата. След като длъжностната характеристика бъде актуализирана, за да отразява работата, която трябва да се свърши, работодателят ще бъде готов да публикува ваканцията, в която кандидатите да кандидатстват.
Освен това някои работодатели публикуват длъжностната характеристика на уебсайта си, за да я прегледат кандидатите преди попълване на онлайн заявлението за работа. Когато търсещите работа имат достъп до длъжностната характеристика, те могат по-добре да разберат дали техните умения съвпадат с тези на изпратената позиция. Много загубено време може да бъде избегнато както от работодателя, така и от служителя, когато длъжностната характеристика е публикувана или предоставена на търсещите работа, заинтересовани от командированата работа.
2. Ориентация на новия служител
Новите служители трябва да получат копие от длъжностната си характеристика в първия си ден на работа. По време на ориентацията на новия служител, например, новите служители получават много документи за политиките на работодателя, информация за заплати, ползи за здравето и / или други обезщетения, давани на служители на пълен работен ден. В същото време те получават такава информация, могат да получат и копие от длъжностната си характеристика.
Отново, тази длъжностна характеристика трябва да бъде актуализирана, за да даде на новия служител точно описание на работата, за която е нает. Нов служител ще бъде лесно разочарован от новата работа, когато работата, за която той / тя е смятал, че кандидатства, е значително различна от тази, публикувана на уебсайта. Поради тази причина работодателите могат да загубят добри служители, които решат да не останат при новия си работодател.
Също така е препоръчително служителят да подпише длъжностната характеристика, така че подписано копие да може да бъде поставено в картотеката на персонала. Подписаното копие просто ще показва, че лицето е получило копие от длъжностната характеристика, която изобразява работата, която е нает да изпълнява.
3. Настаняване на ADA
За да се определи дали може да се направи разумно приспособяване за служител или кандидат за работа с увреждане, организацията трябва да прегледа длъжностната характеристика на работата. Съдилищата вероятно ще гледат неблагоприятно на работодател, който съставя длъжностна характеристика, след като служител направи искане за настаняване. Настаняването може да се извърши само когато съществува актуализирана длъжностна характеристика за работата.
4. Жалби на служители
Служителите, които идват в човешките ресурси или при техните преки ръководители, за да се оплачат от даден аспект от работата си, често ще се възползват от разглеждането на техните длъжностни характеристики. В длъжностната характеристика са изброени основните функции на работата, които често влизат в спор за служителя, който смята, че е помолен да изпълнява задължения, които са далеч извън длъжностната им характеристика.
Докато много работодатели имат описан ред в длъжностната характеристика за „всички други задължения, както са възложени“, ръководителите не трябва да възлагат на служителите работа, която е далеч извън тяхната длъжностна характеристика. Такъв език е включен, за да осигури известна гъвкавост на работодателя, когато може да има някаква работа, която е временна или извън нормалните отговорности. Когато на служителите редовно се възлагат тези задачи, в крайна сметка ще има недоволен или недоволен служител, който смята, че към тях не се отнасят справедливо.
5. Въпроси за компенсации
Специалистите по обезщетенията оценяват длъжностните характеристики, за да определят заплатите, които трябва да бъдат изплатени за изпълнение на дадена работа. Определянето на заплатите за работа е друга важна причина, че длъжностните характеристики са точни и актуални. Тъй като не е необичайно да има значителни промени на работното място, ръководството трябва да преглежда и / или актуализира длъжностните характеристики годишно или при необходимост.
В допълнение, служителите могат да предизвикат работодателите, ако смятат, че им се плаща недостатъчно за работа, която е извън тяхната длъжностна характеристика, която те редовно изпълняват. Този проблем може да бъде особено обезпокоителен, ако има политики на език на синдикалните договори, който диктува как служителят трябва да бъде заплатен за допълнителна извършена работа.
6. Такси за EEOC
Когато работодателят получи обвинение в дискриминация от служител или бивш служител чрез системата за жалби на Комисията за равни възможности за заетост (EEOC), ръководството има за задача да разследва иска и да предостави писмен отговор на данните за обвинението. Често предоставената документация ще включва длъжностни характеристики. Тази длъжностна характеристика, която се извлича от досието на персонала на служителя или от командироването, ще предостави добро описание на задълженията и изискванията на длъжността на следователя на EEOC.
7. Оценки на изпълнението
Когато ръководителите се подготвят за попълване на оценка на изпълнението на служител, е полезно да прегледате длъжностната характеристика на длъжността, за да попълните различните фактори за рейтинг във формуляра за оценка. Той ще осигури структура, от която да се прави преглед на изпълнението, тъй като то е свързано с различните задачи и отговорности на работата.
Точните описания на длъжностите са важни
Описанията на длъжностите трябва да бъдат точни, за да отговорят на нуждите на тези отговорности на работното място, изброени по-горе. Въпреки че те не са предназначени да бъдат толкова подробни в точния брой на изпълнените задачи или във всеки възможен сценарий, с който служителят може да се сблъска в работата си, те трябва да включват общия обхват и нивото на работата, която трябва да бъде изпълнена.
Надзорните органи трябва редовно да преглеждат длъжностните характеристики, за да гарантират, че дават добра представа за това какви са длъжностите. Трудова дейност като текучество, жалби на служители и други проблеми със служителите често извеждат тази точка на преден план за управление.
Направете описанията на длъжностите приоритет на работното място
Описанията на длъжностите са важни документи, които трябва да се съхраняват на работното място. Както бе споменато по-горе, длъжностните характеристики могат да се използват в много от човешките ресурси, които се извършват или редовно, или при по-редки дейности (такси за EEOC, годишни оценки на изпълнението и т.н.). Информацията, включена в досието, се използва като средство за водене на документация.
Както всеки друг документ, описанието на длъжността трябва да се съхранява в момента, когато трябва да се използва за някаква цел на работното място. Когато тяхното значение не се признае и те не се използват ефективно за отразяване на работните места, които изобразяват, работодателите са натоварени с различни ненужни проблеми.