Съдържание:
- Сертификат NVQ: Работа с други хора
- 1.1 Обяснете как работи вашата организация.
- 1.2 Каква е мисията и целта на вашата организация?
- 1.3 Как работи вашата организация с други организации?
- 1.4 Какви са основните ви отговорности? Как те се вписват в структурата на вашата организация? Обяснете как вашите отговорности допринасят за вашата организация
- 1.5 Опишете политиките, процедурите, системите и ценностите на вашата организация, които са от значение за вашата роля.
- 1.6 Кога е подходящо да потърсите насоки от другите, когато не сте сигурни относно целите, политиките, системните процедури и ценности?
- 2.1 Какви са целите и ползите от работата с други хора за постигане на съгласувани цели и цели?
- 2.2 Дайте примери за това кога сте работили с други, за да постигнете положителни резултати.
- 2.3 Каква е целта и ползата от споделянето на работни цели и планове при работа с други?
- 2.4 Опишете две ситуации, при които други членове на екипа са се нуждаели от подкрепа.
- 2.5 Опишете поне два пъти, когато сте предоставили подкрепа. Опишете как помогнахте.
- 2.6 Обяснете целта и предимствата на договарянето на мерките за качество в екипа.
- 3.1 Опишете времената, когато е било важно да общувате с хора от вашия екип.
- 3.3 Какви са предимствата на ефективната комуникация в екипа?
- Определете набор от комуникационни методи.
- 4.1 Каква е целта и ползата от признаването на силните страни на другите?
- 4.2 Каква е целта и ползите от зачитането на лица, работещи в екип?
- 5.1 Обяснете видовете проблеми и разногласия, които могат да възникнат при работа с други. Дай примери.
- 5.2 Дайте два примера за проблеми и разногласия, които могат да възникнат при работа с други. Включете начини за разрешаване на проблема.
- 6.1 Обяснете защо е важно да давате и получавате обратна връзка. Дайте примери за това, когато сте направили това.
- 6.2 Как използвате обратната връзка, за да подобрите индивидуалната работа и екипа като цяло?
Сертификат NVQ: Работа с други хора
Това е незадължителна единица от група Б на трето ниво с общо четири кредита. След завършване на това звено кандидатът ще разбере как да подкрепи цялостната мисия и цел на организацията, как да работи като екип за постигане на цели и задачи, да общува като част от екип, да се справя с проблеми и разногласия, да може да работи в екип за постигане на цели и задачи, справяне с проблеми в екип и възможност за споделяне на обратна връзка за целите в екип. Те също така ще разберат приноса на членовете на екипа и целта на обратната връзка, когато работят в екип.
Също така съм написал лично изявление за това как да давам и получавам обратна връзка, което според мен би било от значение за тази единица. Моля, погледнете връзката по-долу!
Даване и получаване на обратна връзка - Лично изявление.
Друго подходящо лично изявление за това звено.
1.1 Обяснете как работи вашата организация.
Моята организация е работодател с равни възможности. Моята организация взема предвид ценностите, убежденията, нагласите и поведението, споделяни от всички служители, и работи със съседни организации.
1.2 Каква е мисията и целта на вашата организация?
Мисията на моята организация е да служи на хората с уважение към икономическото, социалното и екологичното благосъстояние на общността.
1.3 Как работи вашата организация с други организации?
Моята организация е една от _______________________ ( изтрита с цел поверителност ). Като такава, моята организация работи в тясно сътрудничество с други организации и взема предвид ценностите, етиката и убежденията на служителите и хората. Той прави вътрешни корекции, за да се адаптира и интегрира тези ценности, етика и вярвания.
1.4 Какви са основните ви отговорности? Как те се вписват в структурата на вашата организация? Обяснете как вашите отговорности допринасят за вашата организация
Основните ми отговорности като администратор на екип са да улесня гладкото протичане на различни административни процедури в офиса. Аз също се справям с някои административни задължения на отделите, като помагам на моя местен мениджър и ръководител на служби. Занимавам се с обработката на поръчки за покупка за всички ____________, като по този начин избягвам всякакви забавени плащания или просрочени сметки. Подготвям, представям и разпространявам заявки от панел за пакети за грижи, което улеснява екипите за бизнес подкрепа и финанси при изпълнение на техните задължения и гарантира, че клиентите получават финансирането си навреме. Също така помагам на моя екип и на старшия ми с други административни задължения, от които ИТ играе много важна роля.
Също така помагам при писане, изпращане на поща, архивиране, картотекиране, управление на данни, организиране на срещи и протоколиране.
Покривам рецепцията за почивки за чай и обяд, приемам обаждания от клиенти и ги свързвам с правилния отдел.
1.5 Опишете политиките, процедурите, системите и ценностите на вашата организация, които са от значение за вашата роля.
Стратегия
Разработването на стратегия е цялостният процес на установяване къде сме сега, къде искаме да бъдем и как ще стигнем до там.
Следвам различни стратегии за управление на срокове, време и стрес всеки ден в работния си живот.
Политика
Вземането на политики изисква ясна позиция по функция, услуга или проблем, за да се осигури рамка или набор от принципи, които определят решенията, действията и подходите по тези въпроси.
Като служител на тази организация се стремя да спазвам политиките и процедурите на моята организация.
План
Планът определя метод за прогресиране от настоящата ситуация до един или повече желани резултати.
В ежедневната си работа планирам всичко с целта SMART.
Процедура
Процедурата определя поредица от свързани стъпки за изпълнение на конкретна задача или извършване на определена дейност. Стъпките са точното описание на какво, кога, кой, защо и как на дадена дейност
Следвам организационни процедури във всичко, което правя на работа.
Смятам, че добрата стратегия и разработването на политики са от ключово значение за подобряване на услугите и резултатите за местните хора. Изискванията към ограничените ресурси на Съвета са значителни. Поради това е важно да съм наясно къде искам да бъдем аз и работодателят и как да фокусирам ресурсите за постигане на визията и стратегическите цели и подобряване на резултатите за местните хора.
1.6 Кога е подходящо да потърсите насоки от другите, когато не сте сигурни относно целите, политиките, системните процедури и ценности?
Подходящо е да потърся насоки от другите, когато не съм сигурен относно целите, политиките, системните процедури и ценности, тъй като по този начин избягвам грешки и възможността да се изплъзна в съответствие с целите на организацията.
2.1 Какви са целите и ползите от работата с други хора за постигане на съгласувани цели и цели?
Ефективният екип е много повече от група хора, които са събрани, за да постигнат дадена цел.
Целта и ползите от работата с други хора за постигане на договорени цели и задачи са както следва:
Тийм-билдинг
Тийм билдингът е процес, който изисква няколко етапа на разработка, за да се избегнат проблеми и пречки.
Визия
Екипите трябва да отделят известно време за проучване и разбиране на тяхната цел и визия. След това те трябва да си поставят цели и задачи, така че да могат да останат фокусирани върху своите цели.
Управление на конфликти
Конфликтът е неизбежна последица от работата с други хора. Различните мнения, ценности и стилове могат да доведат до разногласия в екипа, но всички разногласия трябва да бъдат разгледани внимателно. Тази грижа ще помогне на екипа да работи ефективно.
Роли и структура
Всеки член на екипа работи и мисли по различен начин. Тези разлики, когато се съберат в екип, могат да увеличат максимално ефективността на екипа, ако подходящите хора са заети в правилната роля.
Развитие на екипи и членове
Без значение каква роля играе човек в екип или какви задачи му е възложено, почти винаги има място за лично усъвършенстване. Когато хората в екипа функционират с висок капацитет, самият екип процъфтява.
Разбиране и сътрудничество
В успешен екип всички членове работят в една и съща посока към обща цел.
Когато приоритетите и целите се различават или се разминават с това, което се изисква, в екипа ще се появи ненужен стрес и напрежение. Сътрудничеството и споделянето на цел са важни за успеха на екипа
2.2 Дайте примери за това кога сте работили с други, за да постигнете положителни резултати.
Имало е случаи, когато екипът е получавал срокове и ние с мениджъра сме се обединявали, за да завършим работата в точното време. Това се случи няколко пъти и крайните резултати бяха фантастични. Цялостното представяне на нашия екип се подобряваше неимоверно всеки път.
2.3 Каква е целта и ползата от споделянето на работни цели и планове при работа с други?
Като цяло работим за една и съща цел за успеха на бизнеса. В рамките на един бизнес всички ние имаме свои собствени задачи и цели, които трябва да постигнем. Ако всички сме наясно с целите на другите, тогава можем да предложим подкрепа. Работата в екип означава, че всички работим към един и същ край, но можем да го направим само ако знаем какво можем да очакваме един от друг и накъде сме се насочили всеки.
Работейки с другите, ще развия по-добро разбиране за това как да работя с други хора за постигане на споделени цели. Ще се науча как:
- измисли какво трябва да се направи;
- обсъдете и решете кой ще се справи с каква задача и да бъде ясно какво правят всички;
- решавам срокове и ресурси, за да изпълня задачите си навреме;
- съберете се и поговорете за това как напредвам - кое е минало добре и кое не;
- съгласи се с останалите за начините, които бих могъл да подобря;
- да намерят начини за съвместна работа, които да работят;
- подкрепа на моите съотборници;
- поемат различни роли;
- справят се с трудни ситуации и взаимоотношения;
- знам къде да отида за помощ.
Работейки с други, мога да използвам уменията на цялата си група, за да си свърша работата успешно. Ще мога да споделя уменията си и да науча нови начини за работа от други хора. Също така ще мога да споделя и да получавам нови идеи.
2.4 Опишете две ситуации, при които други членове на екипа са се нуждаели от подкрепа.
Спомням си два пъти, когато трябваше да покрия задълженията в различна област: Веднъж, когато членът на екипа беше в продължение на три месеца, и веднъж, когато изобщо нямаше администратор повече от месец. Помогна ми да разбера колко съм способен и как мога да се справя и да управлявам почти двойно повече работа.
Имаше и няколко случая, когато обучавах нов административен персонал в различни области. Останах на разположение да ги подкрепям и съветвам по телефона, лично или чрез имейли.
2.5 Опишете поне два пъти, когато сте предоставили подкрепа. Опишете как помогнахте.
Първият повод, който мога да си спомня, е, когато помогнах на ръководителя ми на служби с някакво съпоставяне на данни спрямо панела. Трябваше да отиде на среща с помощник-режисьора. Събрах данни за една година за два часа и му ги представих в чист формат (месечно), за да ги представя преди срещата.
Вторият случай е, когато помогнах на възрастния си в процес на почистване на данни. Това сътрудничество помогна на нашия екип да подобри цялостното си представяне.
2.6 Обяснете целта и предимствата на договарянето на мерките за качество в екипа.
Мерките за качество се договарят в рамките на екип, за да се поддържат стандартите на организацията високи. След това този процес ще се отрази на имиджа на компанията.
Всеки член на екип работи по различен начин. Когато екипът определя стандарти и цели за качество, всеки в екипа ще трябва да работи за постигане на този резултат. Членовете на екипа постоянно ще общуват, за да знаят какво се случва и какво трябва да се направи, за да завърши работата. Този процес помага да се избегне повтаряне на каквито и да било задачи и загуба на ресурси.
3.1 Опишете времената, когато е било важно да общувате с хора от вашия екип.
Една ситуация, когато трябва да общувам ефективно с екипа си, е винаги, когато срещите се преназначават, датите на обучение се отменят или местата за срещи или тренировки се променят. За да избегна усложнения, не мога да забавям предаването на тази информация.
Имало е и случаи, когато се е налагало да съобщавам информация на екипа и на целия отдел. Уверих се, че детайлите са точни и без грешки, тъй като това може да повлияе на гладкото протичане на организацията.
3.3 Какви са предимствата на ефективната комуникация в екипа?
Основата на добрия бизнес екип е редовната и пълноценна комуникация. Объркване и конфликт възникват, когато комуникацията е лоша. Екипът също трябва да бъде отворен и честен, за да бъде успешен екип.
Ползите от ефективната комуникация са:
Производителност
Производителността зависи до голяма степен от комуникацията. Чрез правилно и ефективно общуване може да се избегне объркване, което ще помогне на хората да постигнат целите си.
Удовлетвореността на клиентите
Щастието на клиентите е основен приоритет. Комуникацията с клиентите ще ги накара да се чувстват уважавани и ценени.
Уважение
Като екип винаги трябва да сме готови да общуваме честно и открито и да се изслушваме. Всеки член трябва да бъде ценен и уважаван, тъй като всеки притежава ценни умения и таланти. Когато се съберат, тези стъпки ще помогнат за създаването на ефективен екип.
Определете набор от комуникационни методи.
Глаголен
Вербалната комуникация е всичко, което се говори директно. Този тип включва изявления, срещи, презентации и обратна връзка и това е най-добрият начин екипите да се разбират и да бъдат разбрани.
Невербални
Невербалната комуникация може да работи най-добре, когато трябва да се събират идеи и принос, но личното съвещание не е възможно. Този тип комуникация спестява ресурси, време и финанси. Невербалната комуникация обаче може да породи объркване и неразбиране, ако не е в съответствие с вербалната комуникация.
Презентация
По-рядък тип екипна комуникация е презентацията. Лесно е да предадете точката на няколко души едновременно. Този тип е най-добър, когато процесите и процедурите трябва да бъдат обяснени на група или когато по-малка група в екипа сътрудничи, за да създаде отчет за по-голямата група.
Дебат
Дебатът е здравословна форма на комуникация в екип, която насърчава членовете да не са съгласни и да оспорват нормите. Помага на хората да изразят своите идеи и притеснения. Този тип е най-добрият, когато членовете на екипа трябва да проучат нови идеи и мозъчна атака. Дебатът осигурява време за изразяване, обратна връзка и здравословна промяна.
Обратна връзка
Обратната връзка помага на членовете на екипа да получат конструктивен принос и помага на хората и екипа да се подобрят.
4.1 Каква е целта и ползата от признаването на силните страни на другите?
Признаването на хората, че „просто“ вършат работата си, има две големи предимства:
1. Напомня им се или може би виждат за първи път, че работата им има значение и че резултатите от действията им помагат за решаване на проблем, спестяване на пари и изпълнение на задължения.
2. Напомня им се, че имат избор в това, което правят и че когато решат да бъдат в услуга, работодателят, клиентите, колегите и доставчиците го оценяват.
4.2 Каква е целта и ползите от зачитането на лица, работещи в екип?
Всеки има нужда и заслужава уважение. Има някои специфични предимства при демонстрирането на подходящо уважение на работното място. Единият е, че служителите започват да приемат грешките си в правилния смисъл и се стремят да ги поправят. Служителите, които се чувстват уважавани, се стремят към благосъстоянието и успеха на организацията.
Показването на уважение на работното място помага на организацията да функционира в унисон. Томас Джеферсън каза: „ Ние считаме тези истини за очевидни, че всички хора са създадени равни; че те са надарени от своя Създател с присъщи и неотменими права; че сред тях са Животът, Свободата и стремежът към Щастие… "
5.1 Обяснете видовете проблеми и разногласия, които могат да възникнат при работа с други. Дай примери.
Видовете проблеми и разногласия, които могат да възникнат при работа с други хора, са:
- Различия в мненията: Понякога тези различия не са лесни за разрешаване, особено ако нито един от отговорите не е верен.
- Некомпетентност: Това е още едно трудно решение. Некомпетентният човек може да не осъзнае, че не е ефективен. Често допълнителното обучение може да помогне.
- Нечестност: Това дава на човека лоша репутация
- Разногласия относно натоварванията.
- Проблеми / разногласия по обедни почивки, годишен отпуск, празници и т.н.
- Разлика по отношение на стила на работа.
Разногласията често възникват поради това, че не се интересувате от собствения си бизнес. Най-добре е да следвате правилата на вашата работа.
5.2 Дайте два примера за проблеми и разногласия, които могат да възникнат при работа с други. Включете начини за разрешаване на проблема.
Най-добрият начин за разрешаване на всеки проблем или разногласие е компромисът, бъдете възможно най-гъвкави и търсете посредничеството на лидерите.
Хората трябва да носят отговорност за това, което казват, или като пишат и подписват обвинителни изявления, или си държат устата затворена.
Проблемите могат да бъдат преодолени чрез определяне на роли за различни членове и изговаряне на проблема. Личните разговори, включващи процедури за управление и жалби, също могат да помогнат за разрешаването на проблемите на работното място.
6.1 Обяснете защо е важно да давате и получавате обратна връзка. Дайте примери за това, когато сте направили това.
Конструктивната обратна връзка е важна, тъй като помага на служителите да вършат работата си по-ефективно. Също така помага на екипа и организацията да си вършат работата.
За да получите ефективна обратна връзка, опитайте се да го направите положителен процес и опит.
- Трябва да е навреме. Колкото по-близо до събитието се занимавам с проблема, толкова по-добре.
- Редовно трябва да се дава обратна връзка.
- Трябва да подготвя коментарите си, преди да дам обратна връзка.
- Трябва да бъда конкретен, като казвам на човека какво точно трябва да подобри.
- Винаги намирайте безопасно и лично място, за да дадете обратна връзка,
- Обратната връзка трябва да бъде ограничена до конкретни проблеми, а не до няколко.
- Бъдете много внимателни, за да включите и положителни отзиви. Това помага на човека да се чувства уверен и мотивиран да се усъвършенства.
- Не забравяйте да информирате човека какво трябва да се направи, за да се подобри ситуацията и да дадете полезни предложения.
- Дава се обратна връзка за подобряване на производителността, така че не забравяйте да продължите.
Получаване на обратна връзка ефективно
Много подобно на даването на обратна връзка, много е важно да получавате и обратна връзка. Никой не е перфектен!
- Трябва да сме сигурни, че искаме обратна връзка от членовете на екипа и мениджъра, тъй като винаги не виждаме грешките си. Винаги искам обратна връзка от моя мениджър по време на моето наблюдение.
- Когато получавате обратна връзка, запазете спокойствие и слушайте. Това е за ваше добро!
- Ако не разбирате нещо, запазете спокойствие и помолете човека, който дава обратна връзка, да го преформулира вместо вас.
- Докато получавате обратна връзка, поискайте примери и предложения, за да избегнете недоразумения.
- След сесията за обратна връзка, седнете и размислете.
6.2 Как използвате обратната връзка, за да подобрите индивидуалната работа и екипа като цяло?
Обратната връзка може да се използва по няколко начина. Той ви помага да осъзнаете и да определите как членовете на екипа и други отдели смятат, че можете да се подобрите. Критичната обратна връзка е полезна. Може да е полезно да поискате обратна връзка от няколко други хора по същия въпрос, за да видите дали всички се чувстват по същия начин.
Екипът може да използва обратна връзка, за да въведе общи начини за съвместна работа за постигане на целите.