Съдържание:
- Целта и ползите от зачитането и подпомагането на други хора по време на работа
- Поддържане на сигурност и поверителност при работа
- Поддържане на сигурна бизнес среда
- Инциденти, включващи поверителност
- Поддържане на оборудване
- Приложение: "Данни за отчитане"
Целта и ползите от зачитането и подпомагането на други хора по време на работа
Принадлежността към екип ме кара да се чувствам част от нещо по-голямо от мен. В среда, ориентирана към екип, разбирам мисията и целта на моята организация, допринасям за цялостния успех на организацията, като работя с колегите си. Възможно е да имам конкретна длъжностна функция и да принадлежа към определен отдел, но дори и извън това, ще работя с други, за да допринеса за общите цели и успеха на организацията.
За да работя като част от екипа или в рамките на организация, трябва да се науча да уважавам другите хора на работното място и да подкрепям други хора на работното място. Трябва да знам какво прави организацията, каква е структурата на организацията и защо е изграден всеки екип и отдел, какво прави и как допринася. Всеки екип и отделен човек трябва да разберат къде работата им се вписва в общия контекст на организацията.
Когато работата се извършва с екипни усилия, а не от лица, които седят сами, изпълнявайки задачи, една организация може да процъфти, защото работата ще бъде завършена навреме и на бюджета. За да се изгради добра работа в екип, членовете в екипа трябва да общуват помежду си и да се подкрепят. Тази връзка ни учи да споделяме работни цели и цели на плана, а също така помага на всеки да се развива като личност. Когато работим в екип, можем да идентифицираме слабите и силните страни на другия. Това води до даване и получаване на обратна връзка за подобряване на работата на човек.
Работя в разнообразна работна среда и попадам на различни хора с различни личности и от различни култури. Като организация и като екип трябва да уважавам и ценя всеки човек, независимо от раса, обичаи, убеждения, външен вид и др. Когато различни хора работят заедно, те обединяват различни умения, таланти и опит. Това помага на екипа и организацията да се представят максимално добре.
Преди да осъдя някого, трябва да стъпя на мястото му, за да разбера ясно как се чувства този човек. По този начин ще гледам на нещата от гледна точка на този човек. Винаги си мисля как бих се почувствал, ако бях в положението на този човек. Трябва да уважа техните нужди, техните културни ценности и расови различия, когато решавам всякакви разногласия. По този начин карам човека да се чувства важен и му показвам, че ми пука и съм там, за да го подкрепя по всякакъв начин. Карам ги да се чувстват оценени, като ги изслушвам и подкрепям техните харесвания и интереси, оценявам техните нужди и спазвам поверителността на информацията, когато ситуацията изисква.
Също така научавам много от хората, когато работя в разнообразна среда. Моля за наблюдение и насоки, когато имам нужда от подкрепа. Също така разбирам значението на изграждането на взаимоотношения в работата с колеги и началници и използвам други хора като източник на вдъхновение.
Поддържане на сигурност и поверителност при работа
Информационната сигурност означава защита на информацията и информационните системи от неразрешен достъп, използване, разкриване, нарушаване, модифициране или унищожаване. Информационната сигурност е свързана с поверителността, целостта и наличността на данни, независимо дали данните са в електронна, печатна или друга форма.
Поверителността е важна по различни причини. Данните, свързани с набирането и управлението на служители, са автоматично чувствителни. Отделно от това, в моята организация се занимаваме с огромно количество поверителни данни за нашите клиенти. Всички те се съхраняват в шкафовете и сървърите на организацията. Ако данните отидат в грешни ръце, тази информация може да бъде злоупотребена за извършване на измами, дискриминация и други нарушения.
Всяка организация трябва да внимава как се справя и зачита данните, които преминават през ръцете им.
Следват законовите изисквания и най-добрите практики:
• Закон за защита на данните от 1998 г. (предназначен за защита на събирането, съхраняването и използването на лични данни.)
• Закон за правата на човека от 1998 г.
• Общ закон за поверителност
Поверителността е задължение на всеки. Персоналът винаги трябва да се чувства свободен да обсъжда със своите възрастни хора или мениджъри какво означава това ежедневно при обработката на всякакви материали. Също така всички служители трябва да знаят какви са правилата за всяка индустрия, в която се намират, и да познават процеса на тяхното работно място за справяне със съмнения за рискове и нарушения.
Поддържане на сигурна бизнес среда
Когато работите за организация или бизнес или в каквато и да е работна среда, е много важно да спазвате процедурите за безопасност, сигурност и закон. Всяка организация има своя поверителна информация и трябва да се внимава да се защитят тези документи от обществеността, в противен случай това ще доведе до катастрофални последици. Имотът трябва да бъде обезопасен с ключалки, които могат да бъдат отворени само от оторизиран персонал. В нашата организация имаме сигурни ключалки, които могат да бъдат отворени само от служителите на организацията, използвайки тяхната карта за плъзгане. Стаите на мениджърите са обезопасени с цифрови брави. Цялата поверителна информация и файлове са защитени в шкафове, достъпни само за служителите.
Главната врата за влизане в офисите е защитена с ключалки, които могат да се отворят чрез плъзгане на картата. Също така, когато ръководят организацията, всички служители спазват всички законови изисквания, свързани с начина на използване на поверителната информация и защитата на данните на клиентите. Също така се подписват договори за всички услуги, които се предоставят и търсят, като се посочват всички законови нужди и резултатът, ако продуктът или услугата са незадоволителни.
От служителите, работещи в организацията, се очаква да носят личната си лична карта, в която са посочени името, длъжността и името на организацията, заедно със снимката им. Също така всички служители трябва да се уверят, че неидентифицирани, неоторизирани или лица, които не са служители, не влизат в сградата без причина. Всички посетители, влизащи в сградата, трябва да се впишат в регистъра на рецепция и да излязат, когато напуснат помещенията. Запис на всички активи - офис оборудване, мебели и всякакви предмети, принадлежащи на организацията, се поддържа във всеки офис, заедно с марки и модели. Всяко оборудване е снабдено с уникални кодове, които се поставят върху оборудването, заедно с името и телефонния номер на организацията. Всички елементи, които (като лаптопи), които не се използват или са поверителни, се заключват сигурно.
Всички вещи, взети назаем от служители, като лаптопи или проектори и др., Са подписани за вземане и връщане. Ценностите на служителите трябва да се заключват сигурно през цялото време. Трябва да се внимава да се избегне кражба в офиса след работно време, така че винаги се уверете, че всички ценности и поверителна информация са заключени сигурно. Всички елементи, които липсват или смятате, че са изчезнали, трябва да бъдат докладвани на мениджъра на офиса. Също така трябва да подадете сигнал за кражба и всякакви подозрителни действия на полицията и да предприемете необходимите правни действия.
Поверителните документи не трябва просто да се изхвърлят. Те трябва да бъдат настъргани преди изхвърляне.
Инциденти, включващи поверителност
Що се отнася до поверителността и сигурността по отношение на моята работа и файлове, с които се занимавам, аз полагам максимални грижи при работа със ситуации и документи. Заключвам цялата поверителна информация и документи, свързани със служители и клиенти, в заключен шкаф. Също така поверителните файлове, записани на твърдия диск, са защитени с парола, така че всеки, който има достъп до споделеното устройство, да не отваря документите. Това беше резултат от проблем, който срещнах миналата година. _________________ (премахнат с цел поверителност) се записват в споделеното устройство, до което имат достъп други колеги. Не ги записвах в папката „Моите документи“, която е лична, тъй като и мениджърът ми се нуждаеше от достъп до тези файлове. Установих, че колега се е опитал да отвори документите от папката, където всички _____________ (премахнати с цел поверителност) са били спасени. Проведох дискусия с моя мениджър след този инцидент за случилото се, как се отрази на организацията, поверителността на данните за други служители и й обясних как това би повлияло и на всички останали членове на екипа. След това мениджърът ме попита какво може да се направи, предложих да защитим с парола всички поверителни файлове. Оттогава всички поверителни файлове, независимо къде са запазени, са защитени с парола и парола се предоставя само на съответното лице, което има разрешение да отвори файловете.
Поддържане на оборудване
В офиса винаги се занимаваме с принтери и факс машини и файлове, които се нуждаят от рециклиране. Празните тонер касети и ленти за факс могат да причинят опасни ефекти поради присъстващите в тях химикали. Засяга въпросите за здравето и безопасността. Така те се поставят в зоната, където опасните отпадъчни материали се оставят за обезвреждане и фирмата за събиране ги събира всеки месец. Също така всички кутии и капаци, в които пристигат тонерите, касетите и канцеларските материали, се изхвърлят в съответните им скипове, за да се избегнат проблеми със здравето и безопасността.
Също така се уверявам, че цялото оборудване, като принтера, факса и компютрите, е в добро работно състояние. Ако има някакви ИТ проблеми, регистрирам обаждане в бюрото за ИТ услуги и преследвам всякакви закъснения, цитирайки референтния номер на случая.
Приложение: "Данни за отчитане"
Този конкретен отговор по-долу е добавен тук, тъй като е имало искания от двама кандидати. Това по никакъв начин не е свързано с личното изявление по-горе.
Livingsta
Опишете начини за докладване на данни, така че
а) Той отговаря на договорените цели и задачи
б) е точен и без пристрастия
Данните са група информация, която се използва за различни цели като анализ, оценки и за достигане до определени резултати или заключения. Отчитането на данни е процес, при който данните се извличат от източник или много източници и след това се преобразуват във формат, който може да се използва за определена цел. Обикновено се представя под формата на отчет в таблици или диаграми или статистически данни или графики или в разпръснати листове и т.н. Тези данни могат да се използват за вземане на важни решения в рамките на организацията или с външни организации. Така че докладът за данните трябва да бъде изготвен по такъв начин, че да отговаря на целите и задачите на изискването и също така да бъде точен и без пристрастия, тъй като качеството на данните е много важно.
Начините за докладване на данни, така че да отговарят на договорените цели и задачи, са:
- Винаги се уверете, че данните, които събирате, служат за целите на отчета, който ще подготвите.
- Проверете дали отчетът е в договорения стил и формат и че той може лесно да бъде разбран от участващите хора.
- Проверете дали изискването е за подробен доклад или обобщен и подгответе съответно доклада.
- Поддържайте езика възможно най-опростен, ако докладът ще бъде разпространен сред широк кръг от публика; отново това зависи от целта на доклада и това, което се опитвате да постигнете или отчетете.
- Проверете дали докладът има съгласувана / приемлива структура и дали съдържанието отговаря на целите и задачите на организацията. Накратко, той трябва да има логическа структура, с ясни идеи и да бъде добре организиран.
- Подредете данните ясно и прецизно в различни раздели с бележки или обяснения, където е необходимо.
- Най-добре е да не посочвате имена или етикети на хората в доклада.
- Заключителната част трябва да бъде ясна с резултатите от вашето изследване или анализ.
- Включете препоръки, ако има такива.
- Винаги е добре в началото да обобщите за какво става въпрос в доклада и каква е целта му и какво се обсъжда. Можете също да включите причината, поради която е създаден този отчет. Можете да споменете ограниченията му, ако има такива, и да предложите области за подобрение.
Начините за докладване на данните, така че те да са точни и без пристрастия, са:
- Никога не правете никакви предположения относно данни или заключения, тъй като това може да представлява заплаха за функционирането на организацията.
- Проверете за граматика, правопис и точност на включените цифри, тъй като тези отчети представляват качеството на организацията. Ако има някакви изчисления, проверете ги отново, за да видите дали има грешки. Винаги е най-добре да пуснете това през друго лице или двама за преглед, за да избегнете граматични или цифрови грешки.
- Не разполагайте с повтаряща се или неподходяща информация.
- Трябва да бъдете много конкретни в доклада си, като използвате точни, ясни думи и цифри, така че отчетът ви да няма пристрастия.